Wdrożenie SharePoint
Przed analizą konkretnych przykładów intranetu poprzez wdrożenia SharePoint ważne jest, aby powiedzieć, że nie znajdziesz dwóch podobnych intranetów. Nawet jeśli są one oparte na tej samej platformie lub wstępnie dostrojonym szablonie intranetowym. Dlaczego tak jest? Ponieważ każda firma ma swoją unikalną kulturę korporacyjną, różne typy zespołów, procesy komunikacji i współpracy, a także kompetencje firmy IT i zdolności informatyczne.
Nie ma więc szans na sklonowanie intranetu innej firmy i oczekiwanie takich samych wyników biznesowych czy wskaźników akceptacji. Ten sam intranet, wdrożony w różnych środowiskach i oferowany różnym pracownikom, może przynieść odwrotne rezultaty.
Mając to na uwadze, musisz przygotować się do realizacji niezależnego projektu intranetowego, opierając się jednocześnie na uznanych najlepszych praktykach.
Gdy tylko zaczniesz myśleć o firmowym intranecie, warto odpowiedzieć sobie na kilka krytycznych pytań.
Aplikacja HR. Wdrożenie intranet SharePoint
Aplikacja HR. Wdrożenie intranet SharePoint. Cel wdrożenia
Jeśli chodzi o automatyzację procesów biznesowych, możesz dostosować strony intranetowe do różnych potrzeb biznesowych, od zarządzania dokumentami prawnymi po całodobowe zaopatrzenie czy zarządzanie sprzedażą. Jeśli potrzebujesz usprawnić procesy kadrowe, musisz nadać priorytet cechom zorientowanym na zarządzanie zasobami ludzkimi, które obejmują wbudowanie, rozwój pracowników, analitykę rekrutacji itp. W ten sposób kluczowe funkcje intranetowe będą dyktowane przez podstawowe przypadki zastosowania.
Aplikacja HR. Wdrożenie intranet SharePoint. Użytkownicy
Idealnie byłoby, gdyby intranet służył wszystkim pracownikom. Może jednak istnieć kilka zespołów lub działów, dla których intranet powinien być podstawowym środowiskiem pracy. Aby sprostać wymaganiom tych grup użytkowników, należy zaplanować i wdrożyć funkcje, z których będą oni korzystać na co dzień i które usprawnią ich działalność biznesową. Grupami tymi mogą być marketingowcy i handlowcy, kierownicy działów HR, specjaliści ds. badań i rozwoju oraz prawnicy, a nawet korporacyjni trenerzy.
Aplikacja HR. Wdrożenie intranet SharePoint. Kluczowe czynniki sukcesu wdrożenia
Skupiając się na ogólnych aspektach projektowych i funkcjonalnych, właściciele intranetu rzadko myślą o śledzeniu wskaźników wykorzystania, popularności i zaangażowania użytkowników swoich portali. Te wskaźniki mogłyby zostać zignorowane, gdyby tylko przyjęcie użytkowników nie było największym wyzwaniem dla tak wielu organizacji. Dlatego uzasadnione jest rozważenie odpowiednich funkcji analitycznych w celu monitorowania wydajności intranetu z jego użytkownikami i podjęcia działań korygujących, aby uniknąć niskiego poziomu zaangażowania użytkowników SharePoint.
Gdy tylko określisz cel, docelowych użytkowników i metody monitorowania intranetu, możesz przejść do wyboru jego funkcji. Każdy intranet SharePoint jest unikalny, podobnie jak zestawy funkcji. Zdefiniujmy więc najpierw podstawowe elementy wspólne intranetu SharePoint i zastanówmy się nad możliwymi podejściami do ich wdrożenia i dostosowania.
Chcesz stworzyć swój własny intranet SharePoint?
Strona Główna powinna być przyciągająca uwagę. Strona główna jest punktem wejścia, która posiada kilka istotnych funkcji:
- Strona główna SharePoint kumuluje niezbędne treści, które pracownicy mogą codziennie otrzymywać: najnowsze wiadomości, ogłoszenia, osiągnięcia firmy, kontakty, szablony, procedury, ogłoszenia itp.
- Strona główna SharePoint służy jako brama do innych zasobów korporacyjnych. Za pomocą szybkich linków pracownicy mogą przechodzić ze strony głównej do rozwiązań korporacyjnych umieszczonych na innych stronach SharePoint lub w aplikacjach innych firm. Mogą to być CRM, ERP, aplikacja urlopy, aplikacja delegacje, aplikacja zamówienia, aplikacja asset mangement zarządzanie zasobami lub inne systemy IT.
- Strona główna SharePoint łączy w sobie aspekty związane z pracą i życiem społecznym firmy. Strona główna powinna zarówno stanowić migawkę działań organizacyjnych, jak i pomagać pracownikom w socjalizacji odnalezieni się w firmie, załatwieniu najważniejszych spraw firmowych bez konieczności komunikowania się z kimkolwiek.
Przy tak dużej odpowiedzialności, strona główna SharePoint nie może zawieść. Oczywiste jest, dlaczego firmy często wkładają wiele wysiłku w dostosowanie " intranetowych stron głównych. Jeśli strona domowa jest źle zaprojektowana i nie spełnia swojej misji, to prawdopodobnie cały intranet słabo działa.
Innym dużym wyzwaniem jest to, że dedykowana strona główna SharePoint jest pozbawiona klastra. Istnieje długa droga do przejścia z domyślnego widoku do w pełni dostosowanego układu. Gra jest jednak warta świeczki. Właściwe zaprojektowana intranet SharePoint zwiększa szansę na zdobycie i utrzymanie lojalności pracowników.
Podsumowując, podczas tworzenia strony głównej SharePoint możesz trzymać się poniższych zaleceń:
- Stosuj korporacyjny styl. Aby intranet SharePoint odzwierciedlał kulturę organizacyjną, możesz dostosować stronę główną intranetu do branży, domeny lub regionu, w którym działa firma, lub zastosować kolorystykę charakterystyczną dla marki.
- Utrzymuj zwięzłość intranetu. Jeśli nie możesz sobie pozwolić na zbieranie najistotniejszych treści, ryzykujesz, że na stronie głównej SharePoint pojawi się bałagan wypełniony nieuporządkowanymi częściami stron internetowych. Zawsze lepiej w sposób umiarkowany zarządzać zawartością strony głównej i rozdzielać ją na te części sieci, które zajmują w sumie 4-6 przewinięć. W przeciwnym razie, użytkownikom będzie bardzo trudno zrozumieć, co się z tym wiąże i od razu znaleźć potrzebne informacje.
- Przejrzysta nawigacja. Ponieważ strona główna SharePoint prowadzi do innych zasobów, linki tam zamieszczone powinny mieć priorytet w zależności od tego, jak ważny jest dany zasób. Zastanów się dwa razy, co dodać do głównego menu, gdzie umieścić panel wyszukiwania, które zasoby mają tworzyć szybkie linki i jak powinna wyglądać stopka.
- Biorąc pod uwagę personalizację. Zazwyczaj strona główna SharePoint stanowi kompilację ogólnie dostępnych treści, takich samych dla wszystkich pracowników. Chociaż takie podejście do zawartości strony głównej było wykonalne przez ponad dekadę, obecnie brak personalizacji może zniechęcać pracowników, którzy zazwyczaj otrzymują treści dostosowane do ich gustów w innych miejscach w internecie. Aby dotrzymać kroku oczekiwaniom pracowników, należy myśleć o fragmentach stron internetowych zawierających spersonalizowane treści, które byłyby najbardziej odpowiednie dla wybranego użytkownika. Mogą to być wstępnie posortowane kanały informacyjne, zalecane blogi, aktualizacje informacje z portali społecznościowych, itp.
Aplikacja HR. Wdrożenie intranet SharePoint. Strona główna intranetu
Przydatny przewodnik po funkcjach strony głównej intranet SharePoint
SharePoint Sites: Szkielet Intranetu
Nawet jeśli strona główna SharePoint jest kluczowym elementem każdego intranetu, nie jest ona centrum współpracy, procesów biznesowych czy zarządzania intranetem. Te podstawowe funkcje są delegowane do różnych typów stron SharePoint.
W nowej wersji SharePoint znajdziesz wiele różnych witryn, które służą różnym celom. Każda witryna posiada wbudowane bloki funkcjonalne, które firmy mogą aktywować i dostrajać zgodnie z ich potrzebami.
Strony zespołowe
Strony zespołu w SharePoint są najpopularniejszymi komponentami. Możesz dopasować strony zespołu do jego podstawowych działań, tożsamości i preferencji. Strona zespołowa to miniaturowy intranet zaprojektowany dla zespołu lub działu z jego unikalnym stylem, funkcjami i hierarchią podstron.
Jednocześnie witryny zespołowe mogą służyć znacznie szerszym celom niż tylko współpracy zespołowej. Bardzo często witryny zespołowe wspierają działalność biznesową, która angażuje znacznie większą grupę pracowników, którzy należą do różnych zespołów. W ten sposób witryna zespołowa może stać się centrum zarządzania nauką, projektami, jakością i wiedzą, między innymi w dziedzinach, które łączą szerokie grupy pracowników.
Aplikacja HR. Wdrożenie intranet SharePoint. Strona zespołu zorientowana na projekt
Miejsca komunikacji
Serwisy komunikacyjne w SharePoint pełnią rolę kurierów informacyjnych, którzy mogą dostarczać treści do szerokiego grona odbiorców. Z tego właśnie powodu strony komunikacyjne są najbardziej odpowiednim medium dla działów związanych z tworzeniem i publikowaniem treści takich jak marketing, sprzedaż, PR i HR.
Strony Hub
Strony www Hub, które są obecnie dostępne tylko w wersji SharePoint onlinea, łączą podobne witryny i ich zawartość. Możesz również korzystać z witryn hubu w celu wdrożenia ogólnie dostępnej funkcji, zamiast instalować ją w każdej samodzielnej stronie intranetu.
Aplikacja HR. Wdrożenie intranet SharePoint. Strona hub dla działu HR
Mniejsze firmy mogą pokryć pełen zakres wymaganych funkcji, korzystając jedynie z serwisów zespołowych i komunikacyjnych. Jednocześnie większe firmy często wybierają bardziej zróżnicowaną strukturę swoich intranetów. Dlatego duże portale często zawierają strony społecznościowe, strony do zarządzania nauką, biblioteki medialne, bazy wiedzy i wiele innych.
Aplikacja HR. Wdrożenie intranet SharePoint. Baza wiedzy w firmie. Zarządzanie wiedzą
Warto wspomnieć, że SharePoint nie stroni od nowoczesnych technologii. Na przykład, możesz wzbogacić swój portal korporacyjny o SharePoint Spaces, które wprowadzają siłę różne rzeczywistości do codziennych procesów korporacyjnych. Począwszy od wycieczek firmowych, aż po wciągającą naukę i interaktywną sprzedaż lub raportowanie, SharePoint Spaces może być prawdziwą wisienką na torcie intranetu.
Aplikacja HR. Wdrożenie intranet SharePoint. Zasady tworzenie stron intranetowych
- Unikaj zbyt skomplikowanych struktur stron intranetowych. Jeśli intranet jest źle zaplanowany i źle zarządzany, ryzykujesz, że skończy się na dużej liczbie chaotycznych i niekontrolowanych stron i podstron intranetowych. Każda strona powinna być stworzona w określonym celu. Będziesz potrzebował udokumentowanych wytycznych, jak tworzyć nowe strony, kto może je tworzyć i zarządzać nimi, a także scenariuszy przyznawania uprawnień użytkownikom wewnętrznym i zewnętrznym na różnych stronach.
- Bądź mądry w dostosowywaniu. Możesz chcieć dostosować każdy centymetr dedykowanych witryn intranetowych. Nie rób tego. Przede wszystkim, SharePoint rozwija się bardzo szybko, z wieloma funkcjami, które są aktualizowane regularnie. Możesz więc poświęcić czas na dostosowanie funkcjonalności, które zostaną udostępnione w kolejnej aktualizacji. Aby stworzyć bezpieczny intranet SharePoint, zawsze nadążaj za mapą drogową rozwoju SharePoint.
- Jednocześnie, jeśli zdecydujesz się na zbyt głębokie dostosowywanie, będziesz musiał stawić czoła skomplikowanej obsłudze, która będzie wymagała dodatkowych inwestycji. Wreszcie, rozsądne jest uelastycznienie witryn, zamiast pakować je w funkcje monolityczne. Zespoły zmieniają się, a strony internetowe powinny szybko dostosowywać się do zmieniających się wymagań pracowników. Jeśli intranet jest zbudowany zgodnie z logiką platformy, będziesz w stanie zapewnić jego płynny rozwój bez długich i wyczerpujących przeróbek.
- Wcześniej zaplanuj zarządzanie zasobami i wsparcie techniczne. Każda witryna SharePoint wymaga odpowiedniego zarządzania, aby zapobiec niepożądanym treściom, słabemu wykorzystaniu lub problemom z wydajnością. Musisz przypisać właścicieli i menedżerów witryn do pracowników technicznych i nietechnicznych oraz przyznać im odpowiednie uprawnienia. Wiąże się to również z terminowym usuwaniem nieużywanych witryn, ich aktualizacją lub migracją, jeśli to konieczne.
- Nie należy spieszyć się z nowymi funkcjami. Jeśli prowadzisz intranet SharePoint, możesz chcieć zaadoptować wszystkie dostępne funkcje, gdy tylko się pojawią. Może to jednak być zły pomysł. Na przykład, jeśli nie masz nic przeciwko używaniu tylko witryn zespołowych, zastanów się dwa razy przed uruchomieniem witryn komunikacyjnych i witryn hubów. Zastanów się, czy jesteś gotowy do zapewnienia ich prawidłowego działania i użytkowania.
Funkcje intranetu SharePoint
Czy jest miejsce na pracę indywidualną?
SharePoint, to system IT do współpracy. Jednak nasze codzienne zadania nie zawsze polegają na współpracy, do której należy zaliczyć również pracę indywidualną. Nie jest to jednak najmocniejsza strona SharePoint’a. Istnieje jednak kilka sposobów na zapewnienie spersonalizowanych cyfrowych miejsc pracy w systemie IT.
MySites w SharePoint w firmie
W SharePoint są raczej niedoceniane. Łącząc w sobie informacje i działania każdego pracownika, stanowią one również miejsce dla osobistych blogów, dokumentów i zadań. Dzięki dodatkowej pomocy konsultantów SharePoint, MySites może stać się w pełni funkcjonalnym, cyfrowym miejscem pracy. Jeśli więc jesteś właścicielem SharePoint, nie przeocz tej wspaniałej funkcji i spraw, by stała się ona częścią Twojego intranetu.
Strony zespołu w SharePoint Online
Sam SharePoint Online nie oferuje ani MySites. Właściwie, w mniejszej firmie, każdy pracownik może otrzymać swoją stronę lub podstronę SharePoint, aby zarządzać swoją codzienną pracą, przechowywać dokumenty i współpracować z innymi użytkownikami. Jednakże, w dużych firmach nie byłoby możliwe zarządzanie tysiącami witryn. Jedynym sposobem na zapewnienie spersonalizowanych miejsc pracy w tym przypadku jest zapewnienie pracownikom większej swobody w pracy zespołowej. Na przykład, na stronie zespołu mogą znajdować się osobiste foldery z treścią lub blogi dedykowane każdemu członkowi zespołu.
Jak zorganizować indywidualną pracę pracowników w intranecie SharePoint? Istnieją co najmniej trzy sposoby, aby to zrobić. Czy konieczne jest dodanie funkcji społecznych?
Krótka odpowiedź brzmi "tak, absolutnie". Aby pomyślnie wdrożyć funkcje społeczne, trzeba jeszcze przestrzegać kilku zasad.
- Po pierwsze, sensowne jest wprowadzenie funkcji społecznościowych tylko wtedy, gdy wszystkie funkcje związane z biznesem są już dostępne. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy potrzebne jest czysto społeczne rozwiązanie. Możesz również szybciej dodać funkcje społecznościowe, aby przyciągnąć użytkowników, którzy nie korzystają z intranetu do pracy własnej oraz z innymi użytkownikami.
- Po drugie, funkcje społecznościowe powinny iść w parze z funkcjami biznesowymi, bez konieczności przebywania w całkowicie osobnej części intranetu. Dobrym pomysłem jest umieszczenie niektórych chwytliwych części serwisów społecznościowych bezpośrednio na stronie głównej intranetu SharePoint. Mogą to być na przykład urodziny, nagrody, grywalizacja, najlepsi pracownicy lub ogłoszenia zamieszczane przez pracowników. Najlepszym rozwiązaniem jest dodanie aplikacji, z których korzysta bardzo wielu użytkowników: aplikacja urlopy, aplikacja delegacje.
- Po trzecie, cechy społeczne i serwisy społecznościowe wymagają takiego samego poziomu zarządzania jak typowe serwisy biznesowe. Jeśli nie jesteś gotowy do wsparcia, rozwoju i zarządzania społeczną częścią intranetu w firmie, nie przyniesie to prawie żadnych korzyści.
Aplikacja HR. Wdrożenie intranet SharePoint. Funkcje społecznościowe Traktuj swój intranet SharePoint jako rozwiązanie korporacyjne
Zdarza się, że po wdrożeniu swojego intranetu SharePoint, firma przekazuje pełną kontrolę nad nim użytkownikom. Firma uważa, że system IT będzie funkcjonować samodzielnie. To duży błąd. Tak się nigdy nie dzieje. System IT musi posiadać właściciela, który dba o jego stałą aktualizację oraz poziom i jakość wiadomości.
Możesz naśladować wszelkie świetne przykłady stron intranetowych SharePoint, aby stworzyć swój portal, ale jeśli nie zapewnisz mu odpowiedniego zarządzania i wsparcia powdrożeniowego, bądź gotów stawić czoła zarówno problemom operacyjnym, jak i adopcyjnym. Intranet SharePoint nie jest drugorzędny systemem IT służącym rozrywce pracowników, ale systemem korporacyjnym, który należy traktować poważnie.
Samo wdrożenie intranetu SharePoint, portalu korporacyjnego i zaprezentowanie go pracownikom nie wystarczy, aby zapewnić jego sukces. Praca po wdrożeniu intranetu SharePoint może być jeszcze ważniejsza niż planowanie przedwdrożeniowe i sam rozwój systemu IT. Po wdrożeniu SharePoint należy przypisać właścicieli stron intranetowych SharePoint, którzy będą nadzorować działania użytkowników i generować treści.
Konieczne jest również posiadanie administratora SharePoint, który będzie zajmował się najważniejszymi problemami i czuwał nad bezpieczeństwem, wydajnością i prawidłowym użytkowaniem intranetu. Jeśli nie posiadasz odpowiednich specjalistów na miejscu, rozsądnie jest zatrudnić dedykowanych konsultantów SharePoint, którzy zajmą się zgłoszeniami.
