Elektroniczny obieg dokumentów
Termin elektroniczny obieg dokumentów stał się bardzo popularny. Tak samo jak coraz bardziej popularna jest praca zdalna. I chociaż większość właścicieli firm rozumie, dlaczego elektroniczny obieg dokumentów jest ważny, trudno jest naprawdę wyobrazić sobie korzyści EOD, dopóki nie zobaczymy go w akcji.
Prawidłowo wdrożony elektroniczny obieg dokumentów pomaga usprawnić i zautomatyzować powtarzalne zadania biznesowe, minimalizując miejsce na błędy i zwiększając wydajność, produktywność i efektywność pracy. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala uzyskać przewagę konkurencyjną firmie.
To z kolei radykalnie poprawia Twoją działalność biznesową. Menedżerowie mogą podejmować szybsze decyzje oparte na podstawie rzetelnych, sprawdzonych, mierzalnych danych. Pracownicy mogą współpracować w bardziej produktywny i sprawny sposób.
Jednak wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie nie jest małym wyczynem. Często może to być niewiarygodnie trudne, ponieważ wymaga całościowego spojrzenia przy jednoczesnym zwróceniu uwagi na setki małych szczegółów, które się w nim znajdują.
Ale jako właściciel firmy, musisz opracować strategie, w jaki sposób możesz pomóc swojej firmie rozwijać się i wyróżniać na konkurencyjnym rynku. Elektroniczny obieg dokumentów to właśnie to - strategia, która pomoże Ci poprawić wydajność, ogólne przychody i codzienne funkcjonowanie Twojej firmy.
Powody, dla których elektroniczny obieg dokumentów jest ważny
Poza strukturą i porządkiem przepływu pracy, który tworzy się w Twojej firmie, jest jeszcze kilka innych korzyści, które z nim wiążą się:
Elektroniczny obieg dokumentów, rozpoznaj procesy biznesowe
Mapowanie procesów w przepływie pracy pozwala na uzyskanie bardziej przejrzystego obrazu firmy na najwyższym poziomie. Nawet jeśli masz ugruntowany zestaw procesów biznesowych;
- Czy naprawdę wiesz, czy przynoszą one rezultaty?
- Czy procesy te są tak dobre, jak tylko mogą być?
Jednym z największych powodów, dla których elektroniczny obieg dokumentów jest ważny, jest to, że daje Ci lepszy wgląd w procesy biznesowe w firmie. Od tego momentu możesz wykorzystać ten wgląd do swoich procesów biznesowych, aby poprawić elektroniczny obieg dokumentów i poprawić wynik końcowy swojej firmy: uzyskać więcej zysków lub ograniczyć koszty.
Elektroniczny obieg dokumentów, identyfikuj właściwe procesy i dokumenty
W wielu firmach są setki i tysiące niepotrzebnych i zbędnych zadań, które odbywają się codziennie. Kiedy już będziesz miał lepszy wgląd w swoje procesy, możesz określić, jakie działania są naprawdę konieczne.
Identyfikacja i eliminacja zbędnych zadań ma oczywiście niezliczone zalety - tworzy wartość dla Twojej firmy. Zamiast tracić czas na bezużyteczne zadania, Twoi pracownicy będą mogli skupić się na tym, co jest ważne i co przyczynia się do rozwoju firmy. Skupić się na działaniach, które powodują tworzenie przewagi konkurencyjnej firmy.
W ten sposób, im więcej bezużytecznych procesów zostanie wyeliminowanych, tym lepiej Twój biznes będzie funkcjonował.
Elektroniczny obieg dokumentów, zwiększ odpowiedzialność i ogranicz mikrozarządzanie
Mikrozarządzanie może być przyczyną wielu problemów w środowisku biznesowym: pracownicy nienawidzą być zarządzani w skali mikro, a (większość) menedżerów nienawidzi, gdy muszą to robić. Badania pokazują, że mikrozarządzanie jest często wymieniane jako największy powód rezygnacji z pracy.
