Baza wiedzy w firmie
Celem bazy wiedzy w firmie jest zwiększenie jej konkurencyjności poprzez udostepnienie wartościowych informacji wszystkim, którzy ich potrzebują. Wartość firmy stanowi zbiorowa suma wiedzy posiadanej przez ludzi, którzy w niej pracują, poza wieloma materialnymi i niematerialnymi przedmiotami.
W każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości, informacje są tworzone, przechwytywane, udostępniane i modyfikowane. Ostatecznie informacje stają się towarem. Pozyskanie informacji oznacza zysk materialny. Informacja staje się kapitałem intelektualnym. A kapitał ten może osiągnąć swój pełny potencjał tylko wtedy, gdy zostanie udostępniony i wykorzystany w celu realizacji następnego zadania, procesu, projektu lub produktu, nad którym ty luk ktoś inny pracuje. Wymaga to rejestrowania i przechowywania informacji w spójny sposób za pomocą aplikacji dedykowanej baza wiedzy w firmie.
Co to jest zarządzanie wiedzą?
Zarządzanie wiedzą to zbiór procesów, które reguluje tworzenie, dystrybucję i wykorzystanie intelektu. W obliczu komunikacji i nadmiaru danych zarządzanie wiedzą jest ważne przy podejmowaniu decyzji, budowaniu firmy i kultywowaniu silnej kultury organizacyjnej.
Wiedza nie jest wartościowa sama w sobie. Nie istnieje w próżni. To tak jak z tym całym pytaniem o "drzewo spadające w lesie". To, czy spadło, czy nie, jest nieistotne, ponieważ nikt nie zna odpowiedzi.
Informacja staje się cenna, gdy jest przekazywana - a jednak badania pokazują, że komunikacja pozostaje głównym wyzwaniem dla większości organizacji. Według badań przeprowadzonych przez SIS International Research, 70% małych i średnich firm podaje nieefektywną komunikację jako swój główny problem. Firma zatrudniająca 100 pracowników spędza średnio 17 godzin tygodniowo na komunikacji. Przekłada się to na przybliżony istotny koszt rocznie. W innym badaniu Fierce, Inc. stwierdzono, że 86% pracowników i kadry kierowniczej jako przyczynę niepowodzeń w miejscu pracy podaje brak współpracy lub nieefektywną komunikację. Przedsiębiorstwa tracą dziesiątki miliardów rocznie przez brak dzielenia się wiedzą.
Co to jest baza wiedzy w firmie?
Jak możesz wykorzystać bazę wiedzy w firmie
Pierwszą rzeczą, którą rozważ, jest sposób przepływu wiedzy w firmie. Bez względu na wielkość czy sektor, wiedza przepływa przez istniejące ścieżki. Ścieżki te muszą być prześledzone w celu zidentyfikowania punktów źródłowych informacji, krytycznych funkcji, które prowadzą do tworzenia wiedzy oraz ryzykownych wąskich gardeł, które utrudniają przepływ informacji do punktu jej wykorzystania. Stwórz mapę lub oddeleguj menedżera wiedzy do jej stworzenia. Stwórz schemat, na podstawie którego możesz wprowadzać zmiany i ulepszenia.
Na przykład, jeśli źródło informacji znajduje się w aplikacji Wiki, której nikt nie odwiedza, nadszedł czas, aby zastanowić się nad sposobami ułatwienia dostępu do niej. Być może informacje te zostaną przeniesione w inne miejsce. Może Wiki nie jest wystarczająco dobrze reklamowana? Może proces logowania jest pracochłonny i potrzebne jest usprawnione miejsce dostępu. Niezależnie od sytuacji, skuteczne zarządzanie wiedzą zaczyna się od dokładnego i szczegółowego zrozumienia sposobu, w jaki informacje różnego rodzaju są przekazywane w całej firmie.
Wykorzystując te ścieżki interakcji społecznej, przedsiębiorstwo może skupić się na tworzeniu, przechowywaniu, aktualizowaniu i rozpowszechnianiu wiedzy lub kapitału intelektualnego, nie tylko w pracy, ale również na rynku.
Co to jest baza wiedzy w firmie?
Zarządzanie wiedzą różni się w zależności od firmy.
Każda firma czy organizacja jest inna, a zatem nie ma takich samych potrzeb w zakresie zarządzania wiedzą. Nawet dwie odrębne firmy działające w ramach tej samej branży mogą potrzebować innych baza wiedzy, systemów zarządzania wiedzą (KMS). Dlaczego? Ponieważ każdy podmiot działa w oparciu o odrębny zestaw czynników środowiskowych, które prowadzą do powstania unikalnych źródeł informacji i sposobów pozyskiwania tych informacji, a także różnych preferencji w zakresie metod ich dystrybucji. Każda firma posiada również inną, swoją unikalną kulturę organizacyjną i sposób zarządzania, które w jakiś sposób muszą być odzwierciedlone w aplikacji baza wiedzy w firmie.
