Zamówienia zakupu
Cykl życia dostawcy może być bardzo długi. Warto zastanowić się, jak i co firma może zrobić aby dla obu stron relacja przynosiła korzyści i pozwalała tworzyć istotną wartość w postaci przewagi konkurencyjnej. Wydajność dostawców ma ogromny wpływ na sukces firmy. Dość często, firmy używają dostawców jako punktu odniesienia do oceny efektywności procesu zamówień i roli w sukcesie firmy.
Dostawca, który oferuje doskonałe towary i usługi będzie nadal dostarczać wartość, niezależnie od procesu zarządzania dostawcami. W tym samym czasie, kompleksowa umowa lub błyskotliwa strategia sourcingowa nic nie da, jeśli dostawca nie spełni oczekiwań.
Kiedy Twoi dostawcy są tak zintegrowani z Twoją firmą, nawet ryzyko związane z łańcuchem dostaw, które jest spowodowane przez kwestie zgodności, może wpłynąć na wizerunek i reputację Twojej marki. Jeśli nie chcesz, aby wizerunek firmy został nadszarpnięty, zespoły zamówień muszą skupić się nie tylko na wyborze najlepszych dostawców, ale zarządzanie nimi konsekwentnie w ich całym cyklu życia.
Co to jest zarządzanie cyklem życia dostawcy?
Zarządzanie cyklem życia dostawcy jest definiowane jako podejście do zarządzania dostawcami od początku do końca w przejrzysty i uporządkowany sposób. Zarządzanie cyklem życia dostawcy stawia osoby w dziale zamówień firmie w centrum procesu zakupowego, uznając ich znaczenie i włączając ich do strategii zakupowej.
Zestaw ośmiu działań, które obejmują wszystkie aspekty postępowania ze dostawcami w całym cyklu ich życia:
- Wstępna identyfikacja dostawcy i zaangażowanie.
- Kwalifikacja dostawcy i ograniczanie ryzyka.
- Ocena i wybór.
- Wprowadzanie dostawcy na rynek i zarządzanie informacjami.
- Zarządzanie wydajnością dostawcy.
- Zarządzanie ryzykiem dostaw.
- Zarządzanie relacjami z dostawcami.
- Wycofanie dostawcy.
Fazy zarządzania cyklem życia dostawcy
Osiem kroków związanych z zarządzaniem cyklem życia dostawcy można podzielić na trzy główne fazy.
Cykl życia dostawcy, przed zawarciem umowy
Pierwsza faza zarządzania cyklem życia dostawcy rozpoczyna się od procesu identyfikacji potrzeb i pozyskiwania dostawców. Zapoznanie jest procesem informowania potencjalnych dostawców o potrzebie organizacji do nabycia określonych towarów lub usług.
Dokumenty takie jak zapytania ofertowe (Request for Proposal - RFP) i zaproszenia do składania ofert (Invitation to Bid - ITB) są używane, aby dać wszystkim dostawcom równe szanse. Po otrzymaniu propozycji, są one rejestrowane, przechowywane, otwierane i analizowane przez upoważnione osoby ds. zamówień w celu zapewnienia przejrzystości i poufności.
Na podstawie ofert wybiera się kilku dostawców, którzy przechodzą do etapu kwalifikacji. Na etapie kwalifikacji, dostawcy z krótkiej listy przechodzą przez solidny proces due diligence dostawcy, w którym dostarczają określony zestaw poufnych informacji o swojej działalności.
Uzyskane informacje są następnie sprawdzane krzyżowo w celu zweryfikowania stabilności i kondycji dostawcy. Firmy na całym świecie stosują jedną lub kombinację metod wymienionych poniżej, aby ocenić, czy dostawca kwalifikuje się do przyznania kontraktu:
- Najniższa cena.
- Zgodność oferty.
- Odpowiedzialność techniczna.
- Ocena ważona (połączenie kosztu i jakości).
Cykl życia dostawcy, kontrakt
Po wybraniu dostawcy do kontraktu, przechodzi on proces wdrażania dostawcy. Na tym etapie tworzony jest profil dostawcy poprzez zebranie od niego solidnych, sprawdzonych wielowymiarowych danych. Informacje te są następnie przechowywane w bezpieczny sposób i udostępniane wszystkim zainteresowanym stronom, które mają interes w procesie zamówienia.
Zarządzanie informacją o dostawcy jest kluczowym podzbiorem zarządzania cyklem życia dostawcy i fazą kontraktową, rozciągającą się od pierwszego kontaktu z potencjalnym dostawcą do strategicznego zarządzania relacjami z dostawcą i zakończenia relacji z dostawcą.
Kontakt, obejmuje również aspekty zarządzania ryzykiem, bieżące monitorowanie realizacji umowy i inne. Innym ważnym podzbiorem fazy kontraktowej jest zarządzanie wydajnością dostawcy. Uważne śledzenie wydajności dostawcy może pomóc firmom w ujawnieniu ryzykownych sytuacji.
Każdy aktywny dostawca jest stale monitorowany i oceniany pod kątem zmian w zachowaniu lub jakości produktu i usług. Świadomość potencjalnych zmian w działaniu dostawcy może zmniejszyć szanse na nieoczekiwane lub ryzykowne zakłócenia w łańcuchu dostaw.
Cykl życia dostawcy, po zawarciu umowy
Inicjatywy związane z zamykaniem kontraktów są dość proste w przypadku kontraktów z dostawcami o niskiej wartości. Jeśli jednak jest to złożona umowa zakupu o wysokiej wartości, proces wycofania dostawcy nie jest prosty.
Aby zapewnić, że dostawca jest usunięty z bazy prawidłowo, managerowie zamówień muszą upewnić się, że wszystkie zobowiązania umowne zostały spełnione i sprawdzić, czy istnieją jakiekolwiek zobowiązania, takie jak gwarancje, obsługa posprzedażna / wsparcie są zaangażowane.
W przypadku jakiegokolwiek zobowiązania rezydualnego, odpowiedzialność, zobowiązania, procedury i inne warunki muszą być jasno określone i spełnione przez dostawcę. Jeśli wszystko wydaje się być w porządku, to sprzedawca może zostać wypisany z firmy za pomocą listy kontrolnej. Usunięcie dostawcy z bazy przynosi proces zarządzania cyklem życia sprzedawcy do pełnego cyklu.
W jaki sposób rozwiązanie do e-zamówień może zająć się cyklem zarządzania dostawcami?
Aplikacja e-zamówienia jest zaprojektowana, aby obejmować cały cykl od zamówienia do zapłaty, który obejmuje cykl życia zarządzania dostawcami. Posiada narzędzia skoncentrowane na funkcjach, które dbają o kluczowe cechy związane z zamówieniami, takie jak przyjmowanie dostawców, ocena dostawców i ich wybór - między innymi.
Korzystając z aplikacji zamówienia zakupu, cykl życia dostawcy, otrzymasz dostęp do kompleksowego zestawu narzędzi pozwalających zarządzać cyklem życia dostawcy bardziej efektywnie w zakresie kwalifikacji, oceny, pomiaru, monitorowania i zarządzania.
Cykl życia dostawcy
Aplikacja zamówienia zakupu w chmurze, jest idealnym rozwiązaniem do zarządzania cyklem życia dostawcy. Aplikacja zamówienia zakupu pozwala firmom na stworzenie dynamicznego procesu zarządzania dostawcami, który zapewnia im przewagę konkurencyjną.
Można korzystać z narzędzi i zasobów do zarządzania dostawcami, których potrzebuje każda firma, aby przeprowadzić transformację cyfrową w sposób kompleksowy.
