Elektroniczny obieg dokumentów
Dokumenty są niezbędnym elementem każdej działalności gospodarczej. Nie tylko promują one odpowiedzialność, ale również pomagają w zapewnieniu ciągłości działalności. Ręczne systemy zarządzania dokumentami sprawdziły się już od pewnego czasu i mogą stanowić opcję na początku działalności biznesowej, procesy ręczne mogą być bardzo uciążliwe w miarę rozwoju firmy. A to może mieć duży wpływ na przepływ pracy i zarządzanie gotówką w firmie.
Elektroniczny obieg dokumentów to nie jest system IT, który – warto mieć, ale jest istotnym narzędziem do przetrwania na coraz bardziej konkurencyjnych rynkach. Co więcej, zaangażowanie doradcy IT, który jest doświadczonym specjalistą w dziedzinie elektronicznego obiegu dokumentów, może przyczynić się do zwiększenia produktywności, a w konsekwencji do poprawy wyników finansowych firmy.
Piszemy o korzyściach wynikających z elektronicznego obiegu dokumentów. Jeśli firma prowadzi obieg dokumentów w formie papierowej, ten tekst jest dobrą lekturą, która może się przydać.
Elektroniczny obieg dokumentów to organizacja
Organizacja może być tylko tym, co stoi pomiędzy biznesem a rentownością. Rutynowe procesy biznesowe, takie jak przeglądanie, zatwierdzanie, kontraktowanie i rejestracja dokumentów, mogą w tradycyjnym systemie być źródłami problemów. Większość firm szuka prostych, ale solidnych systemów na podpisywanie i obiegu dokumentów firmowych.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest prawdziwym systemem IT, a jeśli jest dobrze wykorzystywane, w istotny sposób usprawnia procesy przepływu pracy. Dobrą stroną tego systemu IT jest to, że zapewnia on zespołowi dostęp i dostarczanie dokumentów elektronicznych w czasie rzeczywistym. Możesz również wykorzystać te dane do generowania raportów w czasie rzeczywistym i przeglądów, które pomogą Ci usprawnić proces podejmowania decyzji biznesowych.
Korzystanie z elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwala na łatwy dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie, umożliwiając pracę zdalną. Powiadomienia są kierowane do odpowiednich pracowników, aby mogli oni śledzić właściwe działania biznesowe. Komunikacja przebiega płynnie, a pracownicy są zawsze na bieżąco. Są oni na bieżąco informowani o tym, co się dzieje lub będzie działo w ich sprawach.
Elektroniczny obieg dokumentów to ograniczenie błędów ludzkich
Ręczne wprowadzanie danych jest zwykle obarczone ludzkimi błędami, które kosztują czas i pieniądze. Rozwiązania w zakresie elektronicznego obieg dokumentów pomagają wyeliminować błędy ludzkie, a tym samym usprawnić procesy biznesowe.
Dzięki odpowiedniemu systemowi zarządzania dokumentami, większość danych trzeba będzie wprowadzić tylko raz, a w przypadku wystąpienia jakichkolwiek błędów, prosta korekta eliminuje je. Zmniejsza się również prawdopodobieństwo, że praca zostanie skierowana do niewłaściwej osoby lub zadania, które zostaną pominięte. Użytkownicy otrzymują na czas powiadomienia m.in. o wszelkich spóźnionych akcjach, niezatwierdzonych i zapomnianych zadaniach.
Elektroniczny obieg dokumentów to łatwiejszy dostęp do danych
Wszyscy wiemy, że ręczne wyszukiwanie dokumentów może być czasochłonnym procesem. Czas to pieniądz! Wyobraź sobie, ile czasu mógłbyś zaoszczędzić - i wykorzystać realizując inne projekty produktywnie - gdyby dokumenty zostały szybko zlokalizowane.
Elektroniczny obieg dokumentów wyposażony jest w wyszukiwarkę, która pomaga w wyszukiwaniu dokumentów poprzez proste wpisanie słów kluczowych lub fraz powiązanych z dokumentami. Ułatwia to również odzyskiwanie niewłaściwie wypełnionych dokumentów. Nie musisz się już martwić o utratę dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów to zmniejszenie kosztów
Dokumentacja papierowa jest kosztowna. Zatrudnianie pracowników zajmujących się archiwizacją, wynajmowanie powierzchni magazynowej i częste wymiany tonerów do drukarek nie jest tanie. Dokumentacja papierowa wiąże się również z czynnikiem ryzyka wystąpienia błędu ludzkiego, który również może być kosztowny.
Elektroniczny obieg dokumentów nie tylko usprawnia procesy biznesowe, ale także pomaga obniżyć koszty. Firma bez drukarek, wydatków na konserwację drukarek to świat, do którego powinna dołączyć każda firma. Ponadto, jest to działanie proekologiczne.
Elektroniczny obieg dokumentów to większa odpowiedzialność i przejrzystość
Ręczne operacje biznesowe mogą być trudne do śledzenia. Śledzenie wszystkich operacji biznesowych i sposobu, w jaki pracownicy radzą sobie z każdym zadaniem, może być bardzo trudne. Nawet z niezbędną pomocą, wciąż ważne informacje mogą zostać pominięte, co może być kosztowne dla firmy.
