Adopcja użytkowników Microsoft SharePoint

Wszyscy uczymy się analizując błędy, które popełniliśmy my lub inni, a jeśli chodzi o wdrożenia SharePoint, uwierz mi, widziałem swój udział. Adopcja użytkowników SharePoint jest jednym z najbardziej krytycznych aspektów sukcesu SharePoint w firmie. Postanowiłem więc zebrać listę wskazówek z mojego doświadczenia z wdrożeń Microsoft SharePoint. Te wskazówki są prawdziwe dla każdej wielkości organizacji, małej lub dużej, jak również każdego typu, od non-profit do komercyjnych.

Wszystkie wskazówki mają jednakowe znaczenie i są wymienione w przypadkowej kolejności.

Adopcja użytkowników Microsoft SharePoint. Zidentyfikuj i zaangażuj użytkowników i zwolenników.

Czy można wdrożyć SharePoint bez zaangażowania użytkowników biznesowych? Tak, można. Czy to się uda? Absolutnie NIE. Możesz być maniakiem SharePointa, który żyje i oddycha nim, ale nie możesz być samotnym żołnierzem na polu bitwy. Potrzebujesz pomocy. W każdej firmie są użytkownicy, którzy są nieco bardziej techniczni lub podekscytowani zmianą. Wykorzystaj ich! Nie ignoruj ich, angażuj ich na każdym kroku, zorganizuj "Zespół użytkowników SharePoint Power" - spotykaj się regularnie - zabiegaj o pozytywne opinie. Wykorzystaj ich również jako lejek do innych członków firmy.

Adopcja użytkowników Microsoft SharePoint. Zadbaj o szkolenia.

Możesz wyszukać ten temat w Google i pojawią się tysiące artykułów i dyskusji na temat tego, czy potrzebujesz szkolenia w SharePoint, czy nie. Moje stanowisko w tej sprawie jest takie: Jeśli zignorujesz szkolenia z SharePointa - Twoje wdrożenie Microsoft SharePoint zakończy się niepowodzeniem. Szkolenie nie musi być drogie i długie. W zależności od tego, jak skonfigurowana jest Twoja firma, możesz przeprowadzić, szybkie 30-minutowe warsztaty w ciągu tygodnia lub lepiej, szkolenie online, offline. Nie musisz się też silić na fantazję - szybki przegląd podstawowych funkcjonalności.

Pamiętaj również, że to nie jest tylko zmiana technologii, ale również zmiana procesu biznesowego w firmie. Upewnij się, że kiedy przeprowadzasz szkolenie, dopasowujesz je w kontekście scenariuszy pracy użytkowników / przypadków użycia, a nie tylko wyjaśniasz, co robią poszczególne przyciski.

Adopcja użytkowników Microsoft SharePoint. Wdróż SharePoint w fazach.

Użytkownicy są bardzo odporni na zmiany. W szczególności, jeśli używali folderów do organizowania dokumentów przez ostatnie 20 lat i pewnego dnia mówisz im, aby zapomnieli o tym, co zrobili i w jaki sposób wykonywali swoja pracę i przełączyli się na metadane SharePoint - jesteś skazany na porażkę. Nie wdrażaj wszystkiego naraz. Podziel migrację do SharePointa na mniejsze, łatwe do zarządzania projekty. Nadaj im priorytety i wdrażaj je jeden po drugim. Proces wdrożenia SharePoint podzielony na frazy ułatwi użytkownikom korzystanie z niego.

Adopcja użytkowników Microsoft SharePoint. Pozyskaj akceptację kierownictwa.

SharePoint nie jest tylko kolejnym narzędziem. To nowy sposób na robienie rzeczy. Jest to platforma współpracy. Bez akceptacji i zaangażowania kierownictwa firmy nikt nie będzie chciał z niego korzystać. Realne zaangażowanie kierownictwa firmy jest kluczem, aby wdrożyć Microsoft SharePoint z sukcesem.

Adopcja użytkowników Microsoft SharePoint. Skonfiguruj najpierw demo.

Zawsze zaczynaj swoje wdrożenie od dema! Nie zakładaj, że użytkownicy wiedzą, czym jest SharePoint. Dla wielu jest to obce słowo, które niewiele znaczy. Przygotuj krótkie demo, które pokaże kilka nieszablonowych funkcjonalności. Postaraj się odnieść do potrzeb/bólów Twojej organizacji. Na przykład, jeśli użytkownicy narzekają na baagan w poszukiwaniu dokumentów i bieżących folderów, dobrym pomysłem może być pokazanie im kilku przykładów metadanych.

Adopcja użytkowników Microsoft SharePoint. Używaj mediów społecznościowych, aby komunikować się często.

Każdy jest zajęty w dzisiejszych czasach, a ty przychodzisz ze swoim projektem SharePoint. Użyj elektronicznych środków komunikacji, aby uzyskać swój punkt widzenia. Wysyłaj regularnie maile z aktualizacjami projektu, stwórz prywatną grupę na Social Media dla pracowników. Staraj się angażować w pracę ze swoimi współpracownikami, odpowiadaj na zapytania użytkowników. W zależności od wielkości organizacji, możesz chcieć stworzyć 1-2 stronicowy miesięczny biuletyn, który zawierałby formalne aktualizacje projektu, kolejne kroki itp.

Adopcja użytkowników Microsoft SharePoint. Buduj strony proste i użyteczne!

Nic nie frustruje użytkownika bardziej niż próba wyboru spośród 25 linków dostępnych w Szybkim Uruchomieniu lub Globalnym menu SharePointa i wybranie tego właściwego. Buduj swoją nawigację z myślą o użytkownikach. Na przykład, po wyjęciu z pudełka, SharePoint "wrzuca" kilka śmieciowych linków do części internetowych witryny. Jeśli ich nie używasz - usuń je. Uporządkuj swoją nawigację i nadaj odpowiednie nazwy elementom nawigacji, aby wszystko miało sens.

Adopcja użytkowników Microsoft SharePoint. Zbuduj łatwy mechanizm informacji zwrotnej... w SharePoint.

Jeśli zaczynasz wdrażać swoje witryny SharePoint, gwarantowane jest, że będziesz miał wszelkiego rodzaju problemy "techniczne" i zapytania "Jak zrobić" od użytkowników. Daj im łatwy sposób na "wyładowanie" i przekazanie informacji zwrotnej. I zrób to właśnie w... SharePoint. Załóżmy, że właśnie uruchomiłeś witrynę działu lub nową bibliotekę, która zawiera podręczniki, polityki i procedury Twojej firmy. Zbuduj dziennik problemów używając części Web Part Issues bezpośrednio na stronie i użyj funkcji alertów, aby wysłać nowe wpisy do siebie (lub swojego administratora SharePointa). Możesz też dołączyć forum dyskusyjne (również z pudełka), aby Twoi użytkownicy mogli dyskutować o funkcjach i potencjalnych ulepszeniach. Twoi użytkownicy będą czuć się zaangażowani i nie ignorowane i dostaniesz dokładną i zorganizowaną listę zagadnień "co użytkownicy myślą i chcą".

Adopcja użytkowników Microsoft SharePoint. Spraw, by SharePoint był dla użytkowników fajny.

Rodzaj powiązany z punktem 7 powyżej - nie odtwarzaj bałaganu, który użytkownicy obecnie mają na swoich rękach. Jeśli myślałeś, że możesz po prostu przenieść niechlujną strukturę folderów z udziału w plikach do witryny i mieć to za sobą - jesteś w błędzie. Załóż bibliotekę z metadanymi w niej, uporządkuj pliki i zbuduj strukturę nawigacji opartą na metadanych. Innymi słowy, musi być czynnik "WOW", inaczej będzie to ten sam stary towar.

Adopcja użytkowników Microsoft SharePoint. Bądź w kontakcie z użytkownikami.

Nawet po udanym wdrożeniu Microsoft SharePoint, upewnij się, że uzyskałeś wszystko to, co zaplanowałeś. Wysyłaj e-maile do użytkowników, pytaj o wszelkie problemy, o nowe funkcjonalności, które chcieliby zobaczyć. Innymi słowy, bądź proaktywny. SharePoint może być skonfigurowany na wiele różnych sposobów, możesz tworzyć przepływy pracy, procesy workflow, udostępniać na zewnątrz, minimalizować pulpity. Wdrożenie Microsoft SharePoint to nie koniec projektu - to początek nowej ery w firmie, a Ty posiadasz klucze do jej sukcesu.