KPI zakupy, 11 wskaźników KPI w zakupach

Przedsiębiorstwa pragną, aby zespoły ds. zamówień tworzyły wartość wykraczającą poza oszczędności kosztów. Zarząd widzi w dziale zakupów obszar, w którym firma może tworzyć istotną przewagę konkurencyjną na rynku. W związku z tym liderzy ds. zakupów nieustannie poszukują sposobów na usprawnienie procesu zakupów i uczynienie go bardziej zrównoważonym. Nie chcą jednak podejmować żadnych decyzji bez odpowiednich danych. Dlatego też śledzą cały szereg metryk KPI w zakupach.

Podczas gdy kluczowe wskaźniki efektywności zakupów (KPI) są powszechnie używanym słowem w kręgach zakupowych, nie są one ustalone na stałe. KPI zakupy, oznacza różne rzeczy dla różnych firm, prawie do tego stopnia, że większość liderów zaopatrzenia nie jest pewna, co liczy się jako KPI, a co nie.

Ale jeśli chodzi o podejmowanie decyzji i śledzenie wydajności, jak można mieć pewność, że śledzone KPI w zakupach mają największe znaczenie? Tylko poprzez lepsze zrozumienie metryk zakupowych i przyjrzenie się, które są wykorzystywane przez liderów branży.

KPI zakupy, co to jest?

KPI zakupy to rodzaj narzędzia pomiaru wydajności, które służy do oceny i monitorowania efektywności zarządzania zakupami w organizacji. KPI zakupy pomaga organizacji w optymalizacji i regulacji wydatków, jakości, czasu i kosztów.

Dodatkowo, KPI zakupy pomaga firmom dotrzymać kroku ich ogólnym celom procesowym, strategiom zamówień publicznych i celom biznesowym.

Dlaczego warto mierzyć efektywność procesu zaopatrzenia?

Powiedzenie "Jeśli nie możesz tego zmierzyć, nie możesz tego poprawić" jest jak zawsze prawdziwe. Mierzenie efektywności procesu zaopatrzenia jest ważne, ponieważ odgrywa zaopatrzenie odgrywa istotną rolę w łańcuchu dostaw w każdej sytuacji gospodarczej. Doskonałym sposobem na poprawę efektywności zaopatrzenia jest automatyzacja.

Chociaż oszczędność kosztów jest oczywistym celem wydajności zaopatrzenia, nie ogranicza się ona tylko do tego. Poprzez pomiar wydajności procesu zaopatrzenia organizacje mogą znaleźć odpowiedzi na inne ważne pytania, takie jak:

• Co należy poprawić?
• Jak wypadamy na tle innych organizacji?
• Czy poprawiamy się, czy spadamy?

KPI zakupy, 11 wskaźników KPI w zakupach które każdy zespół zakupowy powinien mierzyć bez przerwy

Właściwy KPI zakupy jest istotny dla Twoich celów biznesowych i łatwy do śledzenia. Kiedy tworzysz swoje pierwsze KPI w zakupach, może to być nieco przytłaczające. Poprzez lepsze zrozumienie ich celu, będziesz w stanie zidentyfikować KPI, które lepiej służą Twoim potrzebom.

Poniżej przedstawiamy jedenaście KPI dotyczących zakupów, które każda organizacja powinna śledzić:

• Wskaźnik zgodności.
• Wskaźnik wadliwości dostawców.
• Dokładność ZZ i faktur.
• Wskaźnik zakupów awaryjnych.
• Czas realizacji zamówienia przez dostawcę.
• Czas cyklu ZZ.
• Dostępność dostawców.
• Koszt na fakturę i ZZ.
• Wydatki w ramach zarządzania.
• ROI i korzyści z zamówień.
• Konkurencyjność cenowa.

W zależności od ich przeznaczenia, KPI zakupy można podzielić na trzy główne kategorie:

• Zapewnienie jakości.
• Poprawa dostaw.
• Redukcja kosztów.

Wszystkie trzy kategorie są wzajemnie zależne, więc skupienie się tylko na jednej z nich może zaszkodzić pozostałym dwóm i zmniejszyć trwałość procesu.

KPI zakupy, zapewnienie jakości

KPI zakupy, wskaźnik zgodności

Zgodność z umową i polityką ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa prawnego. Jeśli wskaźnik zgodności obniży się, może spowodować wzrost wydatków pośrednich i nietypowych. Skuteczna umowa zakupu z jasno określonymi karami może poprawić wskaźnik zgodności.

Metryki, na które należy zwrócić uwagę:

• Stosunek faktur powyżej xxx do całości faktur.
• Całkowita różnica pomiędzy ceną zapłaconą a oferowaną.

