Zarządzanie relacjami z dostawcami

Zarządzanie relacjami z dostawcami (Supplier Relationship Management - SRM), w najprostszym ujęciu, odnosi się do interakcji i zarządzania zewnętrznymi dostawcami, którzy dostarczają towary, materiały i usługi dla firmy. Brzmi to dość prosto - wybierasz dostawców, którzy są efektywni kosztowo i łatwo z nimi współpracować, aby zmaksymalizować wartość relacji biznesowej.

Oczywiście, jak większość nowoczesnych praktyk biznesowych, stało się to o wiele bardziej skomplikowane. W ciągu wielu lat zarządzanie dostawcami przeszło poważną transformację ze względu na rozwój technologii i globalną skalę gospodarki. Wybór dostawców jest tak duży, że trudno jest wybrać najlepszego. Wykorzystanie nowych strategii w celu usprawnienia systemu zarządzania dostawcami może być bardzo pomocne.

Zarządzanie relacjami z dostawcami

Wczesne rozwiązania w zakresie zarządzania relacjami z dostawcami

Koncepcja zarządzania relacjami z dostawcami została po raz pierwszy przedstawiona w 1983 roku przez konsultanta McKinsey Petera Kraljica w artykule Harvard Business Review zatytułowanym " Zakupy muszą stać się zarządzaniem dostawami".

"Zamiast po prostu monitorować bieżące wydarzenia, kierownictwo musi nauczyć się sprawiać, aby rzeczy działy się na jego korzyść. Wymaga to ni mniej, ni więcej, tylko całkowitej zmiany perspektywy:

• Z zakupów (funkcja operacyjna) na
• Zarządzanie dostawami (funkcja strategiczna)"

To jest kluczowe dla zrozumienia zarządzania relacjami z dostawcami. Relacje muszą być strategiczne, muszą być nastawione na wzrost. To coś, o czym menedżerowie ds. zamówień i pracownicy wyższego szczebla nie powinni nigdy zapominać, niezależnie od tego, czy kupują materiały fizyczne czy oprogramowanie.

Później, w 1998 roku, w badaniu zatytułowanym " Empiryczne badanie rozwoju dostawców: Procesy reaktywne i strategiczne", badacz Daniel R. Krause wyróżnił dwa podejścia do procesu zarządzania dostawcami:

Zarządzanie relacjami z dostawcami - reaktywne i strategiczne

• Podejście reaktywne zarządzania relacjami z dostawcami - polega na tym, że firmy zaczynają zarządzać relacjami z dostawcami dopiero wtedy, gdy pojawiają się nieprzyjemne sytuacje z nimi związane, i próbują dowiedzieć się, jak poprawić wyniki niesolidnych dostawców. Takie podejście pochłania sporo czasu i zasobów, które mogłyby zostać lepiej wykorzystane na ważniejsze procesy biznesowe.
• Podejście strategiczne zarządzania relacjami z dostawcami - w którym zarządzanie relacjami z dostawcami rozpoczyna się jeszcze przed podpisaniem umowy z dostawcą, aby zapewnić firmie przewagę konkurencyjną w dłuższej perspektywie. Jest to podejście zorientowane na przyszłość, które może prowadzić do udanych relacji już na wczesnych etapach.

Strategiczne podejście do zarządzania relacjami z dostawcami zawsze było kluczem do sukcesu firm, które polegają na dostawcach zewnętrznych, niezależnie od branży. Firma, która uczyniła długoterminowe relacje ze swoimi dostawcami integralną częścią swojej strategii łańcucha dostaw, zyskała zasłużoną reputację globalnego lidera w dziedzinie zarządzania łańcuchem dostaw i zapewniła sobie możliwość bezproblemowego dostarczania ogromnych ilości produktów podczas wprowadzania ich na rynek.

Zamiast po prostu monitorować bieżący rozwój, kierownictwo musi nauczyć się sprawiać, aby rzeczy działy się na jego korzyść. Zarządzanie relacjami z dostawcami wymaga ni mniej, ni więcej, tylko całkowitej zmiany perspektywy:

• Z zakupów (funkcja operacyjna)
• Za zarządzanie dostawami (funkcja strategiczna).

