Projektowanie aplikacji internetowych, a wykorzystanie Excela

Każda aplikacja dedykowana mająca na celu zwiększenie efektywności pracowników, jest tylko lepszą formą Excela lub tym, czego Excel nie może wykonać w prosty sposób.

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, profesjonalistą, czy studentem - wszyscy mamy jedną wspólną cechę - używamy arkuszy kalkulacyjnych!

Excel lub arkusze kalkulacyjne są podstawą prawie każdej zorganizowanej działalności, którą znam. Nie spotkałem się do tej pory z firmą, która w mniejszym lub większym zakresie nie wykorzystuje Excela lub Google Sheets. Ich prostota i wszechstronność są powodem, dla którego mają dziś ponad setki milionów użytkowników.

Nie ma wątpliwości, że arkusze kalkulacyjne służą jako szybkie rozwiązanie dla większości naszych potrzeb biznesowych. Ale korzystanie z nich wiąże się również z wieloma konsekwencjami:

• formułami działającymi w tle,
• nadpisywaniem tych samych wartości,
• bezpieczeństwem i dostępnością,
• współdzieleniem dokumentów,
• chaosem związanym z wieloma użytkownikami,
• wielokrotnym powtarzaniem tych samych czynności przez różne osoby.

To prowadzi nas do pytania: czy już czas zmienić Excel na dedykowaną aplikację internetową?

Projektowanie aplikacji internetowych, a wykorzystanie Excela

Wady używania arkuszy kalkulacyjnych

Efektywne wykorzystanie czasu, pieniędzy i zasobów jest istotą każdej rozwijającej się firmy. Przedsiębiorstwa, które korzystają z arkuszy kalkulacyjnych i ręcznie przeprowadzają procesy biznesowe, wydają się być po przegranej stronie. Kiedy świat staje się cyfrowy, automatyzacja oraz transformacja cyfrowa wydają się być hasłami przewodnim. Z oczywistych powodów!

Dedykowane aplikacje internetowe wykonują podobne zadania w kilka sekund, w porównaniu do godzin spędzonych na arkuszach kalkulacyjnych. Pomagają one również zainteresowanym stronom z całym spektrum poprzez ograniczenie powtarzalnej i ręcznej pracy w celu skupienia się na innych zadaniach. Są to rzeczy, których arkusze kalkulacyjne nie mogą zaoferować w żadnym zakresie.

Aby dać małą perspektywę, oto kilka procesów, w które byliśmy zaangażowani przy projektowania aplikacji internetowych:

• Aplikacja CRM dla firmy eventowej.
• System IT dla firmy leasingowej, w którym aplikacja pozwala przeprowadzić w rozproszonym środowisku cały proces przydzielania leasingu od rozpatrzenia wniosku potencjalnego klienta po możliwość wydrukowania zaakceptowanej umowy leasingu w oddziale firmy leasingowej.
• System IT dla brokera ubezpieczeniowego. Dedykowana aplikacja internetowa zarządzająca procesem sprzedaży i rozliczenia umów ubezpieczeniowych.
• Dedykowana aplikacja webowa dla firmy windykacyjnej. Aplikacja pozwala zautomatyzować cały proces zgłaszania roszczeń windykacyjnych.
• Aplikacja do zarządzanie rozliczeniami i abonamentami, audytem i zarządzanie nadużyciami finansowymi, automatyzacja należności i zarządzanie wydatkami
• Aplikacja HR – zarządzanie miękkim HR. Całym procesem przyjmowania pracowników oraz rozliczania ich, ścieżka kariery, benefitami pracowniczymi.
• Aplikacja zarządzanie delegacjami w firmie posiadającej kilkuset pracowników, pracujących w kilkudziesięciu lokalizacjach w Polsce.
• Zarządzanie zadaniami i projektami, współpraca
• Aplikacja do analityki danych - organizacja danych, wizualizacja danych, udostępnianie danych

Wspólną obserwacją, którą poczyniliśmy, było to, że pomimo tych wszystkich różnorodnych funkcji, w większości przypadków przechodziliśmy z Excela na dedykowaną aplikację internetową, która stała się silnikiem i napędzała nowe procesy biznesowe w firmach. Zauważyliśmy, że arkusze kalkulacyjne były dla nas punktem startowym, obszarem, od którego rozpoczynaliśmy współprace z firmami na drodze do osiągnięcia bezproblemowych, zautomatyzowanych procesów biznesowych i operacji.