Na przykład, mała firma spożywcza może mieć przedstawicieli handlowych, którzy są stale w drodze sprzedając produkty i obsługując sklepy regionalne. Przy tak dużej liczbie osób pracujących poza biurem i w ruchu, zdolność do ciągłej i płynnej komunikacji staje się kluczowa. Przedstawiciele muszą mieć dostęp do krytycznych informacji z terenu, czy to materiałów marketingowych lub aktualizacji zamówienia i utrzymać swoich menedżerów poinformowanych o tym, co się dzieje. Menedżerowie muszą wiedzieć, co się dzieje w polu, aby mogli zapewnić wsparcie i przekazać liczby sprzedaży w przełożonym. W przypadku organizacji rozproszonej, spójna komunikacja jest niezbędna do utrzymania kultury organizacyjnej i napędzania zaangażowania.
Weźmy przypadek organizacji non-profit, która, aby przetrwać, polega na sile swojej społeczności zwolenników. Zdolność organizacji do komunikowania się pomiędzy dyrektorami i członkami, pozyskiwania nowych członków, aktywizowania już istniejących i organizowania się wokół problemów jest kluczowa. Być może organizacja pracuje nad stymulowaniem rozmów na temat zastraszania w szkołach lub zachęca swoich członków do pisania do swoich przedstawicieli w parlamencie w sprawie projektu ustawy o ochronie środowiska. Organizacje te potrzebują narzędzi, które zainspirują ich członków do dzielenia się wiadomościami i informacjami, samoorganizacji i współpracy nad projektami.
Niezależnie od tego, czy jesteś firmą, czy organizacją non-profit, wszystkie dostępne informacje zamieniają się w bezużyteczny chaos, jeśli nie są uporządkowane. To jest, gdzie baza wiedzy w firmie wchodzi do gry. Idealne aplikacja dedykowana do zarządzania informacjami jest jedyną, która zapewnia różnorodne narzędzia do wyboru i pozwala na łatwe dostosowanie do specyficznych potrzeb organizacji procesu. Dodatkową koniecznością jest prosta, ale skuteczna moderacja treści i modułu uprawnień.
Zarządzanie wiedzą, a stąd baza wiedzy w firmie staje się coraz ważniejsze dla małych firm, aby pozostać konkurencyjnym.
Mimo, że zarządzanie wiedzą jest uznaną dziedziną od dłuższego czasu, znaczenie jego ciągle rośnie. Nawet PMI, wiodące na świecie stowarzyszenie zawodowe zajmujące się zarządzaniem projektami, rozważa włączenie zarządzania wiedzą jako dziesiątego obszaru wiedzy do istniejącego zbioru praktyk zarządzania projektami. Praktyki te nabierają tempa, ponieważ coraz więcej firm dostrzega dramatyczny wpływ, jaki dobre zarządzanie wiedzą może mieć na ich działalność. Ponadto, rośnie liczba pracowników rozproszonych, co oznacza, że więcej firm niż kiedykolwiek wcześniej musi umożliwić swoim zespołom pracę i współpracę w wielu lokalizacjach geograficznych. W miejscach, w których nie posiadają fizycznego kontaktu z współpracownikami.
Procesy, projekty i produkty stale ewoluują, aby być coraz lepszymi, ponieważ stagnacja w oznacza szybką dezaktualizację. Postępu nie da się zatrzymać. Postęp dokonuje się poprzez żywą wymianę pomysłów i środowiska współpracy, które pobudzają innowacje. W związku z tym trend w zarządzaniu wiedzą coraz bardziej skłania się ku "społecznemu zarządzaniu wiedzą", co oznacza, że wiedza jest przekazywana nie tylko wewnątrz organizacji, ale także wśród jej klientów, partnerów biznesowych i na rynku, więc określenie tego, co jest istotne lub wartościowe, staje się wspólnym wysiłkiem.
W artykule Social Media versus Knowledge Management w Harvard Business Review, autor wskazuje, że wiedza musi swobodnie przepływać w organizacji, aby uzyskać najlepszą wartość od ludzi wspólnie z "dobrymi pomysłami płynącymi na szczyt" i rozwijać organizację na dłuższą skalę. Wspaniałe pomysły pojawiają się w mediach społecznościowych, a zarządzanie wiedzą jest jedynym sposobem na przechowywanie informacji i wykorzystanie ich w tej ewolucji.