Znaczenie systemu zarządzania dostawcami

Na początek przyjrzyjmy się, z jakimi typami dostawców może współpracować firma:

• Hurtownicy i dystrybutorzy -Hurtownicy kupują duże ilości towarów w wielkościach hurtowych, a następnie odsprzedają je w mniejszych ilościach za wyższą cenę jednostkową. Zazwyczaj oferują oni najniższe ceny, ponieważ sprzedają duże ilości i niechętnie współpracują z mniejszymi odbiorcami.
• Producenci i sprzedawcy - są to dostawcy, którzy mogą obsługiwać towary kilku różnych firm. Ceny mogą być wyższe niż w przypadku hurtowników, ale obsługują oni małe zamówienia od wielu producentów w stosunkowo krótkim czasie.
• Źródła importu - krajowi importerzy mogą pracować jak krajowi hurtownicy i sprzedawać zagraniczne towary firmom.

Oczywiście istnieje więcej rodzajów dostawców, ale na potrzeby tego artykułu, najlepiej będzie zachować prostotę. Ale bez względu na to, z jakimi typami dostawców współpracuje firma, wszyscy oni będą ważni.

Dostawcy mogą mieć ogromny wpływ na procesy zachodzące w firmie. Dostawcy odgrywają kluczową rolę w zwiększaniu przychodów, a tego nigdy nie należy ignorować. Możliwość współpracy z niezawodnymi, wysokiej jakości dostawcami może pomóc firmie w rozwoju na dużą skalę. Nierzetelni dostawcy mogą tworzyć wąskie gardła w przepływie pracy i mieć bardziej negatywny wpływ na klientów i konsumentów, niż prawdopodobnie zdajesz sobie z tego sprawę.

Strategie zarządzania relacjami z dostawcami.

Rozwiązania i strategie zarządzania dostawcami dla tworzenia i utrzymania lepszych relacji biznesowych. Posiadanie długotrwałych, zaufanych relacji z dedykowanymi dostawcami powinno być głównym celem każdej firmy, która dąży do osiągnięcia sukcesu na rynku, które strategie mogą pomóc to osiągnąć.

Twoi dostawcy nie są tylko sprzedawcami

Dostawcy są Twoimi partnerami, a partnerstwo to powinno opierać się nie tylko na transakcjach finansowych, ale także na wzajemnym zaufaniu i lojalności. Spraw, aby Twoi dostawcy czuli się częścią Twojej firmy. Informuj ich o swoich procesach, takich jak premiery nowych produktów i promocje, a także wysłuchuj ich uwag. Zaangażuj dostawców we własne procesy biznesowe poprzez umożliwienie dostawcą dostępu do własnych systemów IT.

Wdróż system do zarządzania relacjami z dostawcami, aby uprościć zarządzanie relacjami z dostawcami

Zainwestuj w systemie do zarządzania relacjami z dostawcami, aby mieć dostęp do informacji o swoich dostawcach w jednym miejscu. Możesz nawet pójść dalej i zainstalować zaawansowany system do zarządzania zamówieniami zakupu, które możesz wykorzystać do tworzenia, przetwarzania i śledzenia zamówień zakupu u swoich dostawców. Niektóre dedykowane systemy IT, integrują te funkcje rozwiązań do zarządzania dostawcami w ramach jednej platformy.

Uświadom sobie, że terminowe płatności mają kluczowe znaczenie

Jeśli nie chcesz stracić swoich dostawców, krok pierwszy to upewnienie się, że płacisz im na czas. W ten sposób udowodnisz, że jesteś wiarygodnym klientem i że łatwo się z Tobą współpracuje. Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz dokonać płatności w uzgodnionym terminie, jak najszybciej poinformuj dostawcę o dacie, w której może się jej spodziewać. Dostawcy lubią terminowe płatności, tak jak Ty lubisz terminowe dostarczanie towarów i usług z ich strony. To naprawdę jest takie proste. Jeśli masz inne problemy, takie jak kontrolowanie wydatków, system zamówienia zakupu lub system do zarządzania relacjami z dostawcami może pomóc Ci łatwo dopasować płatności do faktur i zmniejszyć liczbę błędów.

Relacje powinny być silne i głębokie

Upewnij się, że utrzymujesz silną i regularną komunikację z każdym ze swoich dostawców. Informuj ich regularnie i na bieżąco o swojej strategii i planach, tak aby wiedzieli, gdzie się mieszczą i jak mogą pomóc, zaplanować i skorzystać z tych planów. Uczyń z nich swoich partnerów. Jeśli doceniasz ich pracę, poinformuj ich. Jeśli coś nie działa dla Ciebie, też poinformuj ich. Silniejsza, głębsza relacja z jasną i częstą komunikacją pozwala tej komunikacji stać się bardziej organiczną.

Cena jest tym, co płacisz, wartość jest tym, co dostajesz

Nic nie jest lepsze dla wzrostu zysków niż uzyskanie wysokiej jakości usług lub towarów za odpowiednią cenę. Jeśli masz elastyczność finansową wykorzystaj ją. Możesz kupować hurtowo i uzyskać lepszą cenę, ale będziesz miał więcej zapasów w bilansie, lub możesz zorganizować płacenie sprzedawcy wcześniej, aby uzyskać większy rabat. Czasami lepiej jest zapłacić trochę więcej, ponieważ dostawca oferuje lepsze usługi, które są opłacalne, ponieważ potrzebujesz zapewnić mniej czasu, aby zarządzać nimi, lub dlatego, że możesz zaufać, aby dostawca dostarczył bezpośrednio do Twojego klienta.

Relacje są ważne, ale nie trzymaj się dostawcy tylko dlatego, że go lubisz. Wybierz najbardziej wydajne usługi dla swojej firmy i zdaj sobie sprawę, że wydajność jest produktem wartości, a nie tylko kosztem.

Szczegółowe umowy ułatwiają relacje z dostawcami

Jeśli regularnie kupujesz od dostawcy, umowy o współpracy z dostawcami są koniecznością. Zapisz w niej wszystko, czego obie strony oczekują od współpracy, np. opis przedmiotu lub usługi, cenę, warunki dostawy, warunki płatności, komunikację itd., a następnie podpisz ją przez obie strony.

Może to być prosty lub skomplikowany dokument, w zależności od wymagań Twojej firmy. Dobrze stworzona umowa o współpracy z dostawcą ograniczy możliwość wystąpienia nieporozumień lub sporów. Często dobrym pomysłem jest stworzenie diagramu przepływu lub pokładu, aby wyjaśnić proces swojemu zespołowi, więc każdy zna swoje obowiązki i może rozpoznać, jeśli coś pójdzie nie tak w przepływie pracy.

Oceniaj ryzyko

Zawsze oceniaj ryzyko związane z kontaktem z dostawcą, zwłaszcza jeśli masz złożony łańcuch dostaw. Zapytaj o referencje, przykłady wcześniejszej pracy, lata działalności, obszary specjalizacji, jak radzą sobie z kryzysem, co zrobili ostatnim razem, gdy musieli radzić sobie z kryzysem itd.

• Czy są dostawca jest konkurencyjny cenowo?
• Czy posiada odpowiednie doświadczenie?
• Czy posiada możliwości, aby poradzić sobie z Twoimi zamówieniami?
• Czy jest stabilni finansowo?

To tylko niektóre z pytań, które powinieneś zadać. Może dostawcę, którego wybierzesz nie jest najtańszy, ale gwarantuje 100% na czas dostawy z ofertą zwrotu pieniędzy. Łańcuch dostaw jest tylko tak silny, jak jego najsłabsze ogniwo, a jeśli sprzedawca zawiedzie cię, cały łańcuch dostaw może być zagrożony, co może wpłynąć na zdolność do dostarczania towarów i usług do klientów.

W biznesie, rzeczy idą źle, oceniając profil ryzyka sprzedawcy w połączeniu z dobrą umową relacji z dostawcą. Możesz złagodzić ryzyko i być gotowym do czynienia z wszelkich sytuacji kryzysowych w partnerstwie z dostawcami, co może pomóc zminimalizować przerwy w działalności.

Dedykowany proces zarządzania relacjami z dostawcami to opłacalna inwestycja

Ludzie i ich miękkie umiejętności są podstawą zarządzania relacjami z dostawcami, więc niezależnie od tego, czy potrzebujesz całego działu do zarządzania relacjami z dostawcami, dedykowanego menedżera ds. relacji z dostawcami, czy nawet jest to tylko część czyjejś roli, posiadanie w firmie osób odpowiedzialnych za proces zarządzania relacjami z dostawcami jest niezbędne.

Stwórz udokumentowany proces zarządzania relacjami z dostawcami, który pomoże przeprowadzić zespół przez wszystkie sytuacje zarządzania i administrowania dostawcami. W dużych firmach może to obejmować schematy blokowe, system zarządzania relacjami z dostawcami, dokumenty polityki i umowy lub po prostu 2 do 4 stronicowy dokument, który obejmuje wszystkie punkty umowy dla Ciebie i dostawcy. Upewnij się, że wszystkie kroki są przestrzegane i że dokumenty są podpisane.

Specjaliści ds. relacji z dostawcami mają wyższy poziom zaangażowania od dostawców, gdy angażują się z nimi w ten sposób, a to tworzy silniejszą więź ze sprzedawcą, gdzie obie strony mają żywotny interes w maksymalizacji wyników, a z kolei pomaga rozwijać firmę i zmniejszyć niepotrzebne przerwy w działalności, które mogą być głównymi pożeraczami  czasu dla innych obszarów biznesowych.

Nie wszyscy dostawcy są równi, myśl globalnie - działaj lokalnie

W miarę jak świat staje się coraz bardziej połączony, coraz częściej mamy do czynienia z dostawcami, którzy znajdują się dalej, w innym kraju lub kontynencie. Każdy kraj ma inne zasady, prawa i terminologię.

Jeśli niektórzy z Twoich dostawców znajdują się w innym kraju, to Ty i Twoi specjaliści systemu zarządzania relacjami z dostawcami powinniście wziąć pod uwagę różnice kulturowe w komunikacji z tymi dostawcami. Podejście do pracy zawsze różni się w zależności od kultury, więc bądź tego świadomy i upewnij się, że nie ma z tym problemu. Weź pod uwagę różnice w walutach, stawkach VAT i inne różnice finansowe. Wreszcie, weź pod uwagę różnice w strefach czasowych, tzn. dowiedz się, w jakich przedziałach czasowych dostawca jest dostępny do komunikacji.

Co najważniejsze - zaangażuj wszystkich

Posiadanie procesu zarządzania relacjami z dostawcami jest ważne, ale kluczowe jest zaangażowanie wszystkich członków firmy.

Miliardy złotych rocznie wydawane są poza właściwymi kanałami zaopatrzenia, co nazywane jest wydatkami niefrasobliwymi i oznacza, że zakupy nie odbywają się zgodnie z umowami zawartymi ze sprzedawcami, co powoduje dodatkowe koszty. Tylko nieliczne firmy mają wdrożone systemy zamówień.

Usprawnienia w zarządzaniu relacjami z dostawcami:

• Zgodność: Poprawa kontroli w celu zapewnienia kupowania od preferowanych lub zakontraktowanych dostawców przy użyciu systemu zamówienia zakupu.
• Przejrzystość zarządzania wydatkami: Brak wszystkich zaangażowanych osób oznacza brak danych, a tym samym słabą przejrzystość i widoczność wydatków. Jeśli nie wiesz, ile wydaje się na poszczególnych dostawców i jakie są szczegóły tego, co jest kupowane, nie możesz dokładnie ocenić, czy otrzymujesz dobrą obsługę lub wartość, a także trudno jest porównać dostawców.
• Efektywność automatyzacji: Samo zautomatyzowanie nie wystarczy. Dużą szansą jest zaangażowanie wszystkich osób, przeszkolenie ich i stosowanie najlepszych praktyk.

Możesz usprawnić przepływ pracy systemu zarządzania relacjami z dostawcami

Przedsiębiorstwa nie powinny lekceważyć zarządzania relacjami z dostawcami, jeśli chcą odnieść sukces. Każda złotówka zaoszczędzona dzięki efektywnemu zarządzaniu dostawcami trafia prosto do zysków. Nie lekceważ oszczędności czasu i kosztów. Stwórz proces przestrzegania najlepszych praktyk i korzystania z systemu do zarządzania wydatkami, pomoże to usprawnić proces relacji z dostawcami. Udostępni pracownikom jasne wytyczne dotyczące zakupów i pozwoli im poświęcić więcej czasu na ich kluczowe obowiązki, jednocześnie dając firmie wgląd niezbędny do dalszego przeglądu i poprawy wartości dostawców.