Zamówienia zakupu
Zarządzanie dostawcami to wymóg zintegrowanych łańcuchów dostaw. Wymaga współpracy na wielu poziomach i w ramach różnych funkcji. Kadra zarządzająca coraz częściej szuka innowacyjnych sposobów na wykorzystanie istniejących i nowych relacji z dostawcami w celu ekspansji. Zarządzanie dostawcami (Supplier Relationship Management - SRM) jest jednym z podejść do łączenia różnych interesów zarówno wewnątrz firmie, jak i z rozszerzonym łańcuchem dostaw.
Zarządzanie dostawcami identyfikuje i angażuje właściwych interesariuszy, aby stworzyć własność relacji, prowadzić skuteczną komunikację i dopasować strategiczne cele. Rezultatem jest fundament dla ciągłej poprawy efektywności, takiej jak redukcja kosztów, ograniczenie ryzyka lub skrócenie czasu wejścia na rynek, jak również zwiększony potencjał dla przełomowych innowacji.
Firma Deloitte wykonała badanie Global CPO Survey 2014. Badanie opisuje rosnący poziomy współpracy z dostawcami i restrukturyzacji istniejących relacji wśród najwyższych szczebli kadry działów zamówień. W niektórych branżach zamówienia mogą aktywnie napędzać innowacje z dostawcami, zdecydowana większość ocenia skuteczność strategicznej współpracy z dostawcami jako słabą lub średnią.
Zarządzanie dostawcami
Firmy powinny wyjść poza tradycyjną, skoncentrowaną na zamówieniach perspektywę zarządzania dostawcami, zbadania, w jaki sposób relacje z kluczowymi partnerami powinny być zarządzane w sposób strategiczny i holistyczny.
Tradycyjne spojrzenie na zarządzanie dostawcami, klarowne ramy i dopasowania
Wiele firmie ma trudności z systematycznym zarządzaniem z dostawcami w sposób systematyczny. Główną przyczyną tego stanu rzeczy jest brak jasnych ram z dopasowanymi wytycznymi w zakresie zarządzania dostawcami. W tradycyjnych relacjach z dostawcami interakcję między różnymi funkcjami firmy i jej dostawcami można opisać jako taktyczną i operacyjną. W rezultacie relacjom brakuje przejrzystości nie tylko z perspektywy zewnętrznej z perspektywy zewnętrznej, ale także w odniesieniu do wewnętrznego zarządzania i własności relacji.
Efekt ten jest dodatkowo wzmacniany przez strategie rozwoju i akwizycji firmy. Mogą one prowadzić do rozrostu sieci dostaw, coraz bardziej globalnych operacji i podnosić poziom złożoności organizacyjnej i ryzyka firmy. Wynikająca z tego niezliczona ilość wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy tworzy sieć z niewielką rozpoznawalnością w skali globalnej.
Stosując podejście zarządzania dostawcami, udane relacje wynikają z zaangażowania całej firmy w połączeniu z jasno zdefiniowanym procesem. Strategiczne relacje z dostawcami obejmują wiele, kontrolowanych punktów interakcji pomiędzy różnymi przedstawicielami firmie i jej kluczowych dostawców.
Wyrównanie relacji z dostawcami w całej firmie wymaga jasnej struktury zarządzania, zarówno wewnątrz firmy, jak i wobec jej strategicznych dostawców, znormalizowanych pomiarów wydajności i korporacyjnych strategii dostawców. Jasne ramy zarządzania relacjami z dostawcami na różnych poziomach i w różnych funkcji zmniejszają poziom złożoności i zwiększają przejrzystość zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną.
Kadra kierownicza jest coraz bardziej świadoma tych czynników; zabezpieczenie przyszłości biznesu poprzez zrównoważoną współpracę z dostawcami staje się koniecznością.