Projektowanie aplikacji internetowych rozpocznij od Excela

W wielu przypadkach firmy nie zdają sobie sprawy z tego, że istnieje rozwiązanie lub że mają nawet problem. To przede wszystkim wtedy, gdy koszty i utrata efektywności wykraczają poza etap zarządzania, przedsiębiorstwa akceptują zastanę rozwiązania w postaci Excela i aplikacje niespełniające ich oczekiwań. Z perspektywy czasu, to co, widzimy jako wyzwalacze problemu, który sprawił, że firmy rezygnują z arkuszy kalkulacyjnych.

Jeśli doświadczasz jednego lub więcej z tych problemów, to prawdopodobnie nadszedł czas, aby rozważyć aplikację biznesową w celu ich rozwiązania:

Słabe wykorzystanie danych do uzyskania obrazu biznesu.

Dane to nowa ropa naftowa, ale samo jej wytworzenie nie wystarczy. Liczy się dokładne gromadzenie, przechowywanie i interpretowanie wszystkich informacji. Jeśli arkusze Excela nie pomagają w bezproblemowej interpretacji kluczowych spostrzeżeń biznesowych, prawdopodobnie nadszedł czas, aby spojrzeć dalej.

Zmniejszenie efektywności pracy pracowników z powodu powielania czynności.

Dzięki współpracy ludzi z różnych lokalizacji, regionów geograficznych i funkcji, statyczna wersja danych takich jak Excel staje się wyzwaniem. Może ona powodować wiele dodatkowej pracy tylko dlatego, że nie została zaktualizowana. Jeśli istnieje wiele wersji tego samego dokumentu przekazywanych jako załącznik do wiadomości email, śledzenie zmian również staje się zadaniem. Kosztuje to Twoich pracowników cenny czas i dodatkowy wysiłek.

Ograniczona kontrola dostępu do konkretnych zadań

W każdej organizacji istnieją współzależności i informacje niejawne lub zastrzeżone dla niektórych grup użytkowników. W związku z tym firmy nie udostępniają wszystkich danych wszystkim. To jest oczywiste i naturalne. Tworzenie ograniczonych widoków dla różnych osób w Excel może często prowadzić do kaskadowych problemów z kontrolą wersji i śledzeniem zmian. Na przykład, powiedzmy, że pracujesz nad danymi dotyczącymi płac w aplikacji HR lub rozliczasz dokumenty w aplikacji do zarządzania delegacjami. Podczas gdy obliczeń możesz dokonać w jednym pliku Excela, odpowiednie dane muszą być udostępnione tylko wybranym pracownikom. Jak zamierzasz to osiągnąć. Najczęstszą praktyka jest kopiowanie (sic!) danych z jednego Excela do drugiego, który udostępniasz wybranym pracownikom.

Brak danych i standaryzacja procesów

Istotną częścią każdej firmy jest standaryzacja sposobu rejestrowania danych i procesów. Jest to jeden z powodów, dla których firmy opracowują formalne i nieformalne standardowe procedury operacyjne (SPO) (eng. standard operating procedures - SOP).

Arkusze kalkulacyjne stanowią wyzwanie przy ustalaniu spójności, zwłaszcza gdy istnieje wielu dostawców i edytorów danych, a informacje muszą być gromadzone. Agregowanie danych w jednym pliku Excel jest możliwe, ale przy wielu edytorach, którzy powinni posiadać różne poziomy dostępu jest mocno utrudnione. Prostym przykładem może być to, że każdy użytkownik może inaczej rejestrować daty. Może to ostatecznie prowadzić do błędów i znaczącego czasu poświęconego na ich naprawę.

Spadek efektywności i wydajności operacyjnej

Zwiększanie wydajności i produktywności jest stałym priorytetem dla każdej organizacji. Dlatego też firmy muszą rozważyć możliwości ograniczenia działań, które są ręczne, powtarzalne lub podatne na błędy. Zapewne pamiętasz z wielu szkoleń i spotkań, że w każdym miejscu, w którym człowiek wprowadza dane, jest to miejsce wprowadzanie błędnych danych.

Na przykład, zamiast programów do śledzenia należności w Excelu i ręcznego dopasowywania ich do wyciągów bankowych, aplikacja HR lub system IT dla firm leasingowych może automatycznie pogodzić te dwa wydatki, oszczędzając w ten sposób czas i wysiłek. W ten sposób aplikacja przyczynia się do wzrostu produktywności pracowników.

Potrzeby biznesowe, które nie są zaspokojone

W miarę jak przedsiębiorstwa stają się coraz bardziej złożone, zmienia się również charakter logiki, którą należy stosować. Skodyfikowanie jej i zarządzanie nią w programie Excel może stanowić coraz większe wyzwanie. Użytkownicy, którzy biegle posługują się zaawansowanymi funkcjami, mogą to jeszcze przedłużyć o jakiś czas. Dla użytkowników Excela, którzy nie znają zaawansowanych jego funkcji nieuchronnie stanie się to trudne.

Na przykład, jeden z naszych klientów miał inną politykę wydatków dla wybranych grup pracowników w różnych działach. Co więcej, różniło się to zarówno pod względem geograficznym, jak i walutowym, z ograniczeniami dziennymi i miesięcznymi.

Polityka różnych wydatków  może być uzasadniona na podstawie ich wymagań biznesowych, ale jej egzekwowanie i zarządzanie w programie Excel jest wyzwaniem i operacyjnie w zakresie efektywności pracy. Aplikacja do zarządzania kosztami, w połączeniu z aplikacją obieg faktur kosztowych, ustawia i w ogóle umożliwia zastosowanie procesów biznesowych za pomocą kilku kliknięć. Zajmujemy się również egzekwowaniem i zarządzaniem wszystkimi złożonymi politykami wydatków.

Projektowanie aplikacji internetowych rozpocznij od Excela, podsumowanie

Ten artykuł ma na celu pokazanie możliwości, jakie stoją przed zastosowaniem dedykowanych aplikacji internetowych zamiast Excela. Twoje procesy biznesowe wymagają uaktualnienia i usprawnienia, a być może będziesz musiał pokonać swoje przyzwyczajenie do Excela. Ale kiedy już doświadczysz możliwości, które aplikacje biznesowe mogą dostarczyć, mogę zapewnić, że nie wrócisz do starych przyzwyczajeń!

Popatrz na swoje procesy biznesowe. Wszędzie tam, gdzie występują czynniki:

• Procesy biznesowe można zinformatyzować.
• Dane, które aplikacja agreguje są dodawane i edytowane przez kilka osób.
• Proces biznesowy jest powtarzalny. Czyli co określony czas kilka osób wykonuje te same czynności.

Poszukaj takich procesów u siebie w firmie. Zadzwoń do nas, stworzymy dla Ciebie zaprojektujemy aplikację internetową.

Wdrożenie systemu IT to proces, proces, który z Twojej strony wymaga przygotowania. Zanim rozpoczniesz proces wyboru dostawcy systemu IT przygotuj w formie pisemnej:

• Model biznesowy aplikacji internetowej
• Wymagania biznesowe aplikacji internetowej
• Wymagania funkcjonalne aplikacji internetowej
• Wymagania niefunkcjonalne aplikacji internetowej
• Przypadki użycia aplikacji internetowej

Artykuły na powyższe punkty znajdziesz na naszej stronie www.

W kolejnym kroku przeprowadź proces wyboru dostawcy systemu IT. Pamiętaj, że możemy Ci pomóc.