Elektroniczny obieg dokumentów zintegrowany z systemem zarządzania projektami pozwala na przypisanie pracy i łatwe monitorowanie postępów każdego projektu za pomocą jednego kliknięcia. Blokady i wyzwania w projektach są szybko analizowane i wprowadzane w życie. Przepływy pracy mogą być również zmieniane w celu poprawy wydajności.
Dzięki rozszerzonym możliwościom systemu IT możesz monitorować postępy swoich pracowników i ujawniać wąskie gardła w firmie.
Elektroniczny obieg dokumentów to mniej zwolnień
Automatyzacja przepływu pracy umożliwia firmie dostrzeżenie nadmiarowych działań, które kosztują czas i wydajność. Na przykład, dzięki automatyzacji wprowadzania danych, nie tylko ograniczysz koszty pracy, ale także zmniejszysz ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego przy wprowadzaniu danych.
Innymi słowy, zautomatyzowane systemy dają jasny obraz obszarów w firmie, które wymagają poprawy, gdzie można obniżyć koszty i gdzie można zaangażować więcej kapitału.
Elektroniczny obieg dokumentów to łatwiejsza współpraca
Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia również współpracę zespołową. Wbudowane w system IT narzędzia komunikacyjne oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia łatwą komunikację pomiędzy pracownikami.
Dokumenty mogą być łatwo udostępniane współpracownikom i dostępne z wielu lokalizacji. Praca nie musi być ograniczona do środowisk biurowych. Możesz monitorować i śledzić postępy projektu w czasie rzeczywistym. Jeśli chcesz, możesz również ograniczyć dostęp do projektów tylko dla osób pracujących nad podobnymi projektami, a w przypadku jakichkolwiek zmian, wszyscy członkowie zespołu są powiadamiani o nich.
Masz również możliwość zdalnego dostępu do dokumentów. Dzięki usłudze w chmurze masz dostęp do swoich dokumentów w dowolnym czasie i miejscu. Twoja działalność nie ogranicza się tylko do biura lub godzin pracy.
Elektroniczny obieg dokumentów to zwiększone bezpieczeństwo
Najbezpieczniejsze dokumenty papierowe były, są zamykane w sejfach i szafkach na dokumenty. Dokumentacja elektroniczna ma minimalną ingerencję człowieka. Dlatego też zgubienie lub zagubienie dokumentu w czasie procesu elektronicznego obieg dokumentów jest niemożliwe.
Masz dostęp do dokumentów kontrolowanych na poziomie folderu (dla różnych grup użytkowników). Dostęp do takich dokumentów jest ograniczony tylko do uprawnionych użytkowników. Ponadto użytkownik ma dostęp do ścieżki audytu, która informuje, kto i o której godzinie uzyskał dostęp do dokumentu. Widzisz również wszelkie zmiany wprowadzone do dokumentów, w przypadku gdy zostały one dokonane.
Elektroniczny obieg dokumentów to łatwiejszy audyt
Korzystając z elektronicznego obieg dokumentów, możesz śledzić, jakie zadania zostały wykonane, przez kogo i kiedy. Dokumentacja jest przechowywana przez cały czas trwania procesu. Dokumentacja historyczna odgrywa ogromną rolę w utrzymaniu biznesu.
Masz dostęp do wszystkich istotnych dokumentów, co ułatwia zachowanie zgodności z wszelkimi regulacjami rządowymi.
Elektroniczny obieg dokumentów to lepszy system tworzenia kopii zapasowych
Kilka procent dokumentów papierowych znika bezpowrotnie. Bez systemów kopii zapasowych dokumenty skradzione lub zniszczone podczas klęsk, takich jak pożar czy huragan, mogą sparaliżować działania firmy.
Dokumenty elektroniczne mogą być bezpiecznie przechowywane na dyskach twardych serwerów. Z poziomu laptopów i smartfonów, wszyscy mają do nich nieograniczony dostęp.
Jeśli cokolwiek wydarzy się w biurze, w wyniku pożaru lub włamania, Twoje dokumenty są bezpieczne. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, masz do dyspozycji platformę opartą na chmurze, która zapewnia ścisłe bezpieczeństwo kopii zapasowych dokumentów i umożliwiają dostęp do nich z dowolnego miejsca.
Elektroniczny obieg dokumentów
Automatyzacja nie jest już przyszłością biznesu, ale sposobem na dzisiejszy biznes. Nie oznacza to jednak koniecznie, że ręczne systemy zarządzania dokumentami są złe, a przedsiębiorstwa powinny natychmiast przyjąć rozwiązania automatyzacji przepływu pracy. Z elektronicznym systemem zarządzania dokumentami: procesy biznesowe firmy zostaną usprawnione, przychody wzrosną. Pracownicy docenią, że ich praca staje się łatwiejsza i efektywniejsza, a biznes będzie się rozwijał.