Nawiązanie wzajemnie korzystnych relacji z kluczowymi dostawcami
Głównym celem zarządzania dostawcami jest ustanowienie dwukierunkowych, wzajemnie korzystnych relacji pomiędzy firmą a jej dostawcami. Składa się ono z działań związanych ze współpracą i budowania relacji z dostawcami, ukierunkowanych na najbardziej strategicznych i krytycznych partnerów, którzy dostarczają dużą wartość dodaną dla firmy (np. w zakresie trwałej przewagi konkurencyjnej lub innowacji). W związku z tym działania zarządzania dostawcami są dodatkowe i uzupełniające w stosunku do działań związanych z wydajnością dostawców i zarządzania umowami, które są skierowane na większość dostawców.
Znaczenie partnerstwa biznesowego z innymi członkami zarządu
Istnieje szereg korzyści, jakie firmy czerpią z udanego zarządzania dostawcami:
- Obniżenie kosztów i zwiększenie efektywności poza tradycyjne działania w zakresie zaopatrzenia i zarządzania kategoriami poprzez nawiązanie długoterminowych relacji i ustanowienie procesy komunikacyjne.
- Zarządzanie ryzykiem dostawców i zgodnością z przepisami poprzez wzmocnienie przejrzystość i widoczność kluczowych relacji poprzez polityki i procesy, mierniki i narzędzia.
- Prowadzenie działalności dostawców w sposób przejrzysty i zrównoważony z dostawcami strategicznymi i partnerami współpracującymi.
- Umożliwienie ciągłego doskonalenia działań poprzez długoterminowe relacje z dostawcami, umożliwiając stworzenie bardziej skutecznego i wydajnego łańcucha dostaw.
- Wspieranie rozwoju biznesu i innowacji poprzez wspólne identyfikowanie i wdrażanie innowacji i nowych możliwości rynkowych, dzielenie się wiedzą oraz poprzez wspólne planowanie biznesu w celu realizacji strategii.
Tworzenie trwałej wartości poprzez zarządzanie dostawcami
Aby umożliwić firmie czerpanie większej wartości z relacji z dostawcami, zarządzania dostawcami jest zorganizowane wokół zestawu podstawowych, uzupełniających się procesów. Procesy te koncentrują się na segmentacji dostawców, zarządzaniu dostawcami, zarządzaniu wydajnością dostawców oraz rozwoju dostawców.
Segmentacja dostawców
Segmentacja dostawców to proces kategoryzacji dostawców na podstawie określonego zestawu kryteriów w celu identyfikacji kluczowych (strategicznych) dostawców, z którymi firma powinna zaangażować się w zarządzaniu dostawcami. Proces selekcji dostawców jest ważny ponieważ nie wszyscy dostawcy wymagają takiego samego poziomu zaangażowania i koncentracji. Firmy powinny skoncentrować się na alokacji zasobów i poświęcić swój czas i wysiłki na ograniczonej liczbie istotnych dostawców strategicznych (priorytet 1).
Kryteria, według których relacje są priorytetem są zazwyczaj wydatki i istotność biznesowa. Muszą one odzwierciedlać strategiczne znaczenie dostawcy dla firmy. Proces segmentacji dostawców jest warunkiem wstępnym do ustanowienia efektywnego zarządzania strategicznymi dostawcami.
Zarządzanie dostawcami
Ustanowienie efektywnego zarządzania dostawcami jest kluczem, zwłaszcza w przypadku dostawców o priorytecie 1. A warunkiem wstępnym jest dostosowanie w ramach firmy, ustanowienie wewnętrznych procesów zarządzania wewnętrznego oraz jasne przypisanie odpowiedzialności za relacje z dostawcami.
