Usprawnienie procesu zamówień zakupu

Zakupy jako funkcja są istotną częścią każdego biznesu. Firma musi kupować towary i usługi od różnych dostawców, a żeby organizacja była bardziej dochodowa, konieczne jest utrzymanie kosztów na niskim poziomie - w tym kosztów zaopatrzenia. Taktyczne i strategiczne cele organizacji są osiągane z pomocą właściwego procesu zaopatrzenia. Aby proces ten był prawidłowy, konieczne jest wprowadzanie od czasu do czasu usprawnień po ocenie skuteczności posiadanych procesów zamówień. Idealny proces zaopatrzenia jest mitem; poprawa wydajności i efektywności zaopatrzenia jest procesem ciągłym.

Optymalizując swój łańcuch dostaw i zarządzając relacjami z dostawcami, będziesz stale znajdował obszary, które można poprawić.

Definiowanie procesu zaopatrzenia

Proces zamówień to sekwencja działań zidentyfikowanych i podjętych przez firmę w celu uzyskania towarów i usług niezbędnych do osiągnięcia jej celów.

Dlaczego proces zaopatrzenia jest niezbędny?

Znaczna część przychodów firmy jest przeznaczana na zakup towarów i usług, co bezpośrednio wpływa na cel jej oszczędnościowy. Ergo, skuteczne systemy zaopatrzenia są niezbędne do poprawy wyniku finansowego. Jeśli potrafisz zidentyfikować obszary, które można poprawić.

Rozmawialiśmy z kilkoma branżowymi ekspertami ds. zamówień i zebraliśmy od nich te ważne sposoby poprawy procesu zamówień. Oczywiście, nie jest to koniecznie wyczerpująca lista i z pewnością możesz ją uzupełnić.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Scentralizuj swoje informacje

Posiadanie informacji rozrzuconych w wielu miejscach sprawi, że analiza ich jest trudna i czasochłonna, zadbaj o wdrożenie aplikacji, która scentralizuje zbieranie informacji. Niezależnie od tego, czy jest to informacja o sprzedawcy, rachunki do zapłaty, czy szczegóły zapasów, centralizacja informacji jest absolutnie niezbędna. To sprawia, że gromadzenie danych, przechowywanie, aktualizacja i wyszukiwanie jest sprawne i szybkie, i pomaga w podejmowaniu kluczowych decyzji w odpowiednim czasie.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Stwórz politykę zamówień

Zakup materiałów dla firmy staje się prosty, gdy istnieje ustalony proces zamówień - zamiast dostosowywać każdy proces w oparciu o jego unikalne cechy, lepiej jest przestrzegać zestawu zasad, które są tworzone w celu przeprowadzenia zakupu. Standaryzacja przynosi spójność, gdy wszyscy członkowie zespołu będą przestrzegać tych samych zasad i procedur.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Zidentyfikuj nieefektywne procesy

Być może najważniejszym SPOSOBEM niezbędnym do poprawy procesu zamówień jest identyfikacja nieefektywnych procesów, a to można zrobić poprzez przegląd swoich obecnych procesów.

Sprawdź, co powoduje opóźnienia lub wąskie gardła i ile kosztuje to Twoją organizację; zbadaj, czy konkretne obszary mogą zostać ulepszone w stopniu pozwalającym na zmierzenie ich wpływu itd.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Wdrożenie systemu informacji zwrotnej

Warto zebrać informacje zwrotne od zespołu i innych interesariuszy, ponieważ to oni w rzeczywistości realizują proces zamówień. W rzeczywistości możesz uczyć się na błędach, optymalizować proces i pracować, aby budować na osiągnięciach po każdym zakupie. Posiadanie systemu informacji zwrotnych jest kluczem do osiągnięcia tego konkretnego celu; może obejmować nieformalne ankiety, pomiar wskaźników KPI, i tak dalej. To może pomóc poprawić swoją politykę i procesy w sposób ciągły.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Strategiczne zaopatrzenie

Strategiczny sourcing może odgrywać ważną rolę w procesie zamówień. Patrząc na nowe i szersze metody dostarczania informacji do swoich dostawców, tak aby mogli oni skutecznie składać oferty. Możesz łatwo oceniać i standaryzować oferty i bardziej transparentnie działać w całym procesie. Dedykowana aplikacja może pomóc Ci podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące zamówień.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Inwestuj w rozwój zawodowy

