Korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu

Korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu

Obecnie większość zespołów zamówień zakupu walczy, aby nadążyć za rosnącą zmiennością rynku i utrzymać przewagę konkurencyjną nad swoimi konkurentami. Jednak większość z nich nadal tkwi i korzysta ze starszych systemów IT, które użytkuje z dala od reszty systemów IT.

Czy to starszy system IT, który pochodzi z wbudowanym modułem zamówień zakupu lub samodzielne, rozproszone aplikacje zamówień zakupów, ich sztywność utrudnia zainicjowanie pełnej transformacji cyfrowej zakupów. Podczas gdy "Jeśli coś nie jest zepsute, nie naprawiaj tego" to świetne powiedzenie, nie może przynieść w biznesie zwinności ani zapewnić tak potrzebną wydajność w operacjach zaopatrzenia i zamówień zakupu.

Z drugiej strony, aplikacja do e-zamówień, która opiera się na elastyczności, może pomóc menedżerom ds. zamówień spełnić wszystkie wymogi polityki, pomóc im się rozwijać i skalować wraz z ich wzrostem. Jeśli jesteś jednym z tych sceptycznie nastawionych specjalistów ds. zakupów, którzy nie wiedzą, w jaki sposób rozwiązanie e-zamówień może przynieść wymierne korzyści dla linii końcowej, jesteś we właściwym miejscu.

Co to są zamówienia zakupu?

Aplikacja zamówienia zakupu to aplikacja B2B, w której transakcje biznesowe, takie jak nabywanie i sprzedaż produktów i usług, przeprowadzane są przez Internet. Niekiedy ma inną nazwę aplikacja e-zamówienia, gdzie litera "e" w e-procurement oznacza elektroniczny sposób dokonywania transakcji.

Oto korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu, wdrożenia aplikacji B2B.

Korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu - Przełamanie silosów danych

Procesy zamówień zakupów zazwyczaj skupiają się wokół szeregu zainteresowanych stron, takich jak osoby składające zamówienia, sprzedawcy, zespół finansowy, kierownicy ds. zamówień, kierownicy ds. zapasów i inni. Rozbieżne systemy i silosy danych wpływają na jakość procesów zaopatrzenia, powodując brak jasności i rozłączność, co skutkuje nietypowymi wydatkami, długimi cyklami zaopatrzenia i niewykorzystanymi szansami.

Jednak gdy wszystkie transakcje, komunikacja i współpraca o znaczeniu krytycznym odbywają się w ramach aplikacji zamówienia zakupu lub rozwiązania e-procurement, wszystkie dane związane z zakupami pozostają w jednym miejscu. Ujednolicony system od zamówienia do rozliczenia faktury kosztowej może nie tylko uprościć zarządzanie danymi zamówień zakupów, ale również usprawnić wszystkie procesy zakupowe, od pozyskiwania do przetwarzania faktur i płatności.

Korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu - Usprawnienie pracy dostawców osiągających słabe wyniki

Najczęściej menedżerowie ds. zaopatrzenia nie mają czasu na ręczne śledzenie wydajności dostawców. Nieczęste informacje zwrotne i ręczna ocena wyników dostawców wymagają znacznej ilości danych, co stanowi ogromne obciążenie dla działu zakupów. Brak identyfikacji słabych wyników dostawców może mieć negatywny wpływ na działalność firmy.

Aplikacja zamówienia zakupów pomaga zespołom ds. zakupów w monitorowaniu i ograniczaniu ryzyka związanego z dostawcami.

Wdrożenie systemu IT zarzadzanie dostawcami, który zbiera, przechowuje i wyświetla aktualne, spójne informacje o dostawcach, oferowanych przez nich produktach i ich wydajności, pozwala managerom ds. zakupów przestać używać arkusze kalkulacyjne i zestawienia papierowe. Firmy mogą analizować dane o dostawcach, aby uzyskać detaliczny obraz, zidentyfikować ryzyko związane z zakupami, dostrzec szanse i wynegocjować lepsze oferty. Proaktywne zaangażowanie dostawców może przynieść znaczne korzyści ekonomiczne.

Korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu - Unikaj opóźnień w wystawianiu faktur i podwójnych płatności

Jedną z bardziej złożonych walidacji jest dopasowanie faktury i powiązanych dokumentów z zamówieniami w cyklu życia od zamówienia do zapłaty. Ceny i warunki na fakturze powinny odpowiadać tym wymienionym w zamówieniu zakupu i potwierdzeniu odbioru towaru.