KPI zakupy, wskaźnik wadliwości dostawców

Wskaźnik wadliwości dostawcy służy do oceny indywidualnej jakości dostawcy. Pomiar wskaźnika wadliwości dostawcy i rozbicie go na typy wadliwości pozwoli na uzyskanie praktycznego wglądu w wiarygodność dostawcy. Wskaźniki wadliwości dostawców są zwykle mierzone w wadach na milion.

Wskaźnik wadliwości dostawcy= Liczba produktów niespełniających norm / ogółem liczba przetestowanych jednostek.

KPI zakupy, wskaźnik dokładności zamówienia zakupu

Niska dokładność ZZ zwiększa koszty operacyjne. KPI w zakresie zaopatrzenia są mierzone w kategoriach dostaw, segmentach nabywców. Ten wskaźnik pomoże firmom upewnić się, czy dostawcy dostarczają to, co zostało zamówione i czy zostało to dostarczone we właściwym czasie.

KPI zakupy, wskaźniki do śledzenia:

• Stosunek produktów i usług dostarczonych poza wcześniej zdefiniowanym celem.
• % błędnych dostaw w stosunku do całkowitej liczby zamówień zakupu w danym okresie czasu

KPI zakupy, usprawnienie dostaw

KPI zakupy, wskaźnik zakupów awaryjnych

Zakupy awaryjne to te nieplanowane zamówienia, które są nabywane, aby zapobiec brakom produktów / usług. Metryka ta jest mierzona stosunkiem zakupów awaryjnych do całkowitej liczby zakupów w ustalonym okresie czasu.

Poprzez obniżenie wskaźnika zamówień awaryjnych, organizacje mogą:

• Redukować koszty.
• Poprawić plan zaopatrzenia.
• Zmniejszyć ryzyko związane z dostawami.
• Zapewnić ciągłość procesów biznesowych.

KPI zakupy, czas realizacji zamówienia przez dostawcę

Czas realizacji zamówienia przez dostawcę to czas, który upływa od momentu otrzymania przez dostawcę zamówienia do momentu jego wysłania. Ten KPI jest często mierzony w dniach. Czas realizacji zamówienia przez dostawcę rozpoczyna się od potwierdzenia dostępności i złożenia zamówienia, a kończy się dostawą towarów.

Czas realizacji zamówienia przez dostawcę = czas dostawy (dostawa towarów i odbiorów) - czas zamówienia (przyjęcie zamówienia)

KPI zakupy, czas cyklu zamówienia

Czas cyklu zamówienia mierzony jest w godzinach lub dniach od momentu złożenia zamówienia do momentu przekazania go sprzedawcy lub kontrahentowi. Ten KPI obejmuje cały proces zamawiania, który składa się na cały cykl zamówienia.

KPI zakupy, dostępność sprzedawcy

Dostępność dostawcy jest wykorzystywana do pomiaru zdolności dostawcy do reagowania na nagłe potrzeby. Ten zakupowy KPI pomaga organizacjom określić stopień niezawodności, jaki mogą przypisać dostawcy.

Dostępność dostawcy (%) jest mierzona stosunkiem liczby pozycji czasowych dostępnych po stronie dostawcy do liczby zamówień złożonych u dostawcy.

KPI zakupy, redukcja kosztów

KPI zakupy, koszt po stronie faktury i zamówienia zakupu

Koszt wydatkowany na jedną fakturę i zamówienie zakupu może różnić się w zależności od firmy w zależności od czynników, które są uwzględnione w tej kalkulacji. Firma, która stosuje podejście ręczne, będzie miała wyższe koszty przetwarzania w porównaniu z innymi firmami, które stosują proces zautomatyzowany.

KPI zakupy, wydatki kontrolowane

Wydatki kontrolowane (Spend Under Management – SUM) to procent wydatków na zaopatrzenie, które są regulowane lub kontrolowane przez kierownictwo. W miarę jak wzrasta poziom wydatków zarządzanych przez firmę, rośnie jej zdolność do optymalizacji kosztów i prognozowania wydatków.

Wydatki kontrolowane = całkowite zatwierdzone wydatki (tj. koszty bezpośrednie, pośrednie i związane z usługami) - wydatki ad-hock.

KPI zakupy, ROI zamówień

Wskaźnik ROI zamówień służy do określenia rentowności i efektywności kosztowej inwestycji w zaopatrzenie. Metryka ta najlepiej nadaje się do analiz wewnętrznych.

ROI zaopatrzenia = roczne oszczędności / roczny koszt zaopatrzenia

KPI zakupy, konkurencyjność cenowa

Mała lub żadna konkurencja wśród dostawców może prowadzić do miejsca, gdzie kilku dostawców cieszy się monopolem lub duopolem. To może obniżyć jakość w dłuższym okresie czasu. Tutaj nacisk kładzie się na krótką listę sprzedawców, którzy oferują kupującemu wyraźną przewagę konkurencyjną.

Konkurencyjność cenowa może być mierzona poprzez porównanie zapłaconej ceny z opublikowanymi cenami rynkowymi wymienionymi na stronach rynku zamówień.

Daje to również liderom zamówień możliwość tworzenia niestandardowych raportów, które pokazują kluczowe metryki, takie jak czas cyklu ZZ, wskaźnik zakupów awaryjnych i roczne oszczędności zamówień do rocznych kosztów zamówień.

Korzystanie z aplikacji zamówienia zakupu jest kluczem do poprawy wydajności procesów zaopatrzenia.

Aby zwiększyć wydajność zamówień, firmy muszą podjąć pomiary KPI w zakupach i śledzić ich zmiany. Korzystanie z aplikacji opartej na chmurze pomoże firmom w gromadzeniu danych, wyszukiwaniu i wielu innych czynnościach. Dzięki temu pracownicy działu zaopatrzenia mogą poświęcić więcej czasu na analizę zebranych danych.

Korzystanie z aplikacji zamówienia zakupu oferuje wiele wspaniałych korzyści, takich jak:

• Redukcja czasu trwania procesu.
• Wzrost wydajności.
• Wzrost szybkości i wydajności.
• Zyski w zakresie zgodności.
• Zmniejszenie ryzyka.
• Zwiększenie przejrzystości całego procesu.

Dzięki aplikacji zamówienia zakupu firmy uzyskują dostęp do jednego kompleksowego narzędzia, które obsługuje procesy zakupowe w całym cyklu od zamówienia do zapłaty. Ponieważ jest to rozwiązanie oparte na chmurze, wszystkie dane dotyczące zamówień są dostępne w trybie natychmiastowym. Oznacza to, że można bez wysiłku mierzyć wskaźniki KPI w zakupach dotyczące zamówień.

Aplikacja zamówienie zakupów oferuje dedykowane narzędzia do obsługi funkcji zakupowych, takich jak zarządzanie zamówieniami i wnioskami o zakup, zarządzanie fakturami i umowami, a także zarządzanie dostawcami. Wszystkie dane z tych procesów są połączone i dostępne wraz z kontekstem, a pełna widoczność, jaką oferuje aplikacja, zapewnia spójność i przejrzystość w całym procesie, w ramach kluczowych procesów, takich jak ocena dostawców i ocena wydajności.

Śledzenie wskaźników KPI w zakupach nigdy nie było łatwiejsze dzięki aplikacji zamówienie zakupu dostosowanego do poszczególnych funkcji, które gromadzi, przechowuje i analizuje niezbędne informacje przy minimalnym wysiłku użytkowników. Zebrane dane są następnie udostępniane wszystkim uprawnionym użytkownikom z dostępem opartym na rolach w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych.

Aplikacja zamówienia zakupu może dostarczać automatyczne przypomnienia zarówno liderom, jak i sprzedawcom, aby utrzymać procesy na właściwym torze.

Daje również kierownikom zaopatrzenia możliwość tworzenia niestandardowych raportów, które pokazują kluczowe metryki, takie jak czas cyklu zamówienia zakupu, wskaźnik zakupów awaryjnych i roczne oszczędności zaopatrzenia w stosunku do rocznych kosztów zaopatrzenia.

KPI zakupy, podsumowanie

Proces tworzenia KPI w zakupach w firmie nie zawsze jest prostym zadaniem. Jednak, gdy kierownicy zaopatrzenia poświęcą czas na określenie swoich potrzeb biznesowych i zrozumienie natury kluczowych wskaźników efektywności zamówień, łatwo jest wybrać te, które są zgodne z celami firmy.

Oparta na chmurze aplikacja zamówienia zakupu może pomóc firmom w mierzeniu kluczowych wskaźników wydajności (KPI), uzyskaniu użytecznych informacji, ograniczeniu ryzyka i zwiększeniu rentowności.

Producent dedykowanego oprogramowania

Commint jest producentem dedykowanego oprogramowania. Projektujemy aplikacje dedykowane bazując na wymaganiach funkcjonalnych i niefunkcjonalnych przygotowanych przez klientów. Dostarczamy aplikacje w chmurze.