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy osiągali pełne wyniki, ważne jest, abyś inwestował w rozwój ich zawodowy. Zapewnij szkolenia online i w siedzibie firmy, lub sfinansuj szkolenia zewnętrzne, tak aby były one wystarczająco użyteczne, by pracownicy mogli podejmować lepsze, oparte na danych decyzje. Aby pracownicy byli w stanie wykorzystać aplikację do automatyzacji zamówień.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Kształć swoich pracowników

Niekontrolowane lub bezproduktywne wydatki są często spowodowane, w sytuacji, w której nie ma skutecznych barier zapobiegawczych, lub jeśli wewnętrzni nabywcy nie są świadomi procesów, lub lekceważą procesy, ponieważ uważają je za uciążliwe i opóźniające. Kiedy edukujesz swoich pracowników na temat celu posiadania standardowych procesów zakupowych, możesz ograniczyć te przypadkowe wydatki, ponieważ będą oni bardziej skłonni do ich przestrzegania.

Zespoły ds. zamówień publicznych będą mogły skupić się na działaniach, które przynoszą wartość dodaną, zamiast tracić czas na rozwiązywanie konfliktów lub ściganie się o kontrakty. Dobrym pomysłem może być również ograniczenie liczby osób upoważnionych do dokonywania zakupów lub ograniczenie kwoty zakupów. Należy jednak zachować ostrożność, aby nie pobłażać nadmiernemu mikrozarządzaniu, ponieważ może to być niezwykle frustrujące dla nich, aby szukać akceptacji na każdym etapie zakupu i może prowadzić do opóźnień.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Wdróż jasne oczekiwania

Poprzez przejrzystość i właściwą komunikację, możesz zaoszczędzić dużo czasu, określić swoje oczekiwania wyraźnie na początku, i przeprowadzić przeglądy wydajności. Tak, aby każdy posiadał te same informacje. Nie będzie opóźnień w produkcji lub wysyłce, a produkty i usługi będą dostarczane zgodnie z oczekiwanymi standardami.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Usprawnij wybór dostawców, źródeł zaopatrzenia

Proces wyboru odpowiedniego dostawcy może być trudny i czasochłonny szczególnie, jeśli masz kilku dostawców. Dobrym pomysłem jest posiadanie scentralizowanego katalogu sprzedawców lub dostawców, wraz z informacjami, jak ich produktów, cen, jakości, itp. w standardowym formacie.

Na pierwszy rzut oka będziesz mógł zdecydować, którego dostawcę wybrać do konkretnego zakupu. Pomoże to również w nawiązaniu lepszych relacji z wybranymi dostawcami. Ważne jest, aby mieć w tej bazie co najmniej kilku lokalnych dostawców - widzieliśmy, jak pandemia zmusiła firmy do radykalnego przekształcenia swoich operacji, w tym zaopatrzenia. Nawet jeśli nie oferują najlepszych warunków lub produktów, mogą być twoim jedynym źródłem podczas sytuacji kryzysowych, więc musisz utrzymywać z nimi dobre relacje. Możesz również zmniejszyć czas i wydatki, a także wspierać lokalną gospodarkę.

Uprościć proces onboarding dostawców tak, że zamówienia stają się prostsze i szybsze. Zdefiniuj zestaw wytycznych do identyfikacji, oceny i dodawania nowych dostawców, ze standardowymi procesami monitorowania wydajności i kwalifikacji. Tak jak ważne jest, aby mieć lokalnych dostawców, dobrym pomysłem jest również spojrzenie poza granice kraju, jeśli pozwoli to obniżyć koszty. Oczywiście, zajmie to trochę czasu - nie można mieć nadziei na znalezienie i nawiązanie kontaktów z zagranicznymi dostawcami w ciągu tygodnia, ale w dłuższej perspektywie może się okazać, że będzie to bardziej opłacalne i pomoże firmie w jej rozwoju.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Negocjuj lepiej

Wykorzystaj sztukę negocjacji win-win, zbuduj lepsze relacje z dostawcami oraz popraw atmosferę w firmie. Negocjacje oznaczają umowy; podczas gdy w przeszłości wymagałeś kilku emaili, co prowadziło do zamieszania, dziś możesz tego uniknąć, po prostu wdrażając aplikację do zarządzania umowami. Każdy z wszystkich zainteresowanych stron może czytać, edytować, dodawać zapytania i komentarze w jednej aplikacji. Finalizacja umowy staje się całkowicie bezstresowa.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Wdróż Lean Procurement

Podążaj drogą lean stało się bardzo popularne w biznesie w ciągu ostatnich latach i proces zamówień powinien również iść tą samą drogą. Zastosowanie praktyk lean w procesie zakupu może pomóc w ograniczeniu marnotrawstwa oraz w zaoszczędzeniu czasu i zasobów, bez uszczerbku dla jakości nabywanych towarów i usług.

