Elektroniczny obieg dokumentów, kilka powodów, dlaczego warto go wdrożyć

Elektroniczny obieg dokumentów, kilka powodów, dlaczego warto go wdrożyć

Elektroniczny obieg dokumentów

Termin elektroniczny obieg dokumentów stał się bardzo popularny. Tak samo jak coraz bardziej popularna jest praca zdalna. I chociaż większość właścicieli firm rozumie, dlaczego elektroniczny obieg dokumentów jest ważny, trudno jest naprawdę wyobrazić sobie korzyści EOD, dopóki nie zobaczymy go w akcji.

Prawidłowo wdrożony elektroniczny obieg dokumentów pomaga usprawnić i zautomatyzować powtarzalne zadania biznesowe, minimalizując miejsce na błędy i zwiększając wydajność, produktywność i efektywność pracy. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala uzyskać przewagę konkurencyjną firmie.

To z kolei radykalnie poprawia Twoją działalność biznesową. Menedżerowie mogą podejmować szybsze decyzje oparte na podstawie rzetelnych, sprawdzonych, mierzalnych danych. Pracownicy mogą współpracować w bardziej produktywny i sprawny sposób.

Jednak wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie nie jest małym wyczynem. Często może to być niewiarygodnie trudne, ponieważ wymaga całościowego spojrzenia przy jednoczesnym zwróceniu uwagi na setki małych szczegółów, które się w nim znajdują.

Ale jako właściciel firmy, musisz opracować strategie, w jaki sposób możesz pomóc swojej firmie rozwijać się i wyróżniać na konkurencyjnym rynku. Elektroniczny obieg dokumentów to właśnie to - strategia, która pomoże Ci poprawić wydajność, ogólne przychody i codzienne funkcjonowanie Twojej firmy.

Powody, dla których elektroniczny obieg dokumentów jest ważny

Poza strukturą i porządkiem przepływu pracy, który tworzy się w Twojej firmie, jest jeszcze kilka innych korzyści, które z nim wiążą się:

Elektroniczny obieg dokumentów, rozpoznaj procesy biznesowe

Mapowanie procesów w przepływie pracy pozwala na uzyskanie bardziej przejrzystego obrazu firmy na najwyższym poziomie. Nawet jeśli masz ugruntowany zestaw procesów biznesowych;

  • Czy naprawdę wiesz, czy przynoszą one rezultaty?
  • Czy procesy te są tak dobre, jak tylko mogą być?

Jednym z największych powodów, dla których elektroniczny obieg dokumentów jest ważny, jest to, że daje Ci lepszy wgląd w procesy biznesowe w firmie. Od tego momentu możesz wykorzystać ten wgląd do swoich procesów biznesowych, aby poprawić elektroniczny obieg dokumentów i poprawić wynik końcowy swojej firmy: uzyskać więcej zysków lub ograniczyć koszty.

Elektroniczny obieg dokumentów, identyfikuj właściwe procesy i dokumenty

W wielu firmach są setki i tysiące niepotrzebnych i zbędnych zadań, które odbywają się codziennie. Kiedy już będziesz miał lepszy wgląd w swoje procesy, możesz określić, jakie działania są naprawdę konieczne.

Identyfikacja i eliminacja zbędnych zadań ma oczywiście niezliczone zalety - tworzy wartość dla Twojej firmy. Zamiast tracić czas na bezużyteczne zadania, Twoi pracownicy będą mogli skupić się na tym, co jest ważne i co przyczynia się do rozwoju firmy. Skupić się na działaniach, które powodują tworzenie przewagi konkurencyjnej firmy.

W ten sposób, im więcej bezużytecznych procesów zostanie wyeliminowanych, tym lepiej Twój biznes będzie funkcjonował.

Elektroniczny obieg dokumentów, zwiększ odpowiedzialność i ogranicz mikrozarządzanie

Mikrozarządzanie może być przyczyną wielu problemów w środowisku biznesowym: pracownicy nienawidzą być zarządzani w skali mikro, a (większość) menedżerów nienawidzi, gdy muszą to robić. Badania pokazują, że mikrozarządzanie jest często wymieniane jako największy powód rezygnacji z pracy.

W niektórych przypadkach jednak może po prostu nie być innego rozwiązania niż zarządzanie w skali mikro. Jest ważna praca do wykonania i nie każdy jest do niej tak zmotywowany.

Dzięki jasnemu odwzorowaniu przepływu pracy, każdy wie, jakie zadania muszą być wykonane, kto będzie je wykonywał i kiedy należy je wykonać.

Kiedy proces przepływu pracy jest jasno określony w ten sposób, kierownicy mogą poświęcić mniej czasu na mikro manipulowanie swoich pracowników. Nie ma wątpliwości co do tego, jakie są dalsze kroki, ani czy jest coś nie tak z "krokiem 4". Każdy w zespole widzi dokładnie, co się dzieje i co należy zrobić. To z kolei zwiększy satysfakcję z pracy wszystkich zaangażowanych osób i najprawdopodobniej poprawi relacje między kierownictwem a pracownikami.

Aby w pełni wykorzystać elektroniczny obieg dokumentów, musisz użyć odpowiedniej aplikacji. Aplikacja do zarządzania obiegiem dokumentów jest scentralizowanym centrum, które pozwala na śledzenie, analizowanie i ulepszanie workflow.

Elektroniczny obieg dokumentów, usprawnij komunikację
  • Czy kiedykolwiek czułeś, że twoje miejsce pracy jest jak gra w telefon?

Wszyscy rozmawiają, ale gdzieś po drodze komunikat staje się zagmatwany. Słaba komunikacja jest powszechnym problemem w miejscu pracy, z którym często wielu sobie nie radzi. Komunikacja w miejscu pracy jest krytyczna, ponieważ wpływa na każdy inny aspekt działalności firmy.

Istnieją przypadki, w których główny konflikt w organizacji wynika z błędnej komunikacji - pracownicy i kierownictwo rzekomo "nie zgadzają się", nawet jeśli obie strony dążą do tych samych celów. Co prowadzi nas do kolejnego ważnego powodu, dla którego elektroniczny obieg dokumentów jest ważny: widoczność procesów i odpowiedzialność mogą znacznie zwiększyć komunikację w miejscu pracy.

Komunikacja ta zmniejszy rotację pracowników i ogólnie usprawni codzienną pracę.

Elektroniczny obieg dokumentów, lepiej obsługuj klientów

Każdy biznes potrzebuje klientów. Dlatego ważne jest, aby stale znajdować sposoby na poprawę jakości obsługi klientów. Niestety, prośby i reklamacje klientów mogą być łatwo przeoczone, gdy opierasz się na przestarzałych systemach ręcznych.

Powoduje to niezadowolenie klientów, którzy w końcu odejdą. Elektroniczny obieg dokumentów może jednak pomóc w zapewnieniu lepszej obsługi klienta i szybszej reakcji na skargi klientów.

Elektroniczny obieg dokumentów, popraw jakość produktów i usług

Często pracownicy są wybierani do projektów w oparciu o to, kto jest dostępny, a nie kto ma najlepsze umiejętności do wykonywania określonych zadań. Innym powodem, dla którego elektroniczny obieg dokumentów jest ważny, jest to, że pozwala on myśleć i wybierać osoby, które najlepiej nadają się do wykonywania dostępnych zadań.

Automatyzując elektroniczny obieg dokumentów i procesy, możesz również zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia błędu ludzkiego. Z czasem wpłynie to na poprawę jakości Twoich produktów lub usług.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Chociaż wielu właścicieli firm rozumie, dlaczego elektroniczny obieg dokumentów jest ważny, często zajmuje on miejsce na końcu listy zadań do wykonania. Ustępując zadaniom bardziej natychmiastowym i pilnym operacjom biznesowym. Może się tak zdarzyć, ponieważ większość właścicieli firm uważa, że działają wystarczająco dobrze bez jasno zdefiniowanego przepływu pracy.

Jeśli jednak jesteś właścicielem malej firmy, konfiguracja i optymalizacja przepływu pracy może być tym, co odróżnia Cię od konkurencji. Elektroniczny obieg dokumentów może być źródłem przewagi konkurencyjnej.

Powiązane artykuły

Commint logo