Zarządzanie kategorią w zakupach

Zarządzanie kategorią w zakupach to strategiczne podejście do zamówień, w którym firmy dzielą swoje wydatki na obszary zawierające podobne lub pokrewne produkty, co pozwala skupić się na możliwościach konsolidacji i efektywności.

Kiedy myślimy o firmie i jej kilku działach, musimy zrozumieć, że jednym z najważniejszych działów w każdej firmie jest dział zakupów, który zagłębia się i obsługuje wydatki firmowe w całości, od początku do końca. Może to dotyczyć zamówień dla ciągłości działania, takich jak zakup zapasów, lub zamówień dla wsparcia biznesu, takich jak zakup usług rozwoju oprogramowania. Jeśli firma nie jest w stanie zaplanować strategicznego podejścia do zakupów. To znaczy, że nie posiada przejrzystego procesu zamówień. Wydatki mogą wymknąć się spod kontroli, mogą mieć szkodliwy wpływ na firmę. Firmy muszą zarządzać zasobami praktycznie, a także zwrócić uwagę na rzeczywiste koszty i utrzymać wszystkie standardowe koszty na niskim poziomie.

Co to jest zarządzanie kategorią zakupów ?

Zarządzanie kategorią to strategiczne podejście do zakupów, w którym przedsiębiorstwa dzielą swoje wydatki na obszary, które zawierają produkty, umożliwiając skupienie możliwości konsolidacji i efektywności.

Zarządzanie kategorią może obejmować:

• Podział produktów bezpośrednich i pośrednich oraz zapasów lub usług.
• Może odnosić się do podziału produktów i zapasów lub usług według wartości, sprzedawcy, typu lub ilości.
• Na podstawie tych modeli można zobaczyć, gdzie gromadzone są wysokie poziomy kosztów i gdzie należy się skupić.

Zdefiniuj zarządzanie kategorią i dlaczego jest ono ważnym elementem w dziale zaopatrzenia. Zarządzanie kategorią to strategia zarządzania kosztami i strategicznego zarządzania relacjami z dostawcami w organizacji.

Dlaczego zarządzanie kategorią ważne jest w zakupach?

Zarządzanie kategorią jest krytycznym elementem, ponieważ wykracza poza samo kupowanie towarów i usług. Kieruje strategią zespołu w zakresie budowania i rozwijania relacji z dostawcami, co pozwala na głębsze negocjacje i rozwój programu. Najbardziej efektywna równowaga pomiędzy klientami i dostawcami w zarządzaniu kategorią zależy od otwartej komunikacji i uczciwych negocjacji. Zawsze powtarzam - jedyną rzeczą, jaką dostawca może powiedzieć, jest 'nie'. Jestem zawsze otwarty na prośby o więcej, ale jestem też zawsze otwarty na otrzymanie informacji zwrotnej, gdy prośba nie spotka się z jednoznacznie pozytywną reakcją. Zazwyczaj dostawca i ja możemy pracować nad prośbą i dojść do kompromisu i oboje osiągamy pozytywne rozwiązanie.

Korzyści z zarządzania kategorią

Poprawa wydajności sprzedawców.

Skuteczny plan zarządzania kategorią może pomóc firmie zarządzać dostawcami w bardziej efektywny sposób. Może zabezpieczyć czas między rozpoczęciem i zakończeniem procesu zamówień. Zarządzanie kategorią może pomóc sprzedawcą.

Większa satysfakcja klientów

Zarządzanie kategorią jest pojedynczą odpowiedzialnością menedżera kategorii, który dba o wszystkie elementy związane z danym kontraktem lub usługą, takie jak wymagania dotyczące zaopatrzenia, zbieranie ofert i negocjowanie umów z różnymi dostawcami. Zapewnia to mnóstwo czasu dla ludzi biznesu, którzy mogą skupić się na swojej pracy i dostarczać wartościowe usługi, aby zaspokoić pragnienia klienta.

Poprawa relacji ze zróżnicowanymi dostawcami

Zarządzanie kategorią daje możliwość tworzenia kontaktów w ramach struktury organizacji, co jest ważne dla firm. Powinna to być strategia, a więc umożliwia organizację na najwyższym poziomie i dlatego wyznaczanie konkretnych zadań odbywa się na poziomie funkcjonalnym. Tworzenie i organizowanie skutecznej komunikacji jest strategią, która zazwyczaj pomaga w poprawie relacji między wszystkimi i różnorodnymi sprzedawcami.

Zarządzanie wydatkami

Dokładniejszy wgląd w wydatki i negocjowanie cen produktów. Zazwyczaj, gdy kategoria nie jest utrzymywana przez nikogo, nie ma prawie nikogo, kto może zapewnić istotny wgląd w dokładność ceny, kosztów i wydatków, ponieważ nikt nie jest zaznajomiony z umowami, które są w drodze. Pełna lista sprzedawców jest niezidentyfikowana, a co za tym idzie, kompletny zakres wydatków również nie jest znany. Może to ułatwić lepsze zrozumienie wydatków kosztów standardowych i rzeczywistych na istniejących, jak i nadchodzących kontraktach.

Czym jest proces zarządzania kategorią?

Proces zarządzania kategorią ewoluował na przestrzeni lat. Proces zarządzania kategorią ewoluował w wielu obszarach, przede wszystkim stał się bardziej strategiczny w swojej istocie. Jest więcej strategicznych dyskusji, negocjacji i sesji planowania między osobami pełniącymi role w zarządzaniu kategoriami, a dostawcami. W przeszłości byli tylko kupujący, ale teraz istnieją głębokie relacje oparte na wymianie i dzieleniu się wiedzą, aby wypracowywać decyzje i prowadzić kategorię w celu jej wzrostu. Kierownik kategorii potrzebuje, aby jego sprzedawca odnosił sukcesy i vice versa.