Właściciel relacji może być poza firmą odpowiedzialną za zamówienia, dlatego też istotne jest zaangażowanie w proces odpowiednich interesariuszy biznesowych w proces. Interesariusze są częścią formalnego komitetu zarządzania dostawcami dla każdego dostawcy o priorytecie 1. Na przykład komitet zarządzający może określić i prowadzić strategiczną mapę drogową wraz z dostawcą. Cele strategiczne najwyższego szczebla z każdym dostawcą o priorytecie 1 muszą być wzajemnie uzgodnione na najwyższym szczeblu po obu stronach (podczas spotkań zarządów).
Cele te mają zasadnicze znaczenie dla ustanowienia operacyjnych i metryk, które mają być monitorowane jako część procesu zarządzania wydajnością.
Zarządzanie wydajnością
Zarządzanie wydajnością jest warunkiem wstępnym dla skutecznego zarządzania dostawcami. Obejmuje ono ustanowienie i ciągłe śledzenie operacji, które są wzajemnie uzgodnione z dostawcami o priorytecie 1. Koncentruje się na kilku krytycznych, które są skonsolidowane w jednej karcie wyników dostawcy. Następnie umożliwia ona globalny, wspólny widok wydajności dostawców według wspólnego zestawu zdefiniowanych metryk, które powinny być kaskadowo przekazywane w dół firmie (poziom lokalny, regionalny, globalny).
Raz wprowadzona karta wyników dostawcy musi być stale monitorowana, a spotkania przeglądowe powinny odbywać się z dostawcami strategicznymi. Wszelkie odchylenia od uzgodnionych minimalnych wymagań dotyczących wydajności należy natychmiast monitorować, identyfikując pierwotne przyczyny i wprowadzenie środków naprawczych.
Rozwój dostawców
Segmentacja, zarządzanie i wydajność są podstawowymi elementami zarządzania dostawcami. Po ich wprowadzeniu stanowią one trampolinę do dodatkowego tworzenia wartości, które mogą być podjęte z dostawcami strategicznymi.
Wspólny rozwój biznesu pomiędzy firmą a jej dostawcami z priorytetu 1 jest przykładem dodatkowych działań, które mogą czerpać z zarządzania dostawcami. Wiąże się to zazwyczaj z dzieleniem się planami pomiędzy dwoma podmiotami oraz definiowania długofalowych inicjatyw, takich jak penetracja rynku, fuzje długoterminowych inicjatyw, takich jak penetracja rynku, fuzje, przejęcia i joint venture lub sojusze strategiczne.
Zarządzanie innowacjami dostawców zapewnia odpowiednią platformę innowacyjną, jak również wytyczne zapewniające odpowiednie informacje zwrotne i działania kolejne w odniesieniu do propozycji innowacji od dostawców.
Zapewnienie zgodności z audytami dostawców w celu zarządzania ryzykiem związanym z dostawami
Wiele firm jest narażonych na ryzyko utraty reputacji i regulacji poprzez swoje złożone łańcuchy dostaw. Szczególnie w przypadku strategicznych dostawców audyty dostawców są kluczowym działaniem pozwalającym na identyfikację niezgodności z wartościami, standardami, prawem i regulacjami firmie w następujących kategoriach
Stabilność finansowa i ciągłość działania
Zgodność z wymaganiami finansowymi, wskaźniki płynności i wskaźniki zadłużenia; zdolność do zarządzania kryzysem i zapewnienia ciągłość dostaw.
Zgodność z przepisami prawa, jakość i wartość
Zgodność z normami zrównoważonego rozwoju, bezpieczeństwa i pracy normami zrównoważonego rozwoju, bezpieczeństwa i pracy oraz zgodność z obowiązującym prawem i regulacjami.
Identyfikowalność produktów i usług
Zgodność z wytycznymi dotyczącymi deklaracji i śledzenia wymagania dotyczące śledzenia w całym łańcuchu dostaw Pokonywanie wyzwań związanych z wdrożeniem zarządzania dostawcami.
