Elektroniczny obieg dokumentów
Obieg faktur kosztowych generuje wiele wyzwań, takich jak terminowe zatwierdzanie płatności, ograniczenia budżetowe, zapewnienie zgodności z zasadami i aktualizacja systemów księgowych. Firmy osiągają poziom nasycenia, w którym ręczne przetwarzanie wszystkich tych czynności staje się coraz bardziej żmudne i trudne do utrzymania i zarządzania.
Brak właściwego zarządzania płatnościami może mieć poważny wpływ na działalność firmy. Dyrektorzy finansowi, którzy nie opracują skutecznej kontroli nad swoją strategią zobowiązań finansowych, mogą poważnie ograniczyć płynność finansową firmy, pozostawiając jej niewystarczającą ilość gotówki, gdy ma ona ograniczone możliwości, aby je wykorzystać.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych jest doskonałym sposobem na przezwyciężenie tych problemów i zwiększenie skuteczności komunikacji oraz wydajności pracowników. Aby kontrolować swoje faktury kosztowe, poznaj wszystkie wąskie gardła związane z ręcznym procesem obsługi płatności.
Jak działa ręczny proces obsługi faktur kosztowych?
Procesy manualne są czasochłonne i podatne na kosztowne błędy. Wymagają dużej dbałości o szczegóły, a wzrost wolumenu dokumentów może spowodować przeciążenie procesu regulowania zobowiązań. To może prowadzić do problemów ze zgodnością, błędów dopasowania faktur kosztowych lub błędów podczas zamykania ksiąg na koniec miesiąca.
- Proces regulowania faktur kosztowych rozpoczyna się w momencie otrzymania faktury przez dział finansowy za dostarczone towary lub usługi.
- Po otrzymaniu tych faktur są one weryfikowane z dostarczonymi towarami lub usługami.
- Po otrzymaniu potwierdzenia o zgodności od odpowiedniego działu, płatność za fakturę musi zostać zatwierdzona.
- Przed dokonaniem płatności, zespół finansowy sprawdza, czy faktura kosztowa jest zgodna z polityką finansową firmy, wystawionym zamówieniem, podpisanym kontraktem i innymi zasadami.
- Następnie, faktury kosztowe są ręcznie wpisywane do systemu księgowego, a ich fizyczna kopia jest przechowywana do celów audytu.
- Po zakończeniu wszystkich wymienionych powyżej czynności, płatność dla dostawcy jest wprowadzana do systemu bankowego.
W przypadku wystąpienia prostego błędu ręcznego w którymkolwiek z wyżej wymienionych procesów, dojdzie do opóźnienia w przetwarzaniu płatności i wtedy właśnie zaczynają się problemy.
Jak działa elektroniczny obieg faktur kosztowych?
Elektroniczny obieg faktur kosztowych może stworzyć proces, który jest prostszy, dokładniejszy i bardziej efektywny. Pomaga on w skróceniu cyklu płatności biznesowych, reguluje politykę finansową, automatyzuje mechanizmy zatwierdzania i przechowuje dokumentację w cyfrowym archiwum - dzięki czemu cały proces staje się bez papierowy.
Po otrzymaniu faktury kosztowej system IT sprawdza każdą pozycję w linii z zamówieniem zakupu z otrzymanymi informacjami, aby mieć pewność, że zamówione towary i usługi są takie same jak te, które zostały otrzymane i rozliczone. W przypadku wykrycia błędu, do działu rozliczeń wysyłany jest alert w celu weryfikacji.
Automatyczne wiadomości e-mail mogą być ustawione tak, aby przypominały o oczekującym zatwierdzeniu, przetwarzaniu płatności i uniknięciu opóźnienia. Automatyczne dopasowanie może odbywać się w stosunku do zamówień zakupu do faktur do zweryfikowanych dostaw, dzięki czemu systemy księgowe są na bieżąco aktualizowane.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych, sposoby na usprawnienie procesu
Zautomatyzowanie powtarzających się zadań
Zadania takie jak zatwierdzanie zamówień zakupu lub dokonywanie płatności na podstawie faktur kosztowych są pracochłonne i pochłaniają dużo czasu pracownikom działu finansowego. Automatyzacja tych zadań poprzez ustawianie powiadomień e-mail dla wszystkich oczekujących na zatwierdzenie, przetwarzanie płatności, porównywanie faktur kosztowych z zamówieniami zakupu, itp. może znacznie zwiększyć wydajność i dać im wystarczająco dużo czasu na skupienie się na ważniejszych zadaniach.
Aplikacja B2B – portal dostawców
Portal dostawców umożliwia sprzedawcom przesyłanie i śledzenie oferty zamiast wysyłania ich pocztą elektroniczną, natychmiastową komunikację z zespołem zakupowym i otrzymywanie automatycznych płatności. Sprzedawcy mogą uzyskać zniżki. Mogą śledzić statusy dostaw w jednym miejscu.
Unikanie fałszywych błędów
Dzięki zautomatyzowanemu systemowi płatności na konto można zminimalizować liczbę fałszywych przelewów pieniężnych, kradzieży lub kosztownych błędów. Dodatkowe warstwy bezpieczeństwa poprzez zaplanowanie jednorazowej konfiguracji powtarzających się płatności, wymagającej od więcej niż jednej osoby autoryzacji płatności, powiadomienia e-mailem lub SMS-em o każdej dokonanej płatności. Pozwoli to na zmniejszenie czynnika ryzyka związanego z płatnościami.
Ustanowienie zarządzania i zgodności z przepisami
Stworzenie zaawansowanych hierarchii zatwierdzania i wieloetapowego obiegu zatwierdzania w celu przetwarzania wszelkich zamówień zakupu lub faktur. Wdrożenie protokołów i procedur płatności w celu kategoryzowania i automatycznego zatwierdzania określonych typów wniosków składanych przez wybrane osoby w celu usprawnienia procesu zatwierdzania.
Ścieżki audytu
Uzyskaj kompletne szczegóły transakcji podczas przetwarzania zleceń zakupu. W systemie IT wszystkie zdarzenia są rejestrowane, które wystąpiły podczas realizacji dowolnego zlecenia zakupu lub transakcji płatniczej, a system powinien oferować natychmiastowy dostęp do pełnego budżetu i szczegółów wydatków.
Automatyczne uzgodnienia
Każde zamówienie złożone za pośrednictwem zautomatyzowanego systemu e-zamówień powinno być automatycznie przyporządkowane do otrzymanej faktury. Wiele innych punktów danych, takich jak dostawa produktu i płatności, powinno być automatycznie odwzorowywanych na podstawie zamówienia.
Automatyzacja płatności biznesowych
Podczas przetwarzania płatności najlepiej jest wygenerować identyfikator transakcji. System powinien automatycznie przechwytywać i mapować płatności w stosunku do faktury, tak aby trójstronne dopasowanie odbywało się w czasie rzeczywistym, a ścieżka płatności mogła być śledzona w każdej chwili. Korzyści, jakie powinni widzieć dyrektorzy finansowi po przejściu na taki system, to lepsze zarządzanie płatnościami, usprawnione procesy, całkowita kontrola wydatków budżetowych, zwiększona wydajność, skuteczna komunikacja i współpraca, szybsze przetwarzanie faktur oraz zminimalizowane ryzyko związane z rutynowymi płatnościami z tytułu faktur. Pozwala to na osiągnięcie lepszych relacji ze sprzedawcami poprzez umożliwienie im preferowanej obsługi i lepszych ofert.