W niektórych przypadkach jednak może po prostu nie być innego rozwiązania niż zarządzanie w skali mikro. Jest ważna praca do wykonania i nie każdy jest do niej tak zmotywowany.
Dzięki jasnemu odwzorowaniu przepływu pracy, każdy wie, jakie zadania muszą być wykonane, kto będzie je wykonywał i kiedy należy je wykonać.
Kiedy proces przepływu pracy jest jasno określony w ten sposób, kierownicy mogą poświęcić mniej czasu na mikro manipulowanie swoich pracowników. Nie ma wątpliwości co do tego, jakie są dalsze kroki, ani czy jest coś nie tak z "krokiem 4". Każdy w zespole widzi dokładnie, co się dzieje i co należy zrobić. To z kolei zwiększy satysfakcję z pracy wszystkich zaangażowanych osób i najprawdopodobniej poprawi relacje między kierownictwem a pracownikami.
Aby w pełni wykorzystać elektroniczny obieg dokumentów, musisz użyć odpowiedniej aplikacji. Aplikacja do zarządzania obiegiem dokumentów jest scentralizowanym centrum, które pozwala na śledzenie, analizowanie i ulepszanie workflow.
Elektroniczny obieg dokumentów, usprawnij komunikację
- Czy kiedykolwiek czułeś, że twoje miejsce pracy jest jak gra w telefon?
Wszyscy rozmawiają, ale gdzieś po drodze komunikat staje się zagmatwany. Słaba komunikacja jest powszechnym problemem w miejscu pracy, z którym często wielu sobie nie radzi. Komunikacja w miejscu pracy jest krytyczna, ponieważ wpływa na każdy inny aspekt działalności firmy.
Istnieją przypadki, w których główny konflikt w organizacji wynika z błędnej komunikacji - pracownicy i kierownictwo rzekomo "nie zgadzają się", nawet jeśli obie strony dążą do tych samych celów. Co prowadzi nas do kolejnego ważnego powodu, dla którego elektroniczny obieg dokumentów jest ważny: widoczność procesów i odpowiedzialność mogą znacznie zwiększyć komunikację w miejscu pracy.
Komunikacja ta zmniejszy rotację pracowników i ogólnie usprawni codzienną pracę.
Elektroniczny obieg dokumentów, lepiej obsługuj klientów
Każdy biznes potrzebuje klientów. Dlatego ważne jest, aby stale znajdować sposoby na poprawę jakości obsługi klientów. Niestety, prośby i reklamacje klientów mogą być łatwo przeoczone, gdy opierasz się na przestarzałych systemach ręcznych.
Powoduje to niezadowolenie klientów, którzy w końcu odejdą. Elektroniczny obieg dokumentów może jednak pomóc w zapewnieniu lepszej obsługi klienta i szybszej reakcji na skargi klientów.
Elektroniczny obieg dokumentów, popraw jakość produktów i usług
Często pracownicy są wybierani do projektów w oparciu o to, kto jest dostępny, a nie kto ma najlepsze umiejętności do wykonywania określonych zadań. Innym powodem, dla którego elektroniczny obieg dokumentów jest ważny, jest to, że pozwala on myśleć i wybierać osoby, które najlepiej nadają się do wykonywania dostępnych zadań.
Automatyzując elektroniczny obieg dokumentów i procesy, możesz również zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia błędu ludzkiego. Z czasem wpłynie to na poprawę jakości Twoich produktów lub usług.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Chociaż wielu właścicieli firm rozumie, dlaczego elektroniczny obieg dokumentów jest ważny, często zajmuje on miejsce na końcu listy zadań do wykonania. Ustępując zadaniom bardziej natychmiastowym i pilnym operacjom biznesowym. Może się tak zdarzyć, ponieważ większość właścicieli firm uważa, że działają wystarczająco dobrze bez jasno zdefiniowanego przepływu pracy.
Jeśli jednak jesteś właścicielem malej firmy, konfiguracja i optymalizacja przepływu pracy może być tym, co odróżnia Cię od konkurencji. Elektroniczny obieg dokumentów może być źródłem przewagi konkurencyjnej.