Pomimo różnych korzyści płynących z zarządzania dostawcami, nawiązanie strategicznej współpracy z kluczowymi dostawcami może stanowić duże wyzwanie. W normalnym toku zdarzeń relacje z dostawcami relacje z dostawcami są narażone na stres i napięcia, więc wzajemne oczekiwania mogą nie zostać spełnione, chyba że obie strony są w pełni zaangażowane w osiągnięcie sukcesu.
Jak budować strategiczne relacje z dostawcami?
Wybierz właściwych partnerów
Segmentując bazę dostawców, zwróć uwagę nie tylko na strategiczne i finansowe dopasowanie, a także uwzględnij różnice w kulturze korporacyjnej, modelu operacyjnym i praktykach biznesowych. Dodatkowo, zastanów się, co może stanowić przewagę konkurencyjną w przyszłości i którzy dostawcy mogą ją wspierać.
Zaangażowane interakcje pomiędzy interesariuszami w ramach hierarchii.
Dostosowanie wewnętrzne i zewnętrzne
Osiągnij porozumienia z interesariuszami biznesowymi na wszystkich poziomach, jak również zrozum wymagania i istniejące inicjatywy w firmie i poza nią. Przesuń uwagi na rozszerzony łańcucha dostaw, oceń i osądź przyczynę i skutek nie tylko w odniesieniu do własnej firmy, ale w całej sieci strategicznych dostawców.
Nawiązuj wzajemnie korzystne relacje
Negocjuj z dostawcami strategicznymi, upewnij się, że negocjujesz umowę korzystną dla obu stron, biorąc pod uwagę zarówno działania natychmiastowe, jak i przyszłe zaangażowanie. Wspieraj współpracę szkoląc swoich pracowników w zakresie zarządzania konfliktami, rozwiązywania problemów i umiejętności nawiązywania kontaktów.
Wybierz znaczące KPI i dziel się informacjami
Wybierz mierniki, które są istotne dla Twojego dostawcy i Twojej działalności w oparciu o wspólnie zdefiniowane cele strategiczne. Sprecyzuj, jak te cele powinny być mierzone. Komunikuj się otwarcie i stale oraz zapewnienie przepływu informacji w czasie rzeczywistym.
Zaangażowanie w zmiany
Uznaj, że nawiązanie jakichkolwiek relacji z dostawcą strategicznym spowoduje zmiany w każdej i że wymagane jest wzajemne zaangażowanie w stopniowe zmiany.
Przejście od strategii do działania
Kiedy firma pokona już pierwsze wewnętrzne przeszkody aby zrealizować swoją wizję zarządzania dostawcami, istnieją dwa powszechne, niewykluczające się sposoby na rozpoczęcie działań: wewnętrzne poprzez identyfikację i mobilizację kluczowych interesariuszy, lub przeprowadzenie zewnętrznego badania wśród kluczowych dostawców.
Identyfikacja i mobilizacja kluczowych interesariuszy: Zazwyczaj są to osoby pracujące nad różnymi tematami z strategicznymi dostawcami, np. dział planowania, Zakupy lub Zarządzanie Jakością. Istniejące matryce komunikacyjne mogą być dobrym punktem wyjścia do identyfikacji ważnych interesariuszy wewnętrznych. Po zidentyfikowaniu i ocenieniu wszystkich wewnętrznych relacji, nadszedł czas na czas na podjęcie decyzji o wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej za koordynowanie i zarządzać wszystkimi działaniami z neutralnej, całościowej perspektywy.
Przeprowadzenie ankiety wśród głównych aktorów w ramach bazy w ramach bazy dostawców firmy może być również doskonałym wzmocnieniem strategii zarządzania dostawcami i wsparciem jej wdrażania.
Znajdź odpowiedzi na pytania:
- Co myśli rynek o nas?
- Co dostawcy identyfikują jako kluczowe mocne strony i możliwości współpracy z nami?
Powtarzana co roku, ankieta stanowi doskonałą podstawę do mierzenia postępu zarządzania dostawcami z perspektywy dostawców.
