Wewnętrzna baza wiedzy. Korzyści

Wewnętrzna baza wiedzy to aplikacja, która może pomóc rozwiązać wiele problemów w firmie. Właśnie rozpocząłeś pracę nad nowym projektem i musisz jak najszybciej zacząć działać. Przydzielono ci partnera, do którego musisz wysłać e-mail w celu uzyskania szczegółów projektu. Współpracownik odpowiada kilka godzin później, radząc, abyś znalazł webinarium, które pomoże ci przyspieszyć pracę, ponieważ będzie poza biurem przez kilka następnych dni. Ale niestety nie jest pewien, gdzie go znaleźć.

Choć jest to skrajny przypadek, ten rodzaj wymiany zdań nie jest rzadkością w miejscu pracy. W rozmowach z przeprowadzonych z klientami wielu z nich stwierdziło, że trudno jest uzyskać od współpracowników informacje potrzebne do wykonywania ich pracy. Firmy potrzebują wewnętrznej strategii zarządzania wiedzą. Wewnętrzna baza wiedzy to skuteczny sposób na zmaksymalizowanie potencjału i zatrzymanie pracowników oraz zbudowanie kultury dzielenia się wiedzą w organizacji.

Wewnętrzna baza wiedzy. Czym jest?

Wewnętrzna baza wiedzy to wykorzystywana w firmie aplikacja składająca się z dokumentów procesowych i narzędzi, których jej członkowie potrzebują do prawidłowego wykonywania swojej pracy. Jej celem jest złagodzenie trudności organizacyjnych, technicznych i związanych z uczeniem się, z którymi często borykają się firmy i które ograniczają produktywność. Wewnętrzna baza wiedzy organizacji jest podobna do wewnętrznej wiki, ale tylko niektórzy liderzy działów (nie tylko kierownicy lub dyrektorzy) mogą edytować jej zawartość .

Wewnętrzna baza wiedzy. Korzyści z wdrożenia.

Niezależnie od tego, czy chodzi o przejście na prace zdalną, czy po prostu trend digitalizacji zasobów, sposób, w jaki ludzie pracują, ewoluował dramatycznie, a aplikacja baza wiedzy stała się niezbędna. Oto dlaczego Twoja firma powinna korzystać z wewnętrznej bazy wiedzy:

Zwiększona wydajność i usprawnione przepływy pracy

Brak skutecznej metody udostępniania informacji w firmie może prowadzić do mniejszej produktywności zespołów. Większość rozmówców mówi, że niedziałające procesy w ich firmie uniemożliwiają im maksymalne wykorzystanie potencjału w pracy.

Dzięki scentralizowaniu niezbędnych zasobów, takich jak poradniki, dokumenty z najlepszymi praktykami i techniki rozwiązywania problemów, pracownicy będą spędzać mniej czasu na szukaniu odpowiedzi, a więcej na wykonywaniu swojej pracy. Kłopotów związanych z poszukiwaniem informacji, zajmujących istotny czas pracy pracowników, można łatwo uniknąć, udostępniając potrzebne zasoby w wewnętrznej bazie wiedzy.

Scentralizowane informacje o firmie i ogłoszenia

Gdzie mogę znaleźć mój pakiet świadczeń? Ile dni urlopu mi pozostało? Jak powinien wyglądać podpis e-mail? Podczas gdy pytania takie jak te często mają łatwą odpowiedź, ktoś ciągle zmienia kontekst, aby na nie odpowiedzieć. Tak więc, specjaliści HR, wewnętrzna baza wiedzy jest dla was.

Ogromną zaletą korzystania z wewnętrznej bazy wiedzy jest przechowywanie powszechnie poszukiwanych informacji, takich jak świadczenia, wynagrodzenia, struktura organizacyjna, dokumenty prawne i branding firmy. W rezultacie specjaliści HR nie muszą odpowiadać na te same pytania, a pracownicy czują się usatysfakcjonowani, wiedząc, że nie muszą czekać na odpowiedź, aby uzyskać potrzebne informacje.

Dodatkowo, wewnętrzna bazy wiedzy służy jako świetne miejsce do publikowania informacji firmowych. Nowe produkty, inicjatywy lub promocje to informacje do udostępnienia w całej firmie. Wiele wewnętrznych baz wiedzy zawiera funkcje, które powiadamiają pracowników o tym co się dzieje w firmie.

Lepsze wdrażanie i utrzymanie pracowników

Proces wdrażania pracownika może wpłynąć na jego doświadczenie, a nawet na to, czy pozostanie on w firmie. Pracownicy często opuszczają firmy, gdy czują się nieprzygotowani i pozbawieni wsparcia. Może to pozostawić firmę w trudnej sytuacji. Zastąpienie pracownika kosztuje wielokrotność jego miesięcznego wynagrodzenia.

Podczas offline szkolenia nowych pracowników mogą być żmudne, wiele firm korzysta z wewnętrznego oprogramowania bazy wiedzy, aby usprawnić to doświadczenie. Wewnętrzna baza wiedzy zawiera narzędzia takie jak workflow, które prowadzą użytkowników przez program lub proces krok po kroku, oraz samouczek, który zapewnia kontekstową pomoc w czasie rzeczywistym, dokładnie wtedy, gdy jest potrzebny.

Wewnętrzna baza wiedzy. Co w niej umieścić?