Największym błędem w zarządzaniu kategorią zakupów jest przekonanie, że menedżerowie kategorii ograniczają zamówienia. Tak nie jest. Menedżerowie kategorii prowadzą głębokie, strategiczne dyskusje. Budują wieloletnie plany wzrostu dla swoich kategorii, dokonują dogłębnych przeglądów kategorii i przenoszą ich wzrost na wyższy poziom. Nie ograniczają się jedynie do zmniejszenia zamówień lub zakupu większej ilości produktów. Rozwijają i zarządzają kategorią, aby osiągnąć wzrost i wykorzystują swoich dostawców do osiągnięcia tych celów.

Jak zarządzać kategorią zakupów?

Cykl zarządzania kategorią, to model obejmujący proces z kluczowymi etapami działań, które mają na celu pomyślne pozyskanie znaczących kategorii kosztów. Można zastosować elementy modelu, gdy nie ma potrzeby stosowania pełnego procesu. Zarządzania kategorią nie należy mylić z segmentacją wydatków. Jest to ustrukturyzowana struktura działań zaprojektowanych w celu uzyskania lepszych wyników. Cykl ten może pomóc w zdefiniowaniu procesu zarządzania kategorią i utrzymaniu kontroli nad wszystkimi kosztami standardowymi.

Cykl zarządzania kategorią

Cykl zarządzania kategorią zakupów to proces składający się z kluczowych etapów działań mających na celu pomyślne pozyskanie znaczących kategorii wydatków.

Analiza wydatków

Analiza wydatków, to przechwytywanie i analizowanie danych, która napędza automatyzację w obszarach zarządzania kategoriami, zaopatrzenia i kontraktowania. To proces przeglądu bieżących i historycznych wydatków w relacjach z kosztami. Strategią analizy wydatków jest redukcja kosztów standardowych, poprawa zaopatrzenia oraz zwiększenie efektywności zarządzania wydatkami. Analiza wymaga przetworzenia danych dotyczących wydatków na KPI zakupów, a następnie ich wizualizacji w celu pokazania wzorców, aby móc pracować z wszystkimi zróżnicowanymi firmami.

Zarządzanie dostawcami

Każda firma kupuje pewną ilość towarów i usług od zewnętrznych kontrahentów. Te towary i usługi są niezbędne do zapewnienia sprawnego funkcjonowania firmy. Dlatego ważne jest, aby firma odpowiednio angażowała się w sprawy swoich kontrahentów, nawiązywała właściwe relacje, zarządzała wymaganiami i efektywnie komunikowała się z dostawcami. Wszystkie powyższe elementy odgrywają ważną rolę w sukcesie organizacji, dlatego kompleksowa polityka zarządzania dostawcami jest niezbędna. Zarządzanie wszystkimi kontrahentami i umowami, które są potrzebne do wsparcia usług IT, są zawarte w zarządzaniu dostawcami. Proces zarządzania dostawcami rozpoznaje wartość wkładu wykonawcy. Następnie buduje i zarządza relacjami z wykonawcą w celu utrzymania wkładu oraz poprawy wydajności dostawcy i relacji z nim.

Zarządzanie dostawcami

Raporty dotyczące zarządzania dostawcami oceniają, czy dostawcy działają zgodnie z wymaganiami organizacji i pomagają zidentyfikować obszary poprawy współpracy z dostawcami w całym cyklu ich życia. Raport umożliwia firmom ocenę i wybór dostawców, negocjowanie przyszłych umów oraz ocenę wydajności dostawców. Zarządzanie dostawcami dostarcza szczegółowy raport na temat każdego dostawcy według kategorii wydatków, trendów wydatków, transakcji wydatków według jednostek biznesowych oraz warunków płatności. Zaawansowane filtry mogą pomóc w pogłębionej analizie według zamówień zakupu, bez zamówień zakupu, zakontraktowanych lub niezakontraktowanych, różnorodności dostawców itp.

Proces zarządzania dostawcami służy do centralnego przeglądu i zarządzania relacjami z każdym kontrahentem.

• Proces zarządzania dostawcami dostarcza wartość dla wszystkich zaangażowanych stron i przynosi korzyści całemu łańcuchowi dostaw.
• Proces zarządzania dostawcami zapewnia, że cele we wszystkich umowach z wykonawcami i kontraktami są dostosowane do potrzeb biznesu, w ramach umów o poziomie usług.
• Proces zarządzania dostawcami zapewnia płynne dostarczanie wysokiej jakości usług IT, które są dostosowane do oczekiwań biznesu.

Cel zarządzania dostawcami

Głównym celem zarządzania dostawcami jest uzyskanie odpowiedniego zwrotu pieniędzy wydanych na dostawców i zapewnienie bezproblemowej jakości usług dla biznesu. Głównymi celami w tym zakresie są:

• Zapewnienie, że maksymalna wartość wydanych pieniędzy jest uzyskiwana od wszystkich sprzedawców i umów.
• Upewnienie się, że umowy z dostawcami są zgodne z potrzebami biznesowymi i uzgodnionych celów firmy.
• Zarządzanie łańcuchem dostaw i relacje z różnymi dostawcami i monitorowanie ich wydajności poprzez utrzymywanie dokładnych rejestrów.
• Negocjowanie z dostawcami, finalizowanie umowy i zarządzanie nimi w całym cyklu życia.
• Ustanowienie i utrzymanie polityki dotyczącej dostawców, a także utrzymanie wspierającego aplikacji do zarządzania dostawcami.