Projektowanie aplikacji internetowych oparte na arkuszach kalkulacyjnych

Projektowanie aplikacji internetowych oparte na arkuszach kalkulacyjnych

Firmy używają arkuszy kalkulacyjnych do wszystkiego. Niedawno widzieliśmy firmę korzystającą z programu Excel do zarządzania planowaniem pracy dużej grupy pracowników. Według nas, arkusz nie zawiera jednego, spójnego sposobu gromadzenia i przechowywania danych. Jeden numer lub formułę używaną w całym arkuszu. Wszystkie elementy wykonane były przez różnych użytkowników, na ich indywidualne potrzeby.

Widzimy wiele wczesnych etapów aplikacji internetowych, również startupy zarządzają ręcznie swoimi procesami biznesowymi używając Excela lub Googe Sheets. Korzystanie z programu Excel to świetny sposób, aby od razu uruchomić i zacząć działać. Może on pomóc zweryfikować pomysł startupu przed przystąpieniem do budowania oprogramowania.

Ale firmy mają tendencję do wykorzystywania Excela poza obszary, dla których został pierwotnie stworzony Używają go poza granice arkusza do obliczeń i prezentacji wyników. Z jednej strony pliki stają się codzienną rutyną w procesie zarządzania firmą. Po jakimś czasie pliki szybko stają się zbyt trudne do zarządzania.

Obszary, w których aplikacje dedykowane posiadają istotną przewagę nad Excelem:

  • Wiele osób, które dodają dane musi posiadać dostęp tylko do części danych zawartych w Excelu.
  • Wiele osób musi posiadać dostęp do tych dych samych danych.
  • Wiele osób musi posiadać dostęp do tych samych dokumentów.
  • Użytkownicy muszą wchodzić w interakcje z danymi.
  • Aplikacja zyskałaby znacznie poprzez integrację z innymi aplikacjami (API).
  • Przedsiębiorstwo lub jego klienci chcą wprowadzać lub uzyskiwać dane na urządzeniach przenośnych, w różnych miejscach.
  • Firma jest gotowa do skalowania i automatyzacji.

Z tych powodów wiele firm odchodzi od arkuszy kalkulacyjnych na rzecz dedykowanych aplikacji webowych opartych na chmurze.

Kiedy już zidentyfikujesz problemy z obecnym procesem biznesowym opartym na Excelu, możesz zacząć szukać alternatyw. W wielu przypadkach firmy decydują się na przeniesienie procesu opartego na Excelu do dedykowanej aplikacji internetowej.

Projektowanie aplikacji internetowych jest właściwym kierunkiem rozwoju firm. Aplikacja, która zastąpi arkusz kalkulacyjny, stwarza pewne wyjątkowe wyzwania. Jedną z zalet Excela jest fakt, że jest on nieskończenie elastyczny. Można zmieniać układ kolumn, szybko dodawać wiersze i zmieniać nazwy kolumn i wierszy bardzo szybko. Ale ta elastyczność stwarza problemy, gdy wiele osób musi dzielić się tym samym dokumentem. W przypadku aplikacji dedykowanych, podstawowa struktura danych musi być z góry określona.

Projektowanie aplikacji internetowych oparte na arkuszach kalkulacyjnych

Rozmowa z użytkownikami aplikacji internetowej

Pierwszą czynnością, którą robimy, jest rozmowa z ludźmi, którzy korzystają z arkusza kalkulacyjnego. Mogą to być pracownicy lub klienci. Chcemy zrozumieć, jak wykonują oni swoją pracę i do czego wykorzystują arkusz kalkulacyjny. Chcemy zrozumieć cały proces z punktu widzenia każdego typu użytkownika.

Kiedy rozmawiamy z użytkownikami, zwykle okazuje się, że mają oni inne procesy, które wykonują razem z arkuszem kalkulacyjnym. Na przykład, możemy zobaczyć na ich biurku notatkę post-it z treścią, którą muszą wprowadzić za każdym razem. Możemy wykorzystać tę wiedzę do wbudowania tych dodatkowych procesów biznesowych w dedykowaną aplikację internetową.

Rozmowa z pracownikami ma dodatkową korzyść w postaci ich wkładu i opisów. To ważne dla całej organizacji, aby chcieć korzystać z aplikacji dedykowanej i zaangażować się w proces wykorzystania jej.

Tworzenie diagramów przepływu pracy

Kiedy obserwujemy ludzi pracujących, rejestrujemy te procesy biznesowe na diagramie przepływu pracy. Diagram ten daje nam dobre wyobrażenie o głównych funkcjach arkusza kalkulacyjnego. Informuje nas również o wszelkich ograniczeniach procesu biznesowego, które będziemy musieli uwzględnić w dedykowanej aplikacji internetowej. Chcemy, aby cały proces przebiegał w kolejnych etapach.

Przepływy pracy w projektowanej aplikacji internetowej

Zbyt często użytkownicy próbują zaprojektować aplikację internetową tak, aby pasowała do arkusza kalkulacyjnego jeden do jednego. Wnika to przede wszystkim z faktu, że nie posiadają innego doświadczenia. Nikt nie chciałby używać aplikacji, która przypomina arkusz kalkulacyjny. Kluczem jest uchwycenie przepływu pracy, procesów biznesowych i wartości dostarczanej przez arkusz kalkulacyjny, a nie projektu. Istotne jest, aby nawa dedykowana aplikacja internetowa przyczyniała się do tworzenia przewagi konkurencyjnej przez firmę.

Dzięki aplikacji masz dużo większą elastyczność w tworzeniu intuicyjnej obsługi. Zazwyczaj istnieją lepsze sposoby tworzenia tej wartości dodanej bez konieczności posiadania projektu, który wyglądałby jak stary arkusz kalkulacyjny.

Zobacz przyszłość

Twój arkusz kalkulacyjny przedstawia Twój dzisiejszy proces biznesowy. Właściwie jest efektem końcowym procesu, ponieważ samego procesu nie jest w stanie odzwierciedlić. Dodajesz kolumny lub zakładki do swojego skoroszytu, nie zastanawiając się nad tym. Ale kiedy zbudujesz dedykowaną aplikację internetową, będziesz chciał przynajmniej mieć pojęcie, dokąd może zmierzać Twój biznes. Mając dobrą architekturę aplikacji, powinieneś być w stanie nadal wprowadzać zmiany i rozwijać ją. Znajomość potencjalnych kierunków z wyprzedzeniem może znacznie ułatwić przyszłe zmiany.

Zaangażuj się w nową aplikację dedykowaną

Kiedy projektowana aplikacja dedykowana jest gotowa, ważne jest, aby cała firma zobowiązała się do korzystania z niej. Powrót do starego sposobu korzystania z arkusza kalkulacyjnego jest dla pracowników zbyt łatwy. Ale przechowywanie danych w wielu miejscach utrudnia przyjęcie nowej aplikacji. Wdrożenie systemu IT to istotne wyzwanie dla firmy, szczególnie takiej, w której do tej pory dominowały pliki Excel.

Arkusze kalkulacyjne w Twojej firmie
  • Jakich arkuszy kalkulacyjnych używasz w swojej firmie? Pewnie kilka.
  • Czy zauważyłeś jakieś ograniczenia? Zwróć uwagę na możliwości przekształcenia ich w aplikację.
  • Prześlij nam swój arkusz kalkulacyjny, wykorzystaj opis aplikacji i opisz swoje potrzeby. Zaprojektujemy dla ciebie dedykowana aplikację internetową.