Wewnętrzna baza wiedzy powinna być unikalna dla Twojej firmy i potrzeb pracowników. Pamiętaj, że to repozytorium informacji powinno przygotować Twój zespół na codzienne sytuacje i pytania, które mogą napotkać. Chociaż nie ma jednej uniwersalnej listy tego, co należy uwzględnić w wewnętrznej bazie wiedzy, poniżej wymieniono niektóre powszechnie używane zasoby:

• Pakiety zatrudnienia.
• Struktura organizacyjna.
• Często zadawane pytania.
• Pomoc w rozwiązywaniu problemów.
• Dokumenty procesowe i filmy instruktażowe.
• Możliwości dalszej nauki.
• Ogłoszenia o aktualizacjach.
• Wytyczne dotyczące marki i marketingu.

Wewnętrzna baza wiedzy. Jak ją skonfigurować?

Tworzenie wewnętrznej bazy wiedzy może wymagać przemyślenia i czasu, ale korzystanie z oprogramowania dedykowanego i członków zespołu może usprawnić ten proces. Wykonaj poniższe kroki, aby rozpocząć usprawnianie zarządzania wiedzą.

Stwórz strategię zarządzania wiedzą

Kuszące może być zebranie wszystkich dokumentów w jednym miejscu i wysłanie ich, strategiczne myślenie o wewnętrznej bazie wiedzy pomoże uniknąć zamieszania i chaosu. Rozważ następujące kwestie, aby stworzyć listę zasobów potrzebnych pracownikom:

• Powtarzające się obawy i pytania pracowników.
• Typowe błędy popełniane przez pracowników.
• Nieaktualne praktyki, które należy zaktualizować lub przemyśleć.

Innym sposobem na zebranie tych informacji jest przeprowadzenie ankiety wśród obecnych pracowników, aby zobaczyć, czego chcą się nauczyć, oraz wśród nowych pracowników na temat ich doświadczeń związanych z wdrażaniem. Ponownie, znajdź wspólne tematy i spróbuj zająć się nimi w swojej wewnętrznej bazie wiedzy.

Znajdź oprogramowanie wewnętrznej bazy wiedzy

Wewnętrzna baza wiedzy pomaga usprawnić konfigurację i przyszłe aktualizacje bazy wiedzy. Ponadto odpowiednia aplikacja wewnętrznej bazy wiedzy jest narzędziem, które można dostosować do wymogów użytkowników.

Zbierz zespół, przydziel role i ustal priorytety projektów

Po opracowaniu strategii i wybraniu odpowiednich narzędzi nadszedł czas, aby wyznaczyć role i zabrać się do pracy. Przydziel wdrożenie jednej osobie, aby utrzymać porządek. Osoba ta powinna czuć się swobodnie w delegowaniu zadań i projektów do innych ekspertów merytorycznych w firmie.

Niezależnie od tego, czy chodzi o znalezienie aktualnych zasobów, stworzenie filmu instruktażowego czy aktualizację dokumentów procesowych, specjaliści ds. wdrożenia systemu IT powinni być odpowiedzialni za doprowadzenie projektu do końca. Pomyślne wdrożenie oprogramowania jest podstawą do osiągnięcia zwrotu z inwestycji w technologię i spełnienia wewnętrznych celów w zakresie wiedzy.

Proś o opinie pracowników i analizuj doświadczenia użytkowników

Twoje zasoby są tak dobre, jak ludzie, którzy z nich korzystają. Nie zapomnij więc sprawdzić swoich pracowników po uruchomieniu wewnętrznej bazy wiedzy, aby zobaczyć, jak ją ulepszyć. Niektóre wewnętrzne bazy wiedzy pozwalają nawet na ankietowanie pracowników podczas korzystania z nich w celu uzyskania bardziej precyzyjnych informacji zwrotnych.

Innym sposobem na zapewnienie maksymalnego wykorzystania wewnętrznej bazy wiedzy jest monitorowanie zaangażowania użytkowników. Śledząc sposób, w jaki pracownicy korzystają z oprogramowania, możesz określić słabe punkty treści i wprowadzić zmiany, które lepiej pasują do stylów uczenia się pracowników.

Cechy wewnętrznej bazy wiedzy

Chociaż istnieje wiele wewnętrznych baz wiedzy, ważne jest, aby znaleźć najlepszą aplikację, która spełnia oczekiwania Twoje oraz pracowników dla strategii zarządzania wiedzą.

Dzięki połączeniu oprogramowania do zarządzania projektami i wiki, zarówno osoby indywidualne, jak i zespoły używają wewnętrznej bazy wiedzy do organizowania projektów i dzielenia się wiedzą.

• Łatwość użytkowania.
• Zaawansowane funkcje dokumentacji i możliwości edycji.
• Aplikacja łącząca notatnik, kalendarz i repozytorium dokumentów.
• Zarządzania projektami, takie jak zadania i listy rzeczy do zrobienia.
• Wykorzystuje sztuczną inteligencję do kontekstowo istotnych informacji w oparciu o historię użytkownika.
• Integruje się z narzędziami, aby zapewnić odpowiednią wiedzę.
• Kontekstowe instrukcje, bez konieczności posiadania umiejętności kodowania.
• Podpowiedzi just-in-time.

Wewnętrzna baza wiedzy. Pierwszy krok

Każda firma może odnieść korzyści z centralizacji swoich zasobów, ponieważ oszczędza czas, tworzy lepsze doświadczenie w zakresie wdrażania i zmniejsza rotację. Wewnętrzna baza wiedzy stanowi istotną część działań związanych z dzieleniem się wiedzą przez pracowników i nie musi się na tym kończyć. Połącz repozytorium informacji z narzędziami do zarządzania nauczaniem i przewodnikami w aplikacji, aby uzyskać maksymalną skuteczność.