Nie jest możliwe wyliczenie wszystkich niuansów zarządzania lean w zamówieniach, ale konieczne jest zrozumienie koncepcji w jej najbardziej podstawowym stanie, abyś wiedział, gdzie szukać i co robić, gdy chcesz wprowadzić ulepszenia do swojego procesu zamówień.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Inwestuj w odpowiednie talenty w łańcuchu dostaw

Wykwalifikowani menedżerowie mogą sprawić, że łańcuch dostaw będzie bardziej wydajny, zapewnić optymalizację przepływu pracy i zwiększyć wydajność poprzez wprowadzenie odpowiednich umiejętności i narzędzi. Dotyczy to systemów i technologii, w które inwestujesz - nie tylko siły roboczej.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Oceń KPI zakupów

Abyś miał pełne zrozumienie, jak skuteczny jest proces zamówień i jak efektywnie jest obsługiwany, a także, które elementy lub obszary wymagają poprawy, ten krok jest niezbędny. Pomiar kluczowych wskaźników wydajności, KPI zakupów, w stosunku do rzeczywistych wyników powie Ci dokładnie, jak skuteczne lub nie są Twoje procesy.

Pamiętaj jednak, że KPI zakupów, prawdopodobnie będą się zmieniać w czasie, aby dostosować się do dynamicznych środowisk biznesowych i regulacyjnych. Z tego powodu ciągła lub regularna ocena KPI zakupów jest kluczowa dla sukcesu.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Dziel się informacjami

Dzielenie się informacjami jest niezwykle ważne, jeśli poważnie myślisz o optymalizacji działań związanych z zaopatrzeniem. Zewnętrzni i wewnętrzni interesariusze muszą stale komunikować się, aby cały zespół posiadała tą samą wiedzę i znajomość procesów, oczekiwań i polityki. Strategiczne dzielenie się informacjami z dostawcami i innymi interesariuszami pomoże jeszcze bardziej wzmocnić proces i otworzyć nowe możliwości zamówień.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Automatyzacja zamówień

Zainwestuj w automatyzację zamówień. Choć ten punkt jest wymieniany jako ostatni, nie jest najmniej ważny; w rzeczywistości jest to jeden z najważniejszych kroków, jakie możesz podjąć, aby ulepszyć swój proces zamówień. Można nawet powiedzieć, że najlepsze zostawiliśmy na koniec! Zainwestuj w aplikację dedykowaną. Usprawni przepływy pracy, oszczędzając znaczną ilość czasu i pieniędzy. Moduł zarządzania zamówieniami zajmuje się całą monotonną i uciążliwą pracą, redukując wysiłek ludzki i błędy, zapewniając większą spójność w całym cyklu zamówień - aż do etapu płatności. Zwiększona wydajność pomoże zwiększyć produktywność i ostatecznie zwiększyć rentowność.

Usprawnienie procesu zamówień zakupu. Konkluzja

W porównaniu z wcześniejszymi okresami, zaopatrzenie staje się obecnie główną, długoterminową i taktyczną funkcją przedsiębiorstwa. Oczywiście, każda firma ma różne wymagania dotyczące zamówień, co wymaga różnych rodzajów procesów zamówień, jednak kroki wymienione tutaj mogą przejść długą drogę w doprowadzeniu większej wydajności do ogólnego procesu zamówień.

Producent dedykowanego oprogramowania

Commint to producent dedykowanego oprogramowania jest solidną i elastyczną firmą, która może stworzyć aplikację dedykowana dla firmy. Stworzymy funkcje i cechy aplikacji zamówienia zakupu, które chcesz w module zamówień, dzięki czemu możesz osiągnąć optymalizację procesu zamówień. Posiadamy doświadczenie jako producent dedykowanego oprogramowania. Mamy rozwiązanie! Zaplanuj czas, aby zobaczyć dokładnie, jak nasze aplikacje dedykowane mogą pomóc Twojej firmie poprawić proces zamówień, a także usprawnić całą operację biznesową.