Strategia wdrożenia SharePoint

Strategia wdrożenia SharePoint jest niezbędna w celu prawidłowej konfiguracji środowiska. Właściwe zrozumienie, wymagań biznesowych i infrastrukturalnych, które są dopasowane do możliwości platformy ułatwia wdrożenie SharePoint. Pozwala uzyskać planowane korzyści z wdrożenia SharePoint w pełnej funkcjonalności. W efekcie wdrożenie SharePoint powiedzie się, a rozwiązanie mające na celu usprawnienie pracy staje się istotnym czynnikiem uzyskania przewagi konkurencyjnej oraz elementem transformacji cyfrowej firmy. Wdrożenie SharePoint przynosi oczekiwany zwrotu z inwestycji. Użytkownicy widzą korzyści z jego zastosowania, co wpływa na akceptację i przyjęcie oraz prowadzi do zwiększenia produktywności.

Strategia wdrożenia SharePoint. Elementy wdrożenia SharePoint’a

Ogólnie rzecz biorąc, kwestie techniczne rzadko przerywają projekt SharePoint w porównaniu do kwestii organizacyjnych. Wdrożenie SharePoint'a wymaga solidnej strategii zgodnej z celami biznesowymi i operacjami firmy, która zapewni akceptację i przyjęcie rozwiązania SharePoint przez użytkowników. Strategia ta powinna być opracowana z pełnym zrozumieniem scenariuszy biznesowych, które rozwiązanie SharePoint będzie wspierać oraz ich znaczenia dla organizacji.

Dla pomyślnego wdrożenia SharePoint’a, interesariusze biznesowi i informatyczni dokładnie analizują cele biznesowe, które determinują projekt wdrożenia SharePoint i jego funkcjonalność.

Poniżej przedstawiamy czynniki sukcesu wdrożenia SharePoint w oparciu o projekty zrealizowanych wdrożeń przez nasz zespół SharePoint.

Strategia wdrożenia SharePoint. Plan wdrożenia SharePoint

Skuteczne wdrożenie SharePoint wymaga starannego planowania. Zazwyczaj plan projektu wdrożenia składa się z następujących etapów:

• Rozpoznanie i analiza potrzeb użytkowników. Zespół SharePoint analizuje wymagania firmy, w tym dostosowanie i integrację z narzędziami innych firm. Następnie analizuje procesy biznesowe firmy (np. zarządzanie dokumentami) i wybiera odpowiednie funkcjonalności SharePoint, aby je usprawnić.
• Projektowanie wdrożenia. Etap ten polega na stworzeniu rozwiązania zgodnego z potrzebami firmy, np. zbudowaniu architektury informacji, która pomoże dopasować dokumentów oraz informacji dostępnych w firmie do wybranych witryn SharePoint.
• Wdrożenie SharePoint. Na tym etapie, zespół SharePoint wdraża SharePoint w środowisku cyfrowym firmy. Proces ten zależy od charakteru rozwiązania SharePoint: w firmie lub w chmurze. Na tym etapie można również dokonać migracji ze starszych wersji SharePoint lub oprogramowania firm innych, poprzedzonej mapowaniem danych, które zapewnia bezproblemową migrację danych.
• Konfiguracja SharePoint i dostosowanie. Jest to etap, na którym SharePoint jest konfigurowany w oparciu o wymagania firmy. Zespół SharePoint tworzy strony i biblioteki, dodaje użytkowników, określa grupy bezpieczeństwa, ustawia metadane i widoki, buduje nawigację, itp. Proces ten jest znacznie uproszczony dzięki wbudowanym w SharePoint szablonom witryn i różnym częściom www dostępnym od ręki. Jeśli niestandardowa funkcjonalność nie odpowiada potrzebom biznesowym firmy, do rozwiązania można dodać niestandardowe funkcje, np. nieliniowe przepływy zatwierdzania, elektroniczny obieg dokumentów.
• Testy akceptacyjne użytkowników. Etap ten polega na testowaniu wdrożenia SharePoint przez wybraną grupę użytkowników. Zespół SharePoint dokonuje zmian na podstawie opinii grupy, a następnie udostępnia system IT wszystkim użytkownikom.
• Gdy rozwiązanie zostanie pomyślnie wdrożone, użytkownicy końcowi potrzebują szkolenia na temat wykorzystania go w codziennych działaniach w postaci np. szkolenia prowadzonego przez instruktora, przewodnika wideo. Jednak nie wszyscy użytkownicy końcowi mogą potrzebować szkolenia, a jedynie właściciele treści lub administratorzy strony.
• Wsparcie i ewolucja. Na tym etapie, zespół SharePoint naprawia pojawiające się problemy, dokonuje aktualizacji, ulepsza UI i UX, itp. W razie potrzeby mogą być również wykonywane dostosowania i integracje.

Strategia wdrożenia SharePoint. Proces wdrożenia SharePoint posiada określone ramy czasowe

Solidny projekt wdrożenia SharePoint wymaga starannego planowania. Firma powinna brać pod uwagę nie tylko termin realizacji całego projektu, ale także ramy czasowe dla każdego kroku lub kamienia milowego. Typowy projekt wdrożenia SharePoint trwa około 3-6 miesięcy i ma następujące ramy czasowe:

• Rozpoznanie i analiza - 2-4 tygodnie;
• Projekt, wdrożenie i konfiguracja - 4-6 tygodni,
• Testy wdrożenia - 4-5 tygodni,
• Szkolenie użytkowników - 1 tydzień,
• Wsparcie - 4 tygodnie.

Uwaga na specyfikę wdrożenia

Proces wdrażania SharePoint w firmie będzie się różnił od procesu wdrażania SharePoint w chmurze. Oto główne cechy charakterystyczne tych dwóch modeli implementacji:

Wdrożenie SharePoint w firmie

• Sprzęt komputerowy. Wdrożenie wymaga farmy, grupy serwerów hostujących SharePoint. Liczba serwerów zależy od liczby użytkowników, ilości treści, itp.
• Utrzymanie SharePoint. Wdrożone SharePoint, aby było rentowne, wymaga regularnej uaktualnień. Mogą one być wykonywane przez wewnętrzny lub zewnętrzny zespół SharePoint.
• Konfiguracja SharePoint. Istnieje wiele możliwości konfiguracji, które pozwalają na dostosowanie rozwiązania do potrzeb firmy.

Wdrożenie SharePoint online

• Szybki start. Nie ma potrzeby wdrażania serwerów ani sprzętu. Firma po prostu subskrybuje SharePoint Online lub Office 365. Jednak do prawidłowej migracji, na przykład do SharePoint Online, wymagany jest sprzęt.
• Dostępność. Rozwiązanie oparte na SharePoint Online jest wdrażane w centrach danych Microsoft, dzięki czemu jest dostępne od razu dla pracowników firmy na wszystkich urządzeniach mobilnych na całym świecie.
• Zgodnie z zasadą "cloud first" firmy Microsoft, SharePoint Online jest zawsze pierwszym, który otrzymuje aktualizacje.

Istnieje również trzecia opcja wdrożenia SharePoint - hybrydowa - która pozwala na połączenie wdrożenia SharePoint w chmurze i w firmie. Opcja ta jest odpowiednia dla firm, które przechowują wspólne dokumenty w chmurze, ale są związane przepisami dotyczącymi zgodności, z regulacjami wewnętrznymi lub krajowymi, do przechowywania poufnych dokumentów w firmie.

Czynniki zwiększające ROI wdrożenia SharePoint

Sukces wdrożenia SharePoint wiąże się z wydatkowaniem znacznej ilości czasu i środków finansowych. Nic dziwnego, że niektóre firmy nie są zadowolone ze zwrotu z inwestycji (ROI) z rozwiązań SharePoint, który odnosi się w równym stopniu do wdrożenia platformy w chmurze jak i w firmie. Nie powinno to jednak zniechęcać firm, ponieważ istnieje wiele sposobów na zwiększenie ROI wdrożenia SharePoint:

• Pełne wykorzystanie możliwości. SharePoint nie jest pojedynczą aplikacją, ale platformą, która oferuje wiele możliwości: może to być intranet, system zarządzania dokumentami, centrum współpracy, baza wiedzy, platforma do blogowania, itp. Wykorzystując takie funkcjonalności SharePoint jak zarządzanie treścią, zarządzanie projektami i business intelligence, organizacje mogą zredukować liczbę dodatkowych aplikacji dedykowanych, oszczędzając w ten sposób na ich rozwoju i utrzymaniu.
• Konfiguracja przejrzystego zarządzania. Utrzymanie środowiska SharePoint w optymalnym stanie wymaga wykwalifikowanych specjalistów IT i jasnych zasad zarządzania. Dlatego też firmy powinny posiadać scentralizowane centrum kontroli SharePoint ze specjalistami, którzy mają doświadczenie w wielu różnych kwestiach, od sprzętu i infrastruktury po zarządzanie treścią. Taki zespół pomoże firmie zmaksymalizować wykorzystanie SharePoint i skutecznie zaspokoić potrzeby biznesowe.
• Eliminacja martwych stron internetowych i duplikatów dokumentów. Po wdrożeniu SharePoint, zespół powinien zawsze utrzymywać swoje witryny i dokumenty we właściwym ładzie i porządku. Utrzymywanie rzadko używanych lub nieużywanych witryn i treści oraz zduplikowanych dokumentów jest stratą miejsca i wydajności SharePoint i stratą czasu zespołu IT, który je wspiera. Dlatego też nieużywane strony i treści powinny być usuwane w odpowiednim czasie.
• Wdrażanie polityki zgodności. Wychodząc naprzeciw potrzebom regulowanych branż, scentralizowane centrum kontroli może wyegzekwować politykę zgodności i najlepsze praktyki, które zapewnią efektywne zarządzanie systemem i prowadzenie go zgodnie z przepisami. Zespół SharePoint dba o to, aby dokumenty były dostępne i pobierane tylko przez upoważnione osoby i dba o zgodność ze wszystkimi branżowymi wymogami w zakresie bezpieczeństwa i audytu.

Strategia wdrożenia SharePoint. Czynniki zwiększające akceptację użytkowników

Udane wdrożenie SharePoint wymaga dobrze zaplanowanej strategii adopcji użytkowników, ponieważ dobra adopcja użytkowników jest wskaźnikiem dobrego rozwiązania, które zapewnia wartość dla użytkowników. Techniki zapewniające adopcję użytkowników SharePoint obejmują:

• Wdrożenie przyrostowe. Wdrożenie SharePoint w fazach jest korzystna dla adopcji użytkowników. Można wybrać grupę pilotażową użytkowników, która zaangażuje się w rozwiązanie i udzieli informacji zwrotnej. Rozpoczęcie od podstawowej funkcjonalności ułatwia opanowanie SharePoint dla grupy pilotażowej, co zachęca ich do współpracy z zespołem IT nad jego usprawnieniem.
• Udoskonalenie UX i UI. Rozwiązania SharePoint są tak samo wartościowe jak ich użytkownicy, więc jeśli ich użyteczność jest słaba, a projekt prosty, nie przyniosą one wartości dla użytkowników. Wręcz przeciwnie, jeśli rozwiązanie jest łatwe w użyciu i użyteczne dla firmy, będzie aktywnie wykorzystywane. Aby uczynić rozwiązania SharePoint bardziej efektywnymi, firmy powinny zadbać o to, aby interfejsy były atrakcyjne i intuicyjnie obsługiwane oraz aby tworzyły doświadczenia użytkowników.
• Szkolenie SharePoint dla użytkowników. Wiele firm używa SharePoint najważniejsze środowisko do udostępniania plików. Jednocześnie nie korzysta z zaawansowanych funkcje SharePoint np. nie używa metadanych do lepszej organizacji treści. Takie funkcje SharePoint jak personalizacja treści, przepływy pracy i usługi raportowania, które mogą pomóc użytkownikom w organizacji pracy nad ich rutynowymi zadaniami i zwiększeniu wydajności, są również rzadko używane. Dlatego też firmy powinny organizować szkolenia, aby edukować użytkowników na temat możliwości SharePoint i sposobów wykorzystania. Ponieważ od użytkowników nie oczekuje się, że będą pamiętać wszystko na raz, lepiej pozwolić im odświeżyć swoją wiedzę poprzez FAQ, przewodniki szkoleniowe i filmy.
• Prostota funkcji SharePoint. Prostota jest kluczem do wykorzystania SharePoint przez użytkowników. Lepiej jest korzystać z niestandardowych funkcji, jeśli są one wystarczające do zaspokojenia bieżących potrzeb biznesowych. A nawet niektóre funkcje domyślne mogą nie być potrzebne. Na przykład, podstawowa funkcjonalność SharePoint oferuje wiele łączy do internetu, więc lepiej jest uprościć nawigację, pozostawiając tylko te łącza, które są rzeczywiście używane.
• Zaangażowanie. Jednym ze sposobów na zwiększenie wskaźnika zaadoptowania jest zwiększenie zaangażowania i motywacji użytkowników do korzystania z SharePoint. Na przykład, zawartość intranetu powinna być cenna dla użytkowników i obejmować panele menadżerskie KPI, kokpity użytkowników, społeczności, galerię mediów i wiadomości. Ponadto, funkcje gamifikacji mogą pomóc w zachęcaniu do aktywnego korzystania z SharePoint. Dzięki temu użytkownicy mogą otrzymać nagrodę za pozostawienie komentarza, edycję treści, itp. W celu zwiększenia zaangażowania, menedżerowie mogą pokazać przykład i korzystać z różnych narzędzi intranetowych, gdy przydzielają zadania swoim podwładnym, tworzą dokumenty i je udostępniają.
• Regularny monitoring wdrożenia. Konieczne jest analizowanie wykorzystania i akceptacji SharePoint, na przykład, które funkcje są wykorzystywane, a które nie. Ankiety mogą być tworzone dla użytkowników, aby pozostawić ich opinie na temat kwestii użyteczności, nowych funkcjonalności.

poprawić adopcję użytkowników SharePointa

Strategia wdrożenia SharePoint. Koszt wdrożenia SharePoint

Średni koszt projektu SharePoint zaczyna się od około kilkunastu tysięcy złotych. Jednak oszacowanie budżetu na wdrożenie SharePoint jest zawsze wyzwaniem, ponieważ ostateczny koszt zależy od wielu czynników. Przed wdrożeniem SharePoint, firma powinna wziąć pod uwagę nie tylko koszt samego rozwoju, ale także związane z nim wydatki, w tym:

• Microsoft oferuje różne opcje licencyjne dla SharePoint i pakietu Office 365. Plany abonamentowe zależą od zajętości pamięci i liczby używanych aplikacji i rozpoczynają się od kilku dolarów na użytkownika na miesiąc dla SharePoint. Wymagane są również licencje dla Microsoft SQL Server i Microsoft Windows Server, ponieważ nie są one dostępne dla SharePoint.
• Narzędzia zabezpieczające. Aby zapewnić bezpieczeństwo SharePoint, Microsoft oferuje szeroką gamę produktów do ochrony i tworzenia kopii zapasowych. Aplikacje innych firm mogą być również stosowane w celu ochrony SharePoint przed złośliwym oprogramowaniem i utratą danych.
• Sprzęt i infrastruktura. Wdrażanie SharePoint w firmie wymaga serwerów; Microsoft SQL Server, front-end SharePoint Web i serwery aplikacji SharePoint, przechowywania dysków, sprzętu sieciowego itp.
• Zespół IT. Wydatki na specjalistów IT zależą od złożoności konfiguracji i rozwoju, którego wymaga wdrożenie SharePoint. Na przykład, jeśli użytkownicy korzystają tylko z podstawowej funkcjonalności SharePoint, koszty utrzymania i wsparcia IT będą niższe w porównaniu do korzystania z SharePoint jako platformy programistycznej dla aplikacji biznesowych, kiedy wymagana może być ekspertyza różnych specjalistów, takich jak analitycy biznesowi i help desk IT.
• Aplikacje dedykowane innych firm. Czasami SharePoint nie jest w stanie samodzielnie obsługiwać zadań i wymaga integracji z narzędziami innych firm, co wiąże się z dodatkowymi kosztami. Na przykład, elektroniczny obieg dokumentów, system zarządzania dokumentami SharePoint nie pozwala na przekształcanie dokumentów papierowych w pliki PDF z możliwością wyszukiwania, a system wymaga integracji z narzędziami optycznego rozpoznawania znaków (OCR) innych firm.

Jak wdrożyć SharePoint, aby wdrożenie zakończyło się sukcesem?

Skuteczne wdrożenie SharePoint wymaga przede wszystkim kompetentnej i wnikliwej analizy potrzeb biznesowych firmy oraz dopasowania ich do funkcjonalności platformy SharePoint. Pomaga to również firmie wybrać najbardziej odpowiednią opcję wdrożenia SharePoint: w firmie, w chmurze lub hybrydowo. Następnie wymagania biznesowe wdrożenia, wymagania funkcjonale wdrożenia, wymagania niefunkcjonalne wdrożenia są z dobrze opisane i zdefiniowane w harmonogramie wdrożenia. Należy również zwrócić uwagę na to, aby wdrożenie SharePoint było atrakcyjne i wygodne w użyciu, ponieważ wysoka akceptacja użytkowników jest jednym z głównych wskaźników sukcesu.