Aplikacja delegacja, polityka rozliczeń wydatków

Polityka rozliczeń wydatków służbowych powinna być jasna i przejrzysta. Tak aby, wdrożona aplikacja rozliczanie delegacji pozwalała w łatwy sposób rozliczyć wydatki.

Pracując w firmie, pracownik często ponosi wiele rodzajów wydatków służbowych. Wydatki te mogą być poniesione podczas podróży służbowej, spotkania z klientem, a nawet imprezy poza siedzibą firmy.

• Czy Twoja firma posiada listę wytycznych, które pomogą pracownikom zrozumieć, jakie wydatki służbowe podlegają zwrotowi?
• Czy są świadomi limitów w poszczególnych kategoriach wydatków?
• Czy pracownicy wiedzą, jakie są konsekwencje nieuczciwych wniosków o zwrot kosztów?

Jeśli nie, to właśnie w tym momencie do gry wchodzi polityka podróży i wydatków.

Aplikacja delegacja ułatwia rozliczanie wydatków służbowych na podróże. Są najczęstszym rodzajem wydatków biznesowych ponoszonych przez firmę. Ponadto, jest to drugi co do wielkości możliwy do kontrolowania koszt dla firmy, po kosztach wynagrodzeń pracowników. Dlatego tak ważne jest, aby zwracać na nie uwagę.

Polityka podróży i wydatków odgrywa kluczową rolę w usprawnianiu procesów biznesowych, ograniczeniu kosztów i eliminowaniu nadużyć w zakresie zwrotu wydatków służbowych. Wszechstronna i dobrze zdefiniowana polityka podróży i wydatków jest niezbędnym elementem wyposażenia każdej firmy, która planuje rozwój.

Aplikacja delegacja, polityka rozliczeń wydatków

Polityka wydatków na podróże służbowe powinna w idealnej sytuacji zapewniać pracownikom i zespołom finansowym wytyczne dotyczące sposobu, w jaki firma będzie zwracać koszty podróży służbowych swoim pracownikom. Istotne jest, aby polityka podróży i wydatków była dobrze opracowana i obejmowała wszystkie obszary sprawozdawczości wydatków. Pomoże to uprościć proces zwrotu kosztów podróży oraz nałoży odpowiednie limity na wydatki związane z podróżami służbowymi.

Aplikacja delegacja, polisy kosztów i podróży

Polityka podróży i wydatków ma na celu rozwianie wszystkich możliwych wątpliwości związanych z wydatkami na podróże służbowe. Jeśli kwestie te pozostaną nieuwzględnione, może to prowadzić do naruszenia zasad polityki, wydatków wykraczających poza zakres polityki, fałszywych wniosków o zwrot kosztów, spadku zgodności z zasadami i wielu innych. Te czynniki razem wzięte mogą oznaczać problemy dla firmy.

Wyzwania, przed którymi stają pracodawcy bez zdefiniowanej polityki podróży i wydatków:

• Jeśli wydatki służbowe nie są zawsze pod kontrolą, firma może wydać za dużo pieniędzy z powodu ukrytych kosztów.
• Ze względu na reperkusje wynikające z braku polityki w zakresie podróży i wydatków, pracownicy są skłonni do nieodpowiedzialnego wydawania pieniędzy podczas podróży służbowych.
• Wzrost liczby fałszywych wniosków o zwrot kosztów w postaci duplikatów, zawyżonych i błędnie zgłoszonych wydatków służbowych.
• Bez polityki wydatków na podróże służbowe nie można kontrolować i przeciwdziałać oszustwom, a tym samym zachęcać do ich popełniania.

Wyzwania, przed jakimi stają zespoły finansowe i osoby zatwierdzające bez zdefiniowanej polityki podróży i wydatków:

• Ze względu na brak rygorystycznych terminów, osoby zatwierdzające lub weryfikujące wydatki służbowe mogą opóźniać proces zwrotu kosztów lub akceptować fałszywe wnioski.
• Jeśli wydatki służbowe nie są zarządzane w sposób zgodny z przepisami, ich kontrola i księgowanie stają się problematyczne i błędne.
• Cały proces weryfikacji i zatwierdzania wydatków służbowych może trwać długo, jeśli w grę wchodzą kontrole ręczne. Co więcej, staje się on bardziej podatny na błędy ludzkie.
• Bez polityki podróży i wydatków służbowych, nie ma sztywnego sposobu rejestrowania i przechowywania danych dotyczących wydatków. W związku z tym, zespoły finansowe nie mają wglądu w trendy i wzorce wydatków.

Wyzwania, przed jakimi stają pracownicy bez zdefiniowanej polityki podróży i wydatków:

• Bez odpowiedniego wglądu w politykę podróży i wydatków, pracownicy mogą w końcu naruszyć tę politykę i ponieść wydatki niezgodne z polityką.
• Pracownicy mogą nie mieć pewności, czy pewne wydatki podlegają zwrotowi, czy też nie. W rezultacie, mogą ich w ogóle nie zgłaszać.
• Ze względu na utratę osobistych pieniędzy, pracownicy mogą całkowicie unikać wyjazdów służbowych.
• Może to mieć bezpośredni wpływ na morale pracowników i ich wydajność.

Aplikacja delegacja, zgodność z polityką wydatków

Co to jest polityka podróży i wydatków?

Celem polityki podróży i wydatków jest wyeliminowanie lub ograniczenie czynników ryzyka związanych z procesem raportowania wydatków. Czyni to poprzez określenie reguł i zasad, których zespoły finansowe i pracownicy muszą przestrzegać przy rozliczaniu wydatków na podróże służbowe.

Podstawowe funkcje dobrze opracowanej polityki podróży i wydatków:

• Podróż lotnicza.
• Transport lokalny.
• Rezerwacje hotelowe.
• Zaliczki na poczet podróży.
• Wydatki na firmowe karty kredytowe.
• Wydatki medyczne i ubezpieczeniowe.
• Diety i zaliczki pieniężne.

Ustalenie wytycznych dla pracowników w zakresie ograniczania i rejestrowania wydatków na podróże

Polityka podróży i wydatków służbowych nakłada limity i warunki, aby zarządzać i regulować raportowanie wydatków. Przedziały wydatków w polityce podróży i wydatków powinny być oparte na przeznaczeniu, charakterze pracy i innych tego typu zmiennych.

Każda kategoria wymaga odrębnego podejścia, aby rozsądnie śledzić wydatki służbowe. Polityka ta identyfikuje i opracowuje odpowiednie sposoby ograniczania tych wydatków w jak największym stopniu.

Sposoby kontrolowania wydatków służbowych za pomocą polityki podróży i wydatków:

• Podróże lotnicze - Wyraźnie określ, która klasa rezerwacji lotniczych będzie miała zastosowanie do zwrotu kosztów. Jeśli nie posiadasz biura podróży, upewnij się, że wspomniałeś kiedy i w jaki sposób pracownicy muszą dokonywać rezerwacji.
• Rezerwacje hotelowe - Określ hotele lub sieci hotelowe, w których mogą zatrzymywać się pracownicy. Jeśli nie masz agenta rezerwacji, upewnij się, że podano kwoty limitów dla rezerwacji hotelowych.
• Transport lokalny - Zgodnie z obowiązującymi przepisami, potwierdź stawkę kilometrową w oparciu o typ pojazdu, przejechane kilometry i lokalizację.
• Wydatki na firmową kartę kredytową - Ustal jasne granice, aby nie mieszać wydatków osobistych i służbowych. Zniechęcaj swoich pracowników do używania tej karty dla osobistych korzyści.
• Diety - Jeśli zapewniasz swoim pracownikom diety, upewnij się, że podajesz ich wysokość.
• Zaliczki na poczet podróży służbowych - określ zaliczki na poczet podróży służbowych lub gotówkowych, które firma oferuje pracownikom podróżującym.

Określenie obowiązków pracowników w zakresie wydatków na podróże służbowe

Pracownicy powinni wydawać pieniądze na cele służbowe w sposób równie odpowiedzialny jak na cele osobiste. Polityka podróży i wydatków określa zasady etyczne i obowiązki związane z podróżami służbowymi. Wytycza ona drogę, którą każdy pracownik powinien podążać, aby utrzymać legalność swoich wydatków służbowych. Oczekuje się od nich uczciwego osądu przy wydawaniu i raportowaniu wydatków służbowych. Dzięki ustalonej z góry polityce podróży i wydatków, pracownicy mogą mieć jasny obraz tego, co powinni zrobić przed, w trakcie i po podróży służbowej.

Aplikacja delegacja, raportowanie wydatków

Wytyczne dotyczące podróży służbowych ułatwiające bezproblemowe raportowanie wydatków. Opisanie procedury raportowania wydatków.

Polityka podróży i wydatków opisuje procedurę zgłaszania wydatków w celu uzyskania zwrotu kosztów. Określa ona specyfikę składania i zatwierdzania raportów wydatków. Określa również idealne ramy czasowe dla zgłaszania wydatków, aby uniknąć opóźnień lub przeoczeń.

Aplikacja delegacja, szybszy zwrot kosztów podróży

Opisanie procedury zatwierdzania i zwrotu wydatków.

Po zgłoszeniu wydatku służbowego, zanim zostanie on przetworzony i zwrócony, podlega on weryfikacji. Polityka podróży i wydatków powinna w idealny sposób opisywać proces zatwierdzania stosowany w firmie. Powinna określać kryteria zatwierdzania, oznaczania lub odrzucania wydatków. Procedura i lista kontrolna, które muszą być przestrzegane przez osoby zatwierdzające w celu przetworzenia raportu i zwrotu kosztów, są określone w polityce podróży i wydatków. W związku z tym, polityka podróży i wydatków określa również udział biur podróży i administratorów w badaniu i zatwierdzaniu wydatków.

Dlaczego polityka podróży i wydatków ma znaczenie?

Każda firma potrzebuje zasad i regulacji, aby systematycznie realizować swoje działania. Jak każda inna działalność, również podróże służbowe i zwrot kosztów wymagają przestrzegania określonych wytycznych. Wydatki na podróże służbowe są stałym kosztem, który jest niezbędny do prowadzenia i rozwijania działalności. Aby sprawdzić, czy są one raportowane i zarządzane w sposób efektywny, firma musi wdrożyć politykę podróży i wydatków służbowych. Dobrze napisana i zakomunikowana polityka podróży i wydatków usprawnia zarządzanie kosztami podróży dla firmy, jak również ułatwia ten proces pracownikom.

Proces ten nie kończy się jednak na skutecznym opracowaniu polityki podróży i wydatków. Efektywne egzekwowanie polityki podróży i wydatków decyduje o jej skuteczności. Aplikacja HR, aplikacja delegacje pozwala z łatwością dostosowywać, zmieniać i egzekwować zasady w całej firmy!