Ponadto liczba pozycji, opisy produktów i ceny jednostkowe na fakturze zakupu muszą być zgodne z tymi podanymi w zamówieniu zakupu i faktycznie otrzymanych towarach. Chociaż dopasowywanie trójstronne może być wykonywane ręcznie, koszt, dokładność i czas wymagany do walidacji można znacznie zmniejszyć poprzez automatyzację obiegu dokumentów.

Kluczowym elementem aplikacji zamówienia zakupu, systemu e-procurement jest zautomatyzowany proces trójstronnego dopasowywania (faktur do umów, zamówień zakupu i arkuszy wprowadzania usług) w celu egzekwowania zgodności z przepisami i zapobiegania nieuczciwym wydatkom.

Po wdrożeniu systemu IT zamówienia zakupu, dział kontrolingu skraca czas przetwarzania faktur o 72% dzięki zautomatyzowanemu i dokładnemu dopasowaniu trójstronnemu.

Korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu - Eliminacja nadużyć

Nadużycia w zakupach królują, gdy firmy używają przestarzałych lub rozbieżnych systemów IT do zarządzania zakupami. Kiedy zakupy są obsługiwane ręcznie, interesariusze nie mają pojęcia, kto i dlaczego czego żąda. Prowadzi to do ponoszenia wydatków poza ustalonymi praktykami, takimi jak zbędne lub niepotrzebne zakupy, składanie zamówień do niezatwierdzonych dostawców i wiele innych.

Firmy mogą odnieść wiele korzyści dzięki wyeliminowaniu ryzyka związanego z zakupami i rozpoczęciu podróży w kierunku przejrzystości. Wdrożenie systemu IT zamówienia zakupu, interesariusze mogą w czasie rzeczywistym monitorować, co dzieje się na każdym poziomie ich dostawców, co pozwala im przewidywać i zapobiegać zakłóceniom, zanim one wystąpią.

Właściwa agregacja danych i przejrzyste zarządzanie wydatkami mogą zidentyfikować i wyeliminować wydatki nietypowe, zakupy poza umowami, anulować niewykorzystywane usługi i skonsolidować wydatki z dostawcami o wysokiej efektywności.

Firmy, które wdrożyły system IT zamówienia zakupu, platformę e-procurement, odnotowują 60% redukcję wydatków nieregularnych w porównaniu z firmami, które tego nie zrobiły.

Korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu - Wzmocnij pozycję swoich dostawców dzięki samoobsłudze

Ręczne zarządzanie danymi dostawców jest przeszłością. Gdy sprzedawcy muszą udawać się do działu zakupów w sprawie każdego drobnego wyjaśnienia, jest to strata czasu zarówno dla sprzedawców, jak i działu zakupów.

Zautomatyzowane doświadczenie zamówień przy użyciu portalu dostawcy, jednak udowadnia, jak bardzo ich cenisz, ponieważ ułatwia im życie, oferując im większą widoczność na status płatności, dając jednocześnie kupującym większą kontrolę nad komunikacją. Wdrożenie systemu IT e-procurement stanowi część aplikacji do komunikacji wewnętrznej w firmie.

Portale dostawców mogą umożliwić dostawcom monitorować zamówienia zakupu, aktualizować dane wysyłkowe, zarządzać katalogami produktów, dodać faktury kosztowe i zarządzać płatnościami wszystko w jednym miejscu. Dzięki spójnemu i dokładnemu przetwarzaniu płatności, relacja sprzedawca-dostawca może stać się o wiele silniejsza. Nabywcy mogą wykorzystać tę możliwość do uzyskania rabatów i zachęt w zakresie wczesnych płatności.

Korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu - Usuń wąskie gardła w procesie zatwierdzania zamówień zakupów

System zamówień zakupów, który zależy od zbyt wielu ręcznych interwencji, arkuszy kalkulacyjnych i e-maili, jest narażony na błędy ludzkie i związane z nimi ryzyko. W systemie IT opartym na użytkownikach, ludzie mają tendencję do wykonywania czynności, elementów procesu zakupu robienia rzeczy po swojemu, nawet jeśli oznacza to omijanie zasad w celu skrócenia cykli zakupowych.

Z drugiej strony, skuteczna aplikacja zamówienia zakupu, system e-zamówień rozwiązuje problem ryzyka związanego z zakupami dzięki wymuszonej odpowiedzialności i dostępności opartej na rolach. Wdrożenie systemu IT chroni informacje wrażliwe i ogranicza dostęp do informacji poufnych do odpowiednich zainteresowanych stron, przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości cyklu zakupów.

Ponadto aplikacja zamówienia zakupu, system do e-zamówień zmniejsza nakład pracy zespołu ds. zamówień i finansów poprzez automatyzację zadań administracyjnych. Wdrożenie systemu IT minimalizuje obliczenia arytmetyczne na poziomie pola, kierowanie zatwierdzeń i przestrzeganie terminów. Automatyzuje przepływy pracy związane z zatwierdzaniem i przyspiesz cykl zakupowy.

Korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu – Minimalizacja ryzyka związanego z zamówieniami zakupów

W miarę jak wzrasta potrzeba robienia więcej za mniej, liderzy ds. zakupów próbują znaleźć sposób na kontrolowanie kosztów i łagodzenie ryzyka, próbując jednocześnie radzić sobie z przestarzałym systemem zamówień. Aby poradzić sobie z tym wyzwaniem, zespoły muszą odejść od przestarzałych, ręcznych procesów, którym brakuje mocy i kontroli, aby napędzać efektywność i oszczędności.

Wdrożenie systemu IT zamówienia zakupu może zmniejszyć ryzyko, czas przetwarzania i ogólne koszty, uwalniając zespół ds. zamówień publicznych od konieczności skupienia się na zadaniach skoncentrowanych na człowieku. Niezależnie od wielkości firmy, umożliwia on przedsiębiorstwom dokonywanie zakupów, usprawnia cykl zamawiania zakupów od zakupu do zapłaty i zmniejsza ryzyko związane z łańcuchem dostaw.

Wdrożenie systemu IT platformy e-procurement umożliwia szybką i niezawodną wymianę aktualizacji i dokumentów, co skutkuje zmniejszeniem ryzyka operacyjnego związanego z podwójnymi płatnościami i zakupami poza katalogiem. Co więcej, jej dynamiczny mechanizm reguł może proaktywnie egzekwować zasady, aby zapewnić przestrzeganie przez kupujących budżetów, procesów i ograniczeń produktowych.

Korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu – Sprawne zarządzanie zamówieniami i dostawami

Silosowe aplikacje, takie jak e-maile, arkusze kalkulacyjne i wątki na czacie, rozbijają dane i nie zapewniają pełnego wglądu w pełen proces zakupów. W rezultacie kierownicy ds. zaopatrzenia i inne osoby podejmujące decyzje nie mają dostępu do informacji takich jak status, zmiany, potwierdzenia, poziomy zapasów i inne informacje, które zapewniają wgląd w zakup.

Wdrożenie systemu IT platformy e-procurement, e-zamówień umożliwia zakupom gromadzenie i organizowanie danych na temat poprzednich zakupów i wydajności dostawców za pomocą gotowych do użycia raportów wizualnych. Raporty te pozwalają firmom na lepszą automatyzację i zarządzanie zakupami, umowami i sprzedawcami.

Gromadząc kluczowe metryki, takie jak czas cyklu zamówienia zakupu, czas realizacji zamówienia przez dostawcę, wydatki w ramach zarządzania zakupami, wskaźnik wadliwości pozycji i inne, firmy mogą zidentyfikować wydajność dostawcy, przeanalizować wzorce wydatków i uzyskać wgląd w działania w celu poprawy efektywności procesów zaopatrzenia.

Korzyści z wdrożenia aplikacji zamówienia zakupu – Podsumowanie

Wdrożenie systemu IT platformy e-procurement, e-zamówień toruje drogę do cyfrowej transformacji firmy w zakresie efektywności transakcji B2B. Istniejące korzyści wynikające z aplikacji dedykowanej są dobrze przygotowane, aby umożliwić powszechne przyjęcie e-zamówień.

Przedsiębiorstwa na całym świecie mają możliwość osiągnięcia podobnych rezultatów poprzez wykorzystanie wiedzy, standardów, zasad i wytycznych już opracowanych oraz dostosowanie ich do swoich unikalnych potrzeb biznesowych.

Biorąc pod uwagę zakres funkcji związanych z zamówieniami zakupów, idealna aplikacja zamówienia zakupów, system do e-zamówień będzie musiał spełniać różnorodne potrzeby biznesowe, uzupełniać istniejące procesy i rozwiązania oraz łatwo się z nimi łączyć. Nie będzie on wypierać ani zakłócać istniejących systemów IT lub procesów biznesowych, lecz oferować zainteresowanym stronom możliwości wprowadzania innowacji i uzyskiwania przewagi konkurencyjnej, większej wartości poprzez wdrożenie systemu IT w obszarze procesów